АИС учета заказов в магазине по продаже книг

 

Введение

Несмотря на бурные темпы развития сети Интернет и его общедоступность книги остаются востребованными и способными конкурировать со своими электронными версиями. В данной работе рассмотрено проектирование информационной системы для книжного магазина ООО «Мир книги».

Разрабатываемая информационная система предназначена  для автоматизации процесса учёта заказов. Это позволит ускорить процесс формирования заказов, исключить возникновение ошибок в заполнении документов, привлечь новых покупателей.

1. Аналитическая часть

1.1 Характеристика предприятия

ООО «Мир книги» в соответствии с действующим законодательством ведёт деятельность по распространению книг и другой издательской продукции путём её розничной продажи населению и юридическим лицам.

Кроме печатной издательской продукции  книжный магазин распространяет издания на технических носителях информации (CD, DVD и другие мультимедиа издания), школьно-письменные, канцелярские и другие товары культурно-бытового назначения.

 Деятельность  магазина связана с целью извлечения  максимальной прибыли от реализации вышеупомянутой продукции.

Деятельность магазина регулируется Гражданским кодексом РФ федеральным законом РФ от 28 декабря 2009 г. №381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в РФ», законом Российской Федерации от 7 февраля 1992 г. №2300-1 «О защите прав потребителей».[5]

Организационная структура предприятия представлена следующими отделами и сотрудниками (Рисунок 1):

• Директор
• Отдел продаж
• Кассир
• Консультант
• Бухгалтерия
• Главный бухгалтер
• Отдел снабжения
• Начальник отдела снабжения
• Склад
• Начальник склада
• Грузчик

 

 

Рисунок 1 - Организационная структура книжного магазина

 

К основным обязанностям директора  относятся организация работы магазина, планирование и координация работы подчинённых, своевременное и полное предоставление отчетности о деятельности фирмы, заключение договоров с поставщиками.

В обязанности кассира входит обслуживание клиентов на кассе и ведение кассовых документов, обеспечение сохранности  денежных средств, участие в инвентаризации, осуществление операций, связанных  с приемом и выдачей наличных денежных средств через кассу.

Консультант осуществляет контроль за наличием книг и других товаров на полках, помогает покупателям при  поиске и выборе товара, даёт консультации по ассортименту товаров, предлагаемых к продаже в магазине, следит за наличием ценников на товарах, их верным размещением, принимает заказы на книги от клиентов.

Главный бухгалтер осуществляет организацию  бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности, формирует учетную политику, организует учёт имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением.

Основными обязанностями начальника отдела снабжения является определение порядка и процедуры закупки товаров, оптимизация закупочной политики (частота заказов, размер заказов, момент заказов, неснижаемый остаток на складе) с учётом изменений покупательского спроса и других необходимых факторов, обеспечение подготовки заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок.

Начальник склада руководит работой  склада по приему, хранению и отпуску товара, по их размещению с учётом наиболее рационального использования складских площадей, обеспечивает сохранность складируемых товаров, следит за наличием и исправностью противопожарных средств, контролирует состояние складских запасов по всем ассортиментным группам, контролирует ведение учёта складских операций, установленной отчётности.

Грузчик осуществляет выгрузку доставленных товаров на склад, рационально размещает их в соответствии с указаниями начальника склада, производит уборку в складском помещении.

Функционирование предприятия  представлена следующими бизнес-процессами:

Бизнес-процессы ведения  основной деятельности[1]:

• Материально-техническое обеспечение деятельности магазина
• Планирование и приобретение необходимых товаров
• Выбор и сертификация поставщиков
• Покупка товаров
• Управление процессом закупок
• Заключение контрактов
• Оформление заказов
• Мониторинг поставок
• Организация хранения
• Обеспечение работы склада
• Контроль за состоянием склада
• Обеспечение сохранности
• Материально-техническое обеспечение сбыта
• Доставка продукции
• Организация отправки покупателю
• Доставка продукции
• Управление процессом доставки
• Документирование и отслеживание статуса заказа
• Управление запасами
• Маркетинг и продажи
• Определение нужд и ожиданий покупателей
• Сбыт товаров
• Стратегия ценообразования
• Рекламная стратегия
• Продажа товаров
• Обработка заказов потребителей
• Ответы на запросы покупателей

 

Вспомогательные бизнес-процессы[1]:

• Поддержание инфраструктуры фирмы
• Управление финансовыми ресурсами
• Управление размещением ресурсов
• Управление денежными потоками
• Обработка финансовых и бухгалтерских операций
• Отчётная информация
• Подготовка внешней финансовой информации
• Подготовка внутренней финансовой информации
• Инженерно-техническое обеспечение (содержание офисов, складов)
• Документооборот

1.2 Краткая характеристика автоматизируемого подразделения и видов его деятельности

 В качестве объекта исследования в данном курсовом проекте рассмотрена подсистема автоматизации отдела продаж книжного магазина, в частности рассмотрен бизнес-процесс учёта заказов[5].

Документы, регламентирующие деятельность отдела продаж[5]:

• Закон РФ «Основы законодательства Российской Федерации о культуре» от 09.10.92 № 3612-1 (ред. от 08.05.2010);
• Гражданский кодекс РФ;
• Трудовой кодекс РФ;
• Закон РФ «О защите прав потребителей»;
• Закон РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт»;
• «Правила продажи отдельных видов товаров»;
• «Правила комиссионной торговли непродовольственными товарами»;
• Устав предприятия.

 

Отдел продаж выполняет следующие  функции:

• Продажи;
• Приём заказов покупателей;
• Консультации по ассортименту товаров.

 

Входящие информационные потоки:

• Заказ клиента;
• Информация о клиенте.

 

Исходящие документы:

• Счёт на оплату товара;
• Бланк-заказ на продукцию;
• Продукция.

 

Результатами деятельности отдела продаж являются денежные средства, полученные от покупателей в кассу при  наличном расчёте или на расчётный счёт - при безналичном.

1.3 Описание методологии проектирования

Проектирование информационной системы  будет произведено в методологиях IDEF0 и eEPC с использованием системы бизнес-моделирования «Business studio».

IDEF0  — методология функционального моделирования и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является её акцент на соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временна́я последовательность[3].

Стандарт IDEF0 представляет организацию как набор модулей, здесь существует правило — наиболее важная функция находится в верхнем левом углу, кроме того есть правило стороны: — стрелка входа приходит всегда в левую кромку процесса, — стрелка управления — в верхнюю кромку, — стрелка механизма — нижняя кромка, — стрелка выхода — правая кромка.

Описание выглядит как прямоугольник с входами, выходами, управлением и механизмом, который постепенно детализируется до необходимого уровня. Также для того чтобы быть правильно понятым, существуют словари описания процессов и стрелок. В этих словарях можно дать описания того, какой смысл вы вкладываете в данный процесс либо стрелку[2].

Модели IDEF0 наиболее удобны при построении функциональных моделей. Они наглядно отражают функциональную структуру объекта: производимые действия, связи между этими действиями. Таким образом, четко прослеживается логика и взаимодействие процессов организации.  Главным достоинством нотации является возможность получить полную информацию о каждой работе, благодаря ее жестко регламентированной структуре.  С ее помощью можно выявить все недостатки, касающиеся процесса[1].

Моделирование в  нотации eEPC представляет собой описание последовательности функциональных шагов (действий) в рамках одного бизнес-процесса, которые выполняются сотрудниками (отделами, департаментами) и позволяет осуществлять связь между организационной и функциональной моделями, поэтому эта нотация является идеальной для описания сценариев и процедур. 

На eEPC-диаграммах, как и на диаграммах IDEF0, можно указать входные и выходные данные каждой функции, проследить логику передвижения входных и выходных данных от блока к блоку. Но в отличие от IDEF0, появилась возможность распараллеливать процесс, направляя его только по одной из альтернативных веток[2].

1.4 Экономическая сущность задачи  и создание функциональной модели  автоматизируемого процесса

Функциональные модели формирования заказов в нотации IDEF0 изображены на рисунке 2 и рисунке 3.

Рисунок 2 - Функциональная модель формирования заказов

 

Рисунок 3 - Функциональная модель формирования заказов

 

Модель бизнес-процесса «Составление заказа» в нотации eEPC представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 - Модель процесса "Составление заказа" в нотации eEPC

1.5 Обоснование необходимости разработки  экономической ИС

В результате анализа деятельности структурного подразделения «Отдел продаж» были выявлены следующие недостатки:

• ручной поиск и сбор информации;
• бумажные отчёты;
• дублирование данных;
• ошибки при заполнении документов;
• отсутствие резервного копирования;
• сложность внесения изменений в существующие заказы.

В связи с выявленными проблемами подразделения «Отдел продаж» целесообразно создание АЭИС, которая позволит автоматизировать процесс учёта заявок. Это ускорит процесс формирования заявок, даст возможность покупателям самостоятельно оформлять заказы и следить за изменением статуса заказа.

Существующая система работы представляет собой ручную обработку входящей информации без использования средств  автоматизации, что является большим недостатком, снижающим производительность отдела в целом. В связи с этим необходимо внедрение автоматизированной информационной системы.

Таким образом, создание АИС позволит снизить временные  затраты на составление документов и позволит увеличить объёмы продаж. Также будут устранены выше перечисленные  недостатки существующей информационной системы.

1.6 Техническое задание на разработку

1.6.1 Общие сведения

Наименование системы: «Система учёта  заявок» (далее система).

Наименование заказчика: ООО «Мир книги» (далее Заказчик).

Сроки выполнения работ: начало работ - 15 марта 2013 года, окончание  работ – 20 мая 2013 года.

1.6.2 Назначение и цели создания  системы

Назначение системы: предоставить возможность клиентам выбрать из каталога необходимый товар и сформировать заказ этого товара,  накапливать информацию о сделанных заказах и предоставить возможность их просмотра сотрудникам предприятия.