Коммуникационные процессы в организации

 

Министерство образования и  науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«ПСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

 

 

Курсовая работа

Дисциплина: Теория организации

Тема: «Коммуникационные процессы в организации»

на примере организации ООО «GLOBAL TRAVEL »

 

 

 

 

Подготовила: студентка 3 курса

ДОП ВБШ, ГиМУ, группы 0193-03,

Чижикова Татьяна Юрьевна

Проверил: Иванов Евгений Семенович

 

 

 

 

Псков

2013

Содержание

Введение………………………………………………………………………….3

Глава 1. Теоретические аспекты коммуникационных процессов……………4

1.1 Коммуникации – понятие, виды, их характеристика…………………….4

1.2 Коммуникации в управлении………………………………………………6

Глава 2. Коммуникационные процессы и  сети………………………………11

2.1 Процесс коммуникации……………………………………………………..11

2.2 Прохождение информации по элементам коммуникативной системы….13

2.3 Коммуникационные сети и их разновидности……………………………16

Глава 3. Анализ коммуникационных процессов на ООО «GLOBAL TRAVEL»………………………………………………………………………..21

Заключение………………………………………………………………………24

Литература………………………………………………………………………26

 

 

Введение

Коммуникации  являются главным составляющим в  деятельности руководителя какой-либо организации, так как коммуникации – это обмен необходимой информации между людьми.

Без обмена информации руководство и сотрудники организации не смогут вместе работать, а также сформулировать те задачи, которые нужны для достижения поставленных целей.

Актуальность  этой темы в том, что в любой  организации и на любом предприятии  на сегодняшний день никак нельзя обойтись без коммуникационных процессов, которые зачастую решают вопросы  большой значимости.

Предмет исследования – коммуникационные процессы.

Объект исследования – организация, как социальное образование.

Цель данной работы - рассмотреть особенности коммуникативных процессов в организации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Выяснить что такое коммуникация, их виды и характеристики
• Изучить теоретические аспекты коммуникационных процессов в организации.
• Проанализировать роль коммуникаций в работе организации

 

 

Глава 1. Теоретические аспекты коммуникационных процессов

 

1. Коммуникации – понятие виды, их характеристика

Управленческая деятельность представляет собой в широком смысле слова  обмен информацией, который является сложнейшей проблемой в любой  организации. Одним из самых важных факторов управления является коммуникация.

Один из основоположников американской социологии Ч. Кули считал, что под  коммуникацией понимается механизм, посредством которого становится возможным  существование и развитие человеческих отношений - все символы разума вместе со способами их передачи в пространстве и сохранения во времени. Она включает в себя мимику, общение, жесты, тон  голоса, слова, письменность, печать, железные дороги, телеграф, телефон и самые  последние достижения по завоеванию пространства и времени. Четкой границы  между средствами коммуникации и  остальным внешним миром не существует. Однако вместе с рождением внешнего мира появляется система стандартных  символов, предназначенная только для  передачи мыслей, с нее начинается традиционное развитие коммуникации. К. Черри сформулировал определение коммуникации как социального объединения индивидов, осуществляемого с помощью языка или знаков, установления общезначимых наборов правил для различной целенаправленной деятельности. А. Урсул подчеркивал, что коммуникация - это обмен информацией между сложными динамическими системами и их частями, которые в состоянии принимать информацию, накапливать ее, преобразовывать.

Исходя из вышесказанного можно  дать четкое определение понятию «коммуникации».

Коммуникации - это процесс общения и передачи информации между людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.

 

Цели  коммуникаций:

Организовывать  информационный обмен между субъектом  и объектом управления.

Наладить  процесс эмоционального и интеллектуального  обмена управленческой информацией.

Установить  связь между людьми в организации.

Сформулировать  общие взгляды на внутреннюю среду  организации.

Организовать  совместную работу коллективов с  целью выполнения задач организации[6].

Коммуникации  подразделяются на следующие виды:

• организационные или межличностные коммуникации, которые основаны на устном общении.
• Коммуникации основанные на письменном обмене информацией.

Межличностные коммуникации в свою очередь подразделяются на следующие типы:

• не официальные или неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

Типичная  информация, передаваемая по каналам  неформальных коммуникаций: предстоящие  сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании  по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.

• официальные или формальные коммуникации. Данные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам.

В свою очередь  формальные коммуникации так же подразделяются на типы:

• горизонтальные, которые распространяются между различными подразделениями. Такие коммуникации предназначаются для координации деятельности различных подразделений.
• Вертикальные, предназначающиеся для передачи информации с одного уровня иерархии на другой.

Вертикальные  коммуникации можно подразделить на:

• Восходящие, которые представляют собой поток информации от низших уровней к высшим (т.е. от исполнителя к руководителю). Данный вид передачи информации чаще всего реализуется в виде отчетов о деятельности и рационализаторских предложениях.
• Нисходящие – это процесс передачи информации от руководителя к подчиненным. Такой вид представляет собой инструктаж по поводу выполнения тех или иных заданий[14].

Говоря о  типах коммуникаций, нельзя не упомнить о таких межличностных коммуникациях, как

• Вербальные (словесные);
• Невербальные, основанные на передаче информации или влиянии друг на друга через интонацию, жесты, мимику.

1.2 Коммуникации в управлении

Управление  должно решить три задачи, создавая информационную подструктуру организации  деятельности:

• организацию коммуникативных сетей;
• повышение качества информации, циркулирующей по коммуникативным сетям, обеспечивающей управление и деятельность персонала;
• полноценное использование информации для решения задач управления.

Эти задачи связаны со своеобразной группой  психологических факторов- познавательно-коммуникативных. Чтобы повысить эффективность управления, необходимо знать, учитывать и совершенствовать эту группу психологических факторов.

Информационное  сообщение – содержание информации, переданной при коммуникации от одного лица другому.

Канал коммуникации – направление движения информационного  сообщения.

Информационный  обмен – передача информации друг другу по каналу.

Коммуникативная цепь – ряд каналов коммуникации, связанных движением однородных информационных сообщений.

Могут быть индивидуальные и групповые информационные сети.

Коммуникативная сеть – сложно соединенная и переплетенная  система коммуникативных информационных потоков, циркулирующих по всем элементам  организации органа и обеспечивающая ее деятельность. Это схема циркуляции информации. Основа ее задается структурой организации и организационными отношениями между его подразделениями  и должностными лицами, т.е. основа лежит  в организационно-правовой плоскости.

Реальная  же картина передачи сообщений может  не совпадать с ней, и причиной этого выступают психологические  факторы. Под их влиянием происходит обрыв нормативных (формализованных) каналов и цепей, возникновение  новых, их изменение (ослабление или  усиление), изменение информационных ролей отдельных лиц, утечка служебной  информации и др.

Умелый руководитель принимает меры по обеспечению положительного влияния психологических факторов на коммуникации. К. Киллен, изучавший этот вопрос, пишет: «Представьте себе, как крайний случай, попытку общения с человеком, целящимся в вас из винтовки. До тех пор, пока этот человек относится к вам как к врагу, вряд ли удастся с ним эффективно общаться.

Однако глубокое взаимное уважение отправителя и  получателя сообщений чрезвычайно  облегчает коммуникацию и позволяет  быстро находить решение даже самых  трудных проблем». Надо уделять внимание прежде всего межличностным взаимоотношениям, взаимоотношениям руководителей служб и их коллективов, преодолевать психологические барьеры (взаимное недоверие, отсутствие единства подходов, нездоровая конкуренция, осторожность в передаче информации, разборчивость в подключении новых коммуникативных каналов, пользование нелегальными коммуникативными каналами и пр.)[13].

Сказывается то, как развиты и развиваются  у сотрудников коммуникативные  способности и умения: общительность, доступность, умение слушать и быстро схватывать суть сообщения, быстро и  правильно решать, кому передать информацию, умение хранить и быстро находить нужную информацию, четко, ясно и кратко передавать сообщение и др.

Цель коммуникации – обеспечить понимание информации (сообщения), которой обмениваются отправитель  и получатель. Коммуникации могут  осуществляться в виде:

-монолога  – информации, поступающей от  отправителя к получателю;

-диалога  – информации, поступающей от  отправителя к получателю и  от получателя к отправителю;

-обратной  связи как реакции на полученную  информацию.

Для обмена информацией используют символы, к  которым относятся слова, жесты, интонация. Отправитель кодирует сообщение  с помощью вербальных и невербальных символов[11].

Обмен информацией  возможен не только посредством речи, но и посредством других знаковых систем, которые в своей совокупности составляют средства невербальной коммуникации.

В современной  социальной психологии предлагается полная схема всех знаковых систем, используемых в невербальной коммуникации. Основные из них следующие:

1. Оптико-кинетическая  система. Включает в себя жесты,  мимику, пантомимику. В целом оптико-кинетическая  система предстает как более  или менее отчетливо воспринимаемое  свойство общей моторики различных  частей тела (рук, и тогда мы  имеем жестикуляцию; лица, и тогда  мы имеем мимику; позы, и тогда  мы имеем пантомимику).

2. Паралингвистическая и экстралингвистическая система знаков (иногда обозначаемая как просодика) представляет собой также «добавку» к вербальной коммуникации.

Паралингвистика – это система вокализации, т.е. качество голоса, его диапазон, тональность. Эти характеристики голоса способствуют выражению эмоционального состояния  коммуникатора (гнев сопровождается увеличением  силы и высоты голоса, резкости звуков; печаль, напротив, - спадом силы, высоты, звонкости голоса), а также некоторых  характеристик его личности

Экстралингвистика – включение в речь пауз, других вкраплений, например, покашливания, плача, смеха, наконец, сам темп речи. паузы, например, подчеркивают особую значительность предлагаемого текста, иногда они значат больше, чем сам текст.

3. Организация  пространства и времени коммуникативного  процесса выступает также особой  знаковой системой, несет смысловую  нагрузку как компонент коммуникативной  ситуации. Так например, размещение партнеров лицом друг к другу способствует возникновению контакта, символизирует внимание к говорящему, в то время как окрик в спину также может иметь определенное значение отрицательного порядка.