Электронный офис

Процесс управления фирмой, предприятием сводится либо к линейному, например административному, руководству  предприятием или его структурными подразделениями, либо к функциональному  руководству (например маркетинг, бухгалтерский учет и т.д.).

При функциональном руководстве  на предприятии выделяется подсистема, функции которой реализуются  на базе электронного офиса или автоматизированного  рабочего места.

Форма организации автоматизированной технологии обработки информации, аппаратно-программное  обеспечение электронного офиса  зависят от численности работников и объемов обрабатываемой информации, что, в свою очередь, позволяет условно  подразделять предприятия и организации  на малые, средние и крупные.

Малые предприятия характеризуются  небольшим документооборотом и  численностью сотрудников. В этом случае целесообразно организовать автоматизированное рабочее место в качестве структурной  единицы локальной вычислительной сети предприятия или фирмы. Индивидуальные приложения, базы данных информации, программы  для решения функциональных задач  максимально локализуются, с возможностью выхода во внешнюю среду для выполнения операций по исследованию рынков.

При проектировании локальной вычислительной сети на базе малого предприятия решается вопрос о топологии вычислительной сети. Наиболее предпочтительной является шинная топология с множественным доступом к информации, который обеспечивает высокую скорость передачи данных и надежную работу сети.

На средних предприятиях организуется серверная локальная  вычислительная сеть со структуризацией  основных подразделений и оснащением их соответствующими программно-аппаратными  средствами, связанными с центральным  сервером, который используется для  управления локальной вычислительной сетью и организации автоматизированного банка данных (АБД). На персональных компьютерах электронного офиса располагаются основные приложения, а базы данных, как правило, размещаются централизованно на центральном сервисе предприятия, посредством которого может быть организован выход во внешнюю среду.

Наиболее целесообразной организацией такой локальной вычислительной сети является архитектура "клиент — сервер", программное обеспечение  которой ориентировано не только на коллективное использование информационных ресурсов, но и на их обработку в  месте размещения ресурса по запросам. Программные системы такой архитектуры  состоят из двух частей: программного обеспечения сервера и программного обеспечения пользователя — клиента. Работа этих систем организуется таким  образом, что программы-клиенты выполняются  на ПК в электронном офисе и  посылают запросы к программе-серверу, работающей на сервере общего доступа. Основная информация обрабатывается сервером, а на ПК в электронный офис посылаются только результаты выполнения запроса.

Серверы баз данных рассчитаны на работу с большими объемами информации и на большое число пользователей. Они обеспечивают высокую производительность, надежность и защищенность данных от несанкционированного доступа. В приложениях  к глобальным вычислительным сетям  архитектура "клиент — сервер" является основной и позволяет получать услуги со стороны серверов по обработке  запросов, поиску и выдаче необходимой  информации. Для организации связи  с информационными источниками  и получения маркетинговых данных используются различные коммуникационные серверы, такие, как Web-серверы, FTP-серверы, серверы электронной почты и  т.д.

Компьютерная информационная система управления крупным предприятием имеет разветвленную функциональную структуру, ориентированную на организацию  двухуровневых локальных вычислительных сетей. Такие локально вычислительные сети имеют:

базовую сеть, связывающую  локальные серверы каждого подразделения;

локально вычислительную  сеть второго уровня, организованные в каждом подразделении предприятия с централизацией информационных ресурсов в локальном сервере, обеспечивающем пользователям взаимный обмен данными и доступ к корпоративным ресурсам.

Заключение

Итак, к задачам, решаемым в электронном офисе, относятся:

• делопроизводство, связанное с формированием, ведением, учетом и обработкой документов;
• сбор маркетинговой информации о состоянии внешней среды предприятия, рынка и его инфраструктуры, поведения покупателей и поставщиков, действиях конкурентов, о мерах государственного регулирования рыночных механизмов и т.д.;
• сбор внутрифирменной информации по товарному ассортименту, техническому уровню и характеристике товаров, издержкам производства, внутрипроизводственным ценам на товары и т.д.
• решение задач, связанных с аналитической оценкой возможностей предприятия для установления соответствия его рыночных запросов внутренним производственным и ресурсным возможностям;
• создание отчетов по исследованиям для передачи их руководству предприятия;
• создание, ведение, корректировка и обновление информации в базах данных;
• обмен информацией между отделами офиса;
• обмен информацией между офисами предприятия и между предприятиями и т.д.

Для выполнения этих задач  в условиях организации электронного офиса должна быть скоординирована  работа по документообороту предприятия, предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и организована коммуникационная связь с внешними организациями.

Электронный офис может функционировать  эффективно только при условии правильного  распределения функций и нагрузки между программно-аппаратными средствами обработки информации.

Список использованных источников

1. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: ЮНИТИ, 2008. Стр. 152-153.
2. Быкова Е.В., Стоянова Е.С. Финансовое искусство коммерции. М.: Перспектива, 2009. Стр. 73-74.
3. Тихомиров В.П., Хорошилов А.В. Введение в информационный выбор. М.: Финансы и статистика, 2009. Стр. 283.
4. Ковальков В.П. Эффективные технологии в маркетинге. Спб.: Экономическое образование, 2008. Стр. 133-135.
5. Глазьев В.П. Операционные технологии межбанковского финансового рынка. М.: ЮНИТИ, 2009. Стр. 47-48.