Организационные коммуникации: сущность, проблемы

Рис. 6. Варианты пространственного расположения собеседников

(Н – начальник, П – подчиненный)

Письменные  коммуникации имеют принципиальные отличия от вербальных и невербальных сообщений. «Написанное пером не вырубить топором», – это мудрое изречение не утратило и не утратит своей актуальности. Благодаря современным техническим возможностям, интенсивность деловой и неформальной переписки значительно возросла

Процесс управления человеческими ресурсами выдвигает  на передний план две проблемы: эффективности  и продуктивности коммуникаций. Коммуникация считается эффективной, если содержание и смысл информации для отправителя и получателя будут тождественны, а продуктивной, если она осуществлена с наименьшими затратами.

Коммуникативными барьерами называют препятствия и помехи, нарушающие процесс передачи информации и снижающие его эффективность. Количество явлений, оказывающих негативное влияние на коммуникацию, огромно. По этой причине из целого барьерного «рифа» имеет смысл выбрать и кратко проанализировать наиболее заметные образования и их составляющие.

Личностные барьеры – процессы и явления, обусловленные индивидуальными характеристиками отправителя и получателя информации. Наиболее распространенными барьерами данного типа выступают: психологическая несовместимость индивидов из-за различий темперамента, характера, уровня образования, интересов, а также пола, возраста, профессионального и жизненного опыта; неумение слушать собеседника и/или оппонировать ему; негативное психическое состояние обоих или одного из собеседников.

Организационные барьеры – ситуации, отражающие недостатки и ошибки в управлении фирмой (громоздкость структуры, избыточность управленческих звеньев, неопределенность полномочий и ответственности, крайний централизм, демократизм или либерализм в управлении), а также негативное влияние факторов внешней среды (конкурентов, государства).

Культурные барьеры – факторы более широкого контекста, формирующиеся исторически и связанные с национальной самобытностью, традициями и нормами поведения в отдельных странах и регионах; их незнание или игнорирование (например, специфика организации быта, брака и семьи, религиозного культа, гостевой этикета) может осложнить коммуникацию, а в некоторых случаях и привести к разрыву деловых отношений.

Физические барьеры  – помехи, создаваемые людьми, предметами или явлениями (например, шум, заглушающий речь, значительная дистанция или препятствия между участниками общения, стихийные бедствия или другие чрезвычайные ситуации).

Языковые барьеры –  помехи лексико-грамматического характера (недостаточный словарный запас, неадекватность стиля речи, сокращения и аббревиатуры, речевые ошибки).

Семантические барьеры  – нарушения коммуникаций, вызванные  непониманием или недопониманием смысла информации вследствие использования профессиональных терминов, фразеологизмов, жаргонизмов, крылатых выражений, пословиц и поговорок.

Временные барьеры – искажения информации, возникающие из-за дефицита времени или кажущейся отправителю простоты вопроса, что приводит к ее частичному (фрагментарному) восприятию.

Иными разновидностями  коммуникативных барьеров выступают  информационные перегрузки персонала, а также сокрытие информации должностными лицами и нежелание информировать подчиненных

Технология коммуникации предопределяет восприятие мира людьми. Успехи организации во многом зависят от конструктивности взаимодействия с внешней средой, с наиболее активными её компонентами.

Внешняя среда "наполнена" контактными аудиториями, и каждая по-своему взаимодействует с организацией. Либо способствует достижению организационных  целей, либо препятствует их приближению.

Ф. Котлер разделил контактные аудитории, окружающие организацию, на три типа:

• благожелательные аудитории – их интерес к организации позитивен (спонсоры, инвесторы);
• искомые аудитории – в них заинтересована сама организация (средства массовой коммуникации, если они настроены позитивно, избиратели, вкладчики);
• нежелательные аудитории – те, чьё внимание менее всего хотела бы привлечь к себе организация (налоговая инспекция, рэкет).

Такой расклад окружающей среды требует от организации  постоянного внимания и кропотливой работы с каждой из контактных аудиторий: какую привлечь к сотрудничеству, а какую держать на расстоянии.

А если учесть высказывание специалиста по конфликтам Р. Дарендорфа, что "Каждое общество в каждой своей  точке пронизано рассогласованием и конфликтом. Социальный конфликт вездесущ", то станет понятно, как высока цена умению организации достигать взаимопонимания и сотрудничества с заполняющими окружающую социальную среду контактными аудиториями, в составе которых живёт, трудится, сотрудничает и конфликтует её общественность. Поэтому практически нет организаций, у которых не было бы коммуникационных проблем.

Чтобы с уверенностью получить намеченный результат коммуникации, процессом передачи информации необходимо управлять.

Коммуникационный менеджмент может быть определён как профессиональная деятельность, направленная на достижение эффективной коммуникации как внутри организации, так и между организацией и её внешней средой.

Эта деятельность заключается в  профессиональном использовании приёмов, методов, процедур, технологии, обеспечивающих эффективное информационное и эмоциональное взаимодействие между различного уровня общностями и индивидами, представляющими организацию и её среду.

ЛИТЕРАТУРА

1. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента /Пер. с англ., М.: Дело, 2009 .
2. Э.А. Понуждаев Организационное поведение. Курс лекций Москва, 2010
3. Радченко А.В., Смирнов Э.А. Теория организации /Курс лекций под ред. Г.Р. Латфулина, – М.: ГУУ, 2007.
4. Зайцева О.А., Радугин А.А., Радугин К.А., Рогачева Н.И. Основы менеджмента: Учеб. пособ. – М.: Центр, 2007.
5. Основы теории организации./Кожухар В.М.-Дашков и К, 2009.
6. Райченко А.В., Латфуллин Г.Р. Теория организации: Учебник для вузов. СПб.: Питер, 2008
7. Красовский Ю.Д. Организационное поведение: Учебное пособие. - М.: Юнити, 2007