Заполнение трудовых книжек

Заполнение трудовых книжек.

Согласно статье 66 трудового  кодекса Российской Федерации, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

   Работодатель ведет  трудовые книжки на каждого  работника, проработавшего у него  свыше пяти дней, в случае, когда  работа у данного работодателя  является основной.

    В трудовую  книжку вносятся сведения о  работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную  работу и об увольнении работника,  а также основания прекращения  трудового договора и сведения  о награждениях за успехи в  работе. Сведения о взысканиях  в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда  дисциплинированным взысканием  является увольнение.¹ 

      В настоящее время заполнение трудовых книжек производится в соответствии с не противоречащими Кодексу правилами разд.2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 г. N 162.

     В трудовую книжку вносятся:

сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

сведения о работе: прием  на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

сведения о награждениях за успехи в работе, в т.ч. предусмотренных  правилами внутреннего трудового  распорядка и уставами о дисциплине.

     Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о награждениях вносятся работодателем после издания соответствующего приказа (распоряжения), не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

     С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении), работодатель обязан ознакомить владельца этой книжки под расписку в личной карточке.

     Перевод работника на другую постоянную работу в той же организации оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

     В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется работодателем по месту работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

     По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Эти правила, установленные в ч.5 ст.66 Кодекса, в ст.39 КЗоТ отсутствовали. Однако Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 г. N 162, содержит положение о том, что "работа по совместительству, оформленная в установленном порядке, в трудовой книжке работника указывается отдельной строкой" (п.2.13). В такой редакции данное правило предполагает безусловную обязательность его для работодателя и вступает в противоречие с ч.5 ст.66 Кодекса (в ней предусмотрено, что указанная запись может быть сделана только по желанию работника).

     Поэтому с 1.02.2002 г. без ясно выраженного волеизъявления работника работодатель не вправе вносить в трудовую книжку работника сведения о работе по совместительству. Чтобы избежать в дальнейшем возможного возникновения спора, целесообразно, чтобы в таких случаях работник выражал свое желание в письменной форме.

     Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт Кодекса или иного федерального закона. Примерами записей в трудовой книжке могут быть следующие: "уволен по соглашению сторон, ст.78 Трудового кодекса РФ"; "уволен по собственному желанию, ст.80 Трудового кодекса РФ"; "уволен в связи с сокращением численности работников, п.2 ст.81 Трудового кодекса РФ" и др.

     Не противоречит Кодексу правило, установленное в п.2.25 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 г. N 162, согласно которому при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например, "Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в образовательное учреждение высшего профессионального образования, ст.80 Трудового кодекса РФ".

     В соответствии с п.8 ст.21 ФЗ от 31.07.1995 г. "Об основах государственной службы Российской Федерации" (СЗ РФ, 1995, N 31, ст.2990; 1999, N 8, ст.974; 2000, N 46, ст.4537) при прекращении государственной службы в связи с выходом на пенсию государственный служащий считается находящимся в отставке и сохраняет присвоенный ему квалификационный разряд. Поэтому в трудовой книжке производится запись о последней государственной должности государственной службы с указанием "в отставке".

     Поскольку работники конверсируемых предприятий имеют право на социальную защиту в соответствии с ФЗ от 13.04.1998 г. "О конверсии оборонной промышленности в Российской Федерации" (СЗ РФ, 1998, N 16, ст.1795) и другими нормативными правовыми актами, п.4 ст.11 этого Федерального закона предусмотрено, что при увольнении таких работников из конверсируемых организаций в связи с сокращением численности (штата) работников, а также в связи с их отказом от продолжения работы вследствие изменения существенных условий труда, вызванных конверсией, в трудовых книжках указанных работников одновременно с записью об основании увольнения делается запись о том, что причиной увольнения является конверсия.

     Кодекс не дает однозначного ответа на вопрос о содержании записи о прекращении трудового договора по основаниям, которые предусмотрены не непосредственно самим Кодексом или иными федеральными законами, а трудовым договором. Например, трудовой договор может быть прекращен по основаниям, предусмотренным трудовым договором: с руководителем организации, членами ее коллегиального исполнительного органа (п.13 ст.81 Кодекса - по инициативе работодателя); с руководителем организации (п.3 ст.278 Кодекса - по инициативе работодателя или работника); с работником, работающим у работодателя - физического лица (ч.1 ст.307 Кодекса - по инициативе работодателя или работника), а также в ряде других случаев (см. подробнее комментарий к ст.77 Кодекса).

     В подобных случаях необходимо исходить из того, что запись в трудовую книжку увольняемого работника должна быть произведена "в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона со ссылкой на соответствующие статью, пункт настоящего Кодекса или иного федерального закона" (ч.6 ст.66 Кодекса).

     Поэтому, например, в случае увольнения по основанию, предусмотренному трудовым договором, работника, работавшего у индивидуального работодателя, в трудовую книжку вносится запись: "уволен по основанию, предусмотренному трудовым договором, ст.307 Трудового кодекса РФ". Если имеется возможность при внесении записи в трудовую книжку сослаться на правовую норму, указывающую, по чьей инициативе произошло прекращение трудового договора, то необходимо правильно указать такую норму. Например, в случае увольнения руководителя организации по инициативе работодателя по основанию, предусмотренному трудовым договором, в трудовую книжку вносится запись: "уволен по основанию, предусмотренному трудовым договором, п.13 ст.81 Трудового кодекса РФ".

     Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 - дата увольнения; в графе 3 - причина увольнения; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись, - приказ (распоряжение), его дата и номер.²

   Разделы трудовой книжки

В трудовой книжке предусмотрены  три раздела:

• сведения о работнике;
• сведения о работе;
• сведения о награждениях.

    Первый раздел  находится на титульном листе  книжки и содержит сведения  о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения, сведения об образовании  и профессии (специальности). Все  эти данные указываются полностью,  без сокращений, инициалов, на  основании паспорта и документов  об образовании. После заполнения  титульного листа сотрудник проверяет  правильность и ставит свою  подпись. Титульный лист также  подписывает работник отдела  кадров, который отвечает за ведение  трудовых книжек. Внизу листа  ставится гербовая печать организации.  Второй раздел заполняется сведениями  о работе, где производятся записи  о приеме, переводе и увольнении  с указанием сроков, должностей  и наименований организаций. Каждая  запись подтверждается номером  приказа и штампом или печатью  организации. В разделе о награждениях  фиксируются все награждения  и поощрения сотрудника с указанием  даты, достижений и награды, а  также документа на основании  которого произведена запись.

Если какой-то из разделов заканчивается, сотрудник отдела кадров оформляет вкладыш в трудовую книжку³.

¹ Трудовой кодекс Российской Федерации, текст с изменениями и дополнениями на 20 сентября 2012 года.

² М.Ю. Тихомиров, «Трудовая книжка», Трудовое право – Право на Vuzlib.net, httt://www.pravo.vuzlib.net/book z909 page 15/html

³ http://moyafirma.com/kak-zapolnyat-trudovuyu-knizhku-osnovnye-pravila-i-rasprostranennye-oshibki-366.html