Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете

Появление персональных компьютеров и организация автоматизированных рабочих мест в бухгалтерии означает создание принципиально нового этапа в развитии технологии обработки. Создается новая автоматизированная информационная технология на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач.

Современный этап характеризуется следующими моментами:

-организация АРМ бухгалтера на всех участках учета;

- решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте, оснащенном ПК;

- увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой; расширение круга пользователей электронной техникой;

- формирование локальных многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку экономических задач различных подразделений предприятия (организации, фирмы);

- выполнение комплексной интегрированной обработки учетных задач;

- создание в машине постоянной информационной базы, при помощи которой автоматизируется составление бухгалтерских регистров, журналов-ордеров, форм отчетности;

- появление возможности формирования машиной первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов;

- появляется возможность организации информационно-справочного обслуживания бухгалтера путем осуществления диалогового режима между человеком и машиной;

- организация информационной связи с другими автоматизированными информационными системами .

Отмеченные положительные моменты новой информационной технологии развивались постепенно на протяжении 1990-х годов. Дальнейшее развитие компьютерных технологий связано с использованием систем электронной почты и Интернета. Для реализации системы электронной почты необходимы компьютер, устройство долговременной памяти, система факсимильной передачи изображения и сеть передачи данных. Электронная почта облегчает общение и обмен корреспонденцией между пользователями и является системой сбора, обработки и передачи сообщений по телефонным сетям и сетям передачи данных. К преимуществам электронной почты относятся: оптимальное использование рабочего времени отправителя и получателя информации, не требуется присутствия получателя на другом конце линии; передача информации осуществляется независимо от расстояния между абонентами, доступ к электронному почтовому ящику не затруднен. Возможна передача любого вида информации, в том числе финансовых документов, отчетности, деловых писем и др. Интернет, объединяющий в единое целое множество компьютерных сетей, работающих по единым правилам, появился в России недавно, но уже занял прочное место в различных сферах деятельности: экономике, средствах массовой информации и др. Наиболее перспективной областью Интернета является электронная коммерция.

Можно осуществлять сделки непосредственно с помощью Интернета, управлять средствами на своем счету в банке, проводить маркетинговые исследования, получать разнообразную информацию о коммерческой деятельности, осуществлять поиск информации в различных сайтах (списках), размещать собственную информацию.

Отличительной особенностью Интернета является высокая надежность. При выходе из строя части компьютеров и линий связи сеть будет продолжать функционировать. Такая надежность обеспечивается тем, что в Интернете нет единого центра управления. Если выходят из строя некоторые линии связи или компьютеры, то сообщения могут быть переданы по другим линиям связи, так как всегда имеется несколько путей передачи информации.

Перспективным развитием компьютерной технологии является создание программных средств для вывода высококачественного звука и видеоизображения. Технология формирования видеоизображения получила название компьютерной графики. Компьютерная графика объединяет в себе процессы создания, хранения и обработки моделей объектов и их изображений с помощью ЭВМ. Эта технология проникла и в область экономического анализа и моделирования, незаменима в производстве, в рекламной деятельности, делает занимательным досуг.

Программно-техническая организация обмена с компьютером текстовой, графической, аудио- и видеоинформацией получила название «мультимедиатехнология». Такую технологию реализуют специальные программные средства, которые имеют встроенную поддержку мультимедиа и позволяют использовать ее в профессиональной деятельности, учебно-образовательных, научно-популярных и игровых областях. Благодаря этой технологии в экономической работе открываются реальные перспективы использовать компьютер для озвучивания изображений, а также понимания им человеческой речи. Способность компьютера воспринимать по голосу несложные команды управления (открытия файлов, вывода информации на печать и т.п.) в ближайшем будущем создаст самые благоприятные условия пользователю для взаимодействия с ним в процессе профессиональной деятельности.

2.2 Технология компьютерной обработки учетных задач на малом предприятии

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и появлением персональных компьютеров появилась возможность кардинального изменения в подходе к постановке бухгалтерского учета на малом предприятии. Это связано с ростом количества ПК, повышением их технических характеристик, снижением цен на них.

Решая вопрос компьютеризации на малом предприятии, необходимо учитывать ряд факторов, связанных со спецификой финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия, его экономическими возможностями, а также уровнем подготовки персонала. Подбор оптимальной конфигурации технических средств и программного обеспечения является серьезной проблемой, с которой сталкивается малое предприятие. Это связано с тем, что среди сотрудников малого предприятия редко встречаются специалисты, разбирающиеся в вопросах компьютеризации бухгалтерского учета. Для составления индивидуального проекта не у всякого малого предприятия хватит средств, поэтому важное значение здесь имеет правильный выбор типового проекта и адаптация его к конкретным условиям своего предприятия. Как правило, следует выбирать фирму, оказывающую конкретную помощь во внедрении типового проекта и издающую хорошую документацию по его освоению. Компьютеризация бухгалтерского учета на малых предприятиях ведется на основе большого количества программных средств, относящихся к классам «Мини-бухгалтерия» и «Интегрированная бухгалтерская система».

Пакеты «Мини-бухгалтерия» имеют много общего и действуют по аналогичной схеме обработки информации. Рассмотрим принцип работы этих пакетов на примере программы «1С: Бухгалтерия».

Программа ориентирована на привычную ручную работу бухгалтера и журнально-ордерную систему. Меню программы составлено в удобной форме, имеется возможность пересчета остатков и оборотов после ввода и изменений операций, получение итогов за любой расчетный период и интервал времени. В программе имеется возможность формирования и печати всех необходимых первичных документов: приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, платежных документов.

Программа обеспечивает ведение учета в валюте, хранит курсы валют и позволяет автоматически выполнять переоценку валют.

Результатом обработки является набор форм отчетности для анализа финансового состояния предприятия на основе показателей, принятых в международной практике. В руководстве дано описание макроязыка, используемого для самостоятельного составления документов и отчетов произвольной формы.

В исходном состоянии программа меню содержит следующие блоки: «Операции», «Отчетность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». Но при работе в большинстве режимов программы в меню появляется еще одна группа функций - «Действия», - которая перечисляет действия, доступные в текущем режиме работы. Ниже строки меню располагается линейка пиктограмм. С ее помощью можно быстро вставить наиболее часто встречающиеся действия, например печать, поиск строки, вставка, копирование удаление и т.д. В нижней части окна располагается информационная строка - в ней выводятся сообщения о выполняемых программой действиях, подсказки и т.д. Остальная часть окна программы «1С: Бухгалтерия» является рабочим пространством - в нем выводятся списки бланки запросов, редактируемые документы и т.д.

Рассмотрим схему технологии обработки бухгалтерской информации при помощи пакета «1С: Бухгалтерия».

Технологический процесс включает в себя подготовительный, начальный и основной этапы.

Подготовительный этап выполняется при внедрении проекта. При этом осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере (осуществляется режимом «Константы»).

Выполняется корректировка и заполнение базы данных. Ведется просмотр плана счетов (режим «Счета»), добавление счетов, выделение субсчетов по некоторым счетам для ведения аналитического учета. Просматриваются типовые проводки (режим «Типовые операции») и самостоятельно формируются дополнительные проводки. «Типовые операции» предназначены для упрощения ввода стандартных и часто используемых операций. При вводе типовой проводки создается одна или несколько проводок, причем суммы этих проводок рассчитываются автоматически. Корректировка плана счетов может выполняться периодически. Функция «Валюты» обеспечивает хранение курса валют. В режиме «Виды субконто» отмечаются те счета, по которым будет вестись аналитический учет, например «Материалы», «Основные средства». Далее осуществляется ввод начальных остатков по каждому счету. Для этого необходимо войти в режим «Сервис» - функция «Параметры» - и установить рабочий период и дату, предшествующие текущим. Войти в режим «Операции» - функция «Интервал операций». Предварительно в верхней части экрана проверяется правильность рабочего периода и даты. Проводки состоят из номера счета, его корреспонденции «00» и суммы. При этом, если счет активный, в дебете записывается номер счета, а в кредите - «00», и наоборот. Проверка правильности ввода остатков осуществляется функциями «Расчет итогов» и «Оборотно-сальдовая ведомость». Если остатки введены, верно, то остатки по «00» счету должны быть нулевыми, а проверку ввода остатков необходимо выполнить с помощью режима «Закрытие периода». При этом машина автоматически установит новый расчетный период, который необходимо проверить режимами «Установка параметров» и «Интервалы операций».

Начальный этап выполняется периодически по мере ведения отчетного периода и заключается в воде в машину переменных данных с раз личных бухгалтерских первичных документов; реализуется функцией «Журнал операций». В журнал последовательно вводятся следующие реквизиты: дата, дебет, кредит, сумма, краткое содержание операции. При вводе номера счета, по которому ведется субконто, вводится «Количество», а «Сумма» рассчитывается автоматически на основе, введенной в список субконто «Цены». Функция «Документы и расчеты» предоставляет еще более универсальные и гибкие средства для ввода документов I и проведения бухгалтерских расчетов. С помощью этого режима в журнал операций можно сразу ввести данные о некотором документе или расчете и связанные с ним проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам.

Основной этап завершается режимом «Отчетность», который реализует следующие функции:

- «Расчет итогов» - выполняется перед формированием всех выходных документов, перечисленных ниже, на основании данных журнала операций. Расчет итогов производится по всему кварталу установленного периода или за конкретный месяц;

- «Сводные проводки» - ведет переброску сводных сумм с дебета одного счета в кредит другого;

- «Шахматка» - табличное представление оборотов сумм с одного счета на другой (сводных проводок) и оборотов по счетам;

- «Оборотно-сальдовая ведомость» - формирует по каждому счету (субсчету) остаток на начало периода, обороты (Дт и Кт) и остаток на конец периода. Остатки на начало квартала формируются при закрытии предыдущего периода. В нижней строке оборотно-сальдовой ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам;

- «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» создает оборотно-сальдовую ведомость по каждому счету;

- «Обороты счета (Главная книга)» - формирует сальдо и обороты в корреспонденции с другими счетами за указанные месяцы или квартал;

- «Журнал-ордер и ведомость по счету» - выводит те же данные, что и «Обороты счета», но в детализации по датам и по отдельным проводкам;

- «Карточка счета» - содержит все проводки с указаниями конкретного счета, позволяет получить Кассовую книгу, выписки из банка т.д.;

- «Анализ счета по субконто» - для каждого субконто выводится остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, список корреспондирующих счетов с указанием дебетового и кредитового оборота по каждому счету в отдельности;

- «Анализ счета по датам» - по каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода указанием корреспондирующих счетов;

- «Анализ субконто» - предоставляет бухгалтеру оборотно-сальдовую ведомость по субконто;

- «Карточка субконто» - содержит все проводки по выбранному объекту аналитического учета за указанный период, включает в себя остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции. Данные выводятся в натуральном и стоимостном выражении. Документ получается из списка субконто;

- «Обороты между субконто» - формируются обороты между субконто одного вида и одним или несколькими субконто другого вида;

- «Отчеты по журналу операций» - производится выборка проводок из «Журнала операций» по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам;

- «Произвольные отчеты» - программа предоставляет широкие возможности создания отчетов произвольной формы. При необходимости бухгалтер может сам изменить форму любого отчета или формулы расчета его показателей. Кроме того, бухгалтер может создать и новый отчет в соответствии со своими потребностями. В комплект поставки входит также набор отчетов для налоговой инспекции: баланс и приложения к нему, расчеты налогов и т.д.

После составления отчетов и закрытия отчетного периода выполняется функция «Закрытие периода», которая обеспечивает автоматический переход к новому расчетному периоду. Во избежание потери информации в машине, в случае возникновения внештатных ситуаций, рекомендуется ежедневно перезаписывать информацию на дискету. Функция «Сохранение данных» позволяет сохранить введенную информацию на дискетах, а также использовать ее для передачи на другие компьютеры.

2.3 Сетевая технология обработки бухгалтерских задач

Технология обработки бухгалтерских задач на средних и крупных предприятиях осуществляется на базе сетевых программных продуктов, относящихся к классу «Интегрированные бухгалтерские системы» и «комплексные бухгалтерские системы», ориентированные на организацию локальной вычислительной сети предприятия. Бухгалтерский является одним из основных элементов сетевых программ. Сетевая технология основана на организации многоуровневых АРМ, установленных в различных подразделениях предприятия и организации информационной связи между ними. Таким образом, сетевая технология является основой организации автоматизированной информационной системы предприятия (организации, фирмы). Сетевая технология базируется на создании единого банка данных и применении различного технического оборудования, интегрированного в единое целое: сервер, рабочие станции и комплектующее оборудование. Основным режимом сетевой технологии является «Клиент-Сервер», позволяющий осуществить технологию следующим образом. На сервере располагается вся база данных, с которой работают рабочие станции, установленные у пользователей, а также программы. Существует несколько способов реализации программ сетевой обработки данных. На рабочих станциях осуществляется ввод данных в систему, их первичная обработка и проверка, а затем посылка сообщений в сервер; обработка в основном ведется на сервере. Во многих случаях сервер осуществляет лишь хранение информации, а все процедуры, связанные с обработкой данных, выполняются на рабочих станциях.