Разработка баз данных при помощи MS Access

22.  
    Таблицы и запросы обеспечивают не только хранение и обработку информации в базе данных, но и позволяют пользователям выполнять базовый набор операций с данными (просмотр, пополнение, изменение, удаление). Вместе с тем в Microsoft Access существуют специальные объекты, которые призваны упростить повседневную работу с базой данных. К таким объектам относят, в первую очередь, формы и отчеты. 

 
Формы служат для упрощения операций ввода и изменения данных в  таблицах, просмотра на экране результатов  работы запросов. Отчеты, в свою очередь, служат для создания печатных документов, которые содержат информацию из базовых или результирующих таблиц.  

22.  
    Создадим форму, с помощью которой будет удобно вводить новые записи в телефонный справочник. Откройте окно «База данных» и переключитесьна вкладку объектов «Формы». Выберите создание формы с помощью мастера. Перед вами откроется диалоговое окно, в котором будет необходимо ответить на ряд вопросов. Укажите следующие параметры создаваемой формы (на каждом шаге нажимайте кнопку «Далее»): 

•  
  Форма строится на основе таблицы «ТЕЛЕФОНЫ». В форму необходимо включить все поля таблицы. 

•  
  Внешний вид формы — «в один столбец». 
•  
  Требуемый стиль — по вашему усмотрению. 
•  
  Имя формы — «Телефоны». 

 
После выполнения работы мастера, перед  вами сразу откроется созданная  форма, с которой уже можно  работать. Внесем, однако, в макет  формы некоторые изменения. Добавим заголовок формы и примечания. Закройте созданную форму и откройте ее в режиме конструктора (рис. 4.12).  
 
Перед вами откроется макет формы, а также панель элементов, содержащая заготовки и инструменты для создания элементов управления формы.  
 
Рис. 4.12 — Макет формы «Телефоны». Добавление заголовка 
 

22.  
    Раздвиньте с помощью мыши область заголовка формы, добавьте в заголовок элемент «Надпись», введите туда текст «Телефонный справочник»,укажите желаемые параметры текста (шрифт, размер, цвет и т.п.). Аналогичным образом оформите и примечание формы. Введите туда свое имя (как автора базы данных), год создания базы данных или аналогичную информацию. 
23.  
    Сохраните и закройте макет формы. Откройте форму в обычном режиме. Если вы все правильно сделали, то у вас должно получиться примерно следующее (рис. 4.13): 

 
 
 
 
Рис. 4.13 — Форма «Телефоны» 

26.  
    Создадим форму со списком телефонов друзей (рис. 4.14). 

 
Запустите мастер создания форм, укажите следующие параметры:  

•  
  Форма строится на основе запроса «Телефоны друзей» (включить все поля). 
•  
  Внешний вид формы — «ленточный». 
•  
  Требуемый стиль — по вашему усмотрению. 
•  
  Имя формы — «Телефоны друзей». 

 
Аналогично прошлому примеру задайте заголовок и подпись формы. Созданная вами форма должна иметь примерно следующий вид:  
 
Рис. 4.14 — Форма «Телефоны друзей» 
Шаг 7. Отчеты 

27.  
    Создадим список телефонов друзей в виде отчета. В окне «База данных» переключитесь на вкладку объектов «Отчеты». Выберите создание отчета с помощью мастера. Укажите следующие параметры создаваемого отчета: 

•  
  Отчет строится на базе запроса «Телефоны друзей». Необходимо выбрать все доступные поля. 

•  
  Уровни группировки — не добавлять. 
•  
  Порядок сортировки — по имени. 
•  
  Макет для отчета — «табличный». 
•  
  Стиль отчета — по вашему усмотрению. 
•  
  Имя отчета — «Телефоны друзей». 

 
Если есть необходимость внести какие-либо изменения в созданный  отчет (например, скорректировать заголовок), то откройте отчет в режиме конструктора и сделайте это. В результате должен получиться документ, аналогичный представленному на рис. 4.15.  
 
Рис. 4.15 — Отчет «Телефоны друзей» 
Шаг 8. Выводы по Microsoft Access 
 
Необходимо в результате отметить, что MS Access позволяет импортировать и экспортировать файлы многих известных форматов, включая dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, многие текстовые форматы ASCII (в том числе с фиксированной длиной строки или заданным ограничителем), а также данные в формате HTML. В результате импортирования создается таблица MS Access, в результате экспортирования таблицы MS Access создается файл в заданном формате. 
 
Связывание (ранее именовавшееся присоединением) означает, что можно использовать внешние данные без создания таблицы MS Access. Можно устанавливать подобную связь с данными dBASE, FoxPro, Excel, ASCII и SQL. Очень мощная возможность — связывание таблиц MS Access с их внешними таблицами с последующим совместным использованием, это относится к таблицам MS Access, dBASE, FoxPro и SQL Server. 
 
Отчет — результат выполнения обработки информации в Базе Данных, это форматированное представление данных, выводимое на экран, принтер или в файл. С помощью отчетов данные можно представить в любом формате, с требуемым уровнем детализации. Хотя в Microsoft Access распечатывать можно и таблицы, и запросы, и формы, все же отчеты лучше подходят для визуального представления данных, в них можно добавить линии, рамки, рисунки, диаграммы.  
 
В отличие от форм, предназначенных для интерактивного использования, т.е. в них можно осуществлять ввод и редактирование данных, отчеты применяются для отображения или печати отдельных записей, групп записей, итоговых значений групп. Группировка, применяемая для создания отчетов (команда Вид/Сортировка и группировка), позволяет создавать до 10 уровней вложенности групп. При этом можно печатать текст, идентифицирующий каждую группу, печатать каждую группу с новой страницы, помещать примечания к группам и т.п.  
 
В отчет можно добавлять текущие дату и время, а также вычисляемые элементы: сумму значений набора записей, среднее, минимальное и максимальное значения. 
 
В формы и отчеты можно включать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники, а также оформлять их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые рисунки, диаграммы, подформы и подотчеты. При этом все параметры представления данных остаются полностью подконтрольными пользователю. Формы могут занимать много страниц, а в отчетах может быть предусмотрено много уровней группировки данных и подведения итогов. 
 
Формы и отчеты можно просматривать в режиме предварительного просмотра, обеспечивая взгляд «с высоты птичьего полета» путем изменения масштаба. В режиме конструирования отчет можно просматривать с фиктивными данными, чтобы не дожидаться обработки большого реального файла. 
 
Конструктор отчетов — очень мощное средство, допускающее использование до десяти уровней группировки и сортировки. Благодаря ему существует возможность создания отчетов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые можно лишь за два прохода. Допускается создание многих типов отчетов, которые включают почтовые наклейки и списки рассылки почты. 
 
Окна конструкторов форм и отчетов имеют одинаковый интерфейс и предоставляют пользователю много возможностей. Форма или отчет конструируется по принципу WYSIWYG (What You See Is What You Get — что видишь, то и получишь). Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая форма. 
 
В MS Access используется то же самое графическое приложение, которое позволяет создавать сотни типов графиков и диаграмм, настраивая их исходя из конкретных потребностей. Можно создавать гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как двух-, так и трехмерные. Их можно произвольно сопровождать текстом, оформлять разными цветами и узорами. Значения могут отображаться в столбцах или секторах круговых диаграмм. Можно разворачивать изображения диаграмм так, чтобы они воспроизводились под любым удобным углом зрения. Все это обеспечивает программа MS Access Graph. 
 
С помощью DDE (Dynamic Data Exchange — динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) в формы и отчеты MS Access можно добавлять всевозможные новые объекты. Такими объектами могут быть звук, рисунки, диаграммы и даже видеоклипы. Можно внедрять объекты OLE (например, растровые изображения) или документы текстовых процессоров (MS Word или MS WordPerfect) или устанавливать связи с электронными таблицами Excel. Связывая эти объекты со своей базой данных, пользователь может создавать динамические формы и отчеты, а также использовать одну и ту же информацию в разных приложениях MS Windows. 
 
В MS Access предусмотрены все возможности, обеспечивающие связь приложении с Internet/intranet. Одним щелчком кнопкой мыши можно сохранить таблицы, запросы, формы и отчеты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести коды HTML из объекта на Web-страницу, делая их доступными для использования всем, кто путешествует по Internet. Гиперссылки позволяют получать доступ к данным, которые размещены на Web-странице, непосредственно из форм MS Access. 
 
MS Access позволяет любому пользователю с успехом выполнять размещение данных на Web-страницах с помощью мастера размещения на Web-странице, обеспечивающего преобразование выбранных объектов базы данных в формат HTML и перенос их уже в таком виде на Web-страницу. С помощью этого мастера можно создать статические либо динамические страницы, перенести их на Web-сервер, создать свою начальную страницу и даже использовать шаблоны для получения стандартного внешнего вида всех HTML-страниц. 
 
MS Access содержит свыше ста функций (небольших встроенных программ, которые в результате выполнения возвращают значение), выполняющих множество разнообразных задач: функции для манипулирования базами данных, строками, числами в формате даты и времени, математические, деловые и финансовые. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчетах и запросах. 
 
Для непрограммистов (или опытных пользователей, которые просто не желают программировать) в MS Access предусмотрены макросы. Они позволяют автоматизировать выполнение некоторых задач. Около пятидесяти макросов дают возможность манипулировать данными, создавать меню и диалоговые окна, открывать формы и отчеты, словом, автоматизировать выполнение практически любой задачи. С помощью макросов можно решить порядка 90 % всех задач обработки данных. 
 
MS Access — это серьезная среда разработки приложений с полнофункциональным языком программирования. Язык VBA (ранее известный как MS Access Basic) реализует объектно-ориентированный подход к программированию и позволяет программисту делать практически все, что только можно себе представить. Это мощный язык структурного программирования. Он является полностью расширяемым и поддерживает процедуры API в любых динамических библиотеках (DLL) операционной системы MS Windows. 
 
Полнофункциональная среда разработки поддерживает множество мощных современных возможностей: многооконный режим для редактирования и отладки, автоматическую проверку синтаксиса, контрольные точки, пошаговое выполнение и даже синтаксическую справку, отображающую на экране варианты вводимых команд.