Проектирование подсистемы «Кафедра Информационые Системы» информационной системы «Электронный документооборот «МУИТ

 

Третий этап – распределение информации

На данном этапе возможно множество вариантов дальнейших действий. Вот наиболее популярные из них:

1. Размещение информации на доступном ресурсе с извещением оконечного пользователя, которому она предназначена, о ее поступлении и  месте ее нахождения (классический вариант данной схемы предполагает размещение данных на файл-серверах или серверах баз данных с отправлением извещения пользователю ) информации по корпоративной электронной почте. При этом пользователь уже имеет необходимые права доступа к ресурсам, на которые файл был помещен. Данный вариант пользуется большой популярностью, т.к. здесь предусматривается более высокая степень безопасности информации, поскольку ее передача не идет по незащищенным каналам и практически исключена возможность ее порчи, перехвата, потери или искажения. Кроме того, уже заранее предусмотрена политика безопасности и распределения прав, и существует больше возможностей контроля ее использования и передачи;
2. Непосредственная рассылка данных пользователю (например, по электронной почте с вложениями; прямая передача по сети с использованием протоколов обмена файлами – FTP, TCP/IP);
3. Публикация ее на сети в виде web-страниц на корпоративном сайте/интернет узле. Данный метод пользуется популярностью в компаниях с высокой степенью территориального распределения. При этом имеются широкие возможности разграничения доступа к опубликованной информации (классические методы авторизации, использование цифровой подписи, шифрования и т.д.)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Техническое решение для организации системы документооборота в АО «МУИТ».

 

Перечень необходимого для реализации проекта оборудования:

 

1. Сервер и оборудование локальной вычислительной сети (имеется);

2. Рабочие станции  оконечных пользователей (имеется);

3. Сканер (имеется);

4. Рабочая станция управления электронным документооборотом (не имеется);

5. Сервер внутренней электронной почты (может быть параллельно поднят на сервере с другим целевым использованием);

7. Файл-сервер сети (имеется);

8. Сервер базы данных  системы электронного документооборота (может быть параллельно поднят на сервере с другим целевым использованием, если не предполагается слишком интенсивной нагрузки и позволяет вычислительная мощность оборудования)

9. Сетевой принтер  (имеется).

 

2.4 Роль Lotus Notes во внедрении электронного документооборота

IBM Lotus Notes сочетает в себе систему электронной почты, средства для совместной работы и бизнес-приложения, с которыми можно работать с использованием единого, полнофункционального рабочего стола. Это ПО позволяет территориально распределенным рабочим группам находить, преобразовывать и совместно использовать содержимое. Оно обеспечивает высокую производительность работы, как в интерактивном, так и автономном режиме, а также позволяет беспрепятственно получать доступ к ресурсам и связываться с сотрудниками в пределах предприятия и через Интернет.

         Особенности

        Предоставляет полнофункциональный интерфейс, обеспечивающий единую точку доступа к электронной почте, календарям, контактам, мероприятиям, мгновенным сообщениям, Web-каналам, офисным документам, средствам для совместной работы и бизнес-приложениям

        Позволяет пользователям мгновенно находить других людей и связываться с ними благодаря функции уведомления о присутствии, визитным карточкам и системе обмена мгновенными сообщениями, доступной из папки входящих сообщений и календаря.

        Позволяет повысить эффективность бизнеса за счет технологии составных приложений, обеспечивающей интеграцию различных специализированных решений и данных из различных систем. Благодаря этому конечные пользователи получают доступ ко всем данным с помощью единого представления.

Позволяет пользователям  продуктивно работать даже в автономном режиме благодаря усовершенствованной  технологии репликации.

 

2.5 Электронно-цифровая подпись

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания. С помощью ЭЦП возможно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись. Список пользователей, которым разрешено подписывать документы данного вида, задается для каждого вида электронных документов.

ЭЦП, реализованная с использованием CryptoAPI, позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты информации.

 

 Выводы

Автоматизированная система  представляет возможность производить  оперативный и эффективный обмен  информацией между всеми участками  производственного процесса, позволяет  сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в  работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические  нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

Внедрение автоматизированной системы управления предприятием, как  и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и  зачастую болезненным процессом. Тем  не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Перед тем, как осуществлять проект внедрения максимально необходимо формализовать его цели;

Обязательно проводить  стадию предпроектного анализа. Привлечь профессиональных консультантов для обследования предприятия и постановки задач менеджмента (затраты непременно окупятся);

Необходимо старательно  подходить к выбору программного обеспечения для построения корпоративной  информационной системы, так как  ошибки дорого обходятся. Посмотреть как можно больше систем, и посмотреть их "живьем", а не по маркетинговым материалам разработчиков. Разрабатывать систему силами своих программистов не даст желаемого результата. Готовые системы разрабатываются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены - известный парадокс характерный для программных и интеллектуальных продуктов;

Можно установить высокий  приоритет процессу внедрения системы, среди остальных организационных и коммерческих процессов и наделить высокими полномочиями руководителя проекта;

Создать среди всех сотрудников  предприятия атмосферу неотвратимости внедрения и постараться организационными мерами повысить темп освоения новых  технологий;

Внедрение автоматизированной системы управления предприятием как ремонт - его невозможно закончить, можно лишь прекратить. Так что внедрение, по сути, никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатации вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью вашего предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота / / Директор информационной службы. - 2001 год. № 2
2. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html
3. http://www.IT.ru Электронный документооборот- Системы документационного обеспечения управления
4. http://dl.iitu.kz/course/view.php?id=1453 –методические указания по выполнению курсового проекта (работе)