Проблемы внедрения информационных технологий в фирму

 

Содержание 

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

1.Основные направления использования информационных технологий на предприятии……………………………………………………………………….4

2.Проблемы внедрения  информационных технологий  в  фирму……………...7

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….12

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………..13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность  темы. Одним из значимых факторов конкурентоспособности сегодня стало применение в управлении предприятием современных информационных технологий; во многих видах деятельности без этих технологий невозможно осуществлять успешную деятельность. Поэтому их эффективное использование стало решающим фактором успеха предприятий на рынке. Развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

Цель работы заключается в том, чтобы изучить основы использования информационных технологий, как фактора повышения эффективности деятельности предприятий в современных условиях.

Задача работы. Выявить основные проблемы внедрения информационных технология в фирму.

Структура работы. Работа включает в себя введение, основную часть, состоящую из 2 глав, заключение, список используемой литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Основные направления использования информационных технологий на предприятии

 

Передача информации о положении и деятельности предприятия  на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми  взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями  управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

· по объекту и качеству - краткость и четкость формулировок, своевременность поступления;

· по целенаправленности - удовлетворение конкретных потребностей;

· по точности и достоверности - правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.¹

Крупные компании (корпораций, холдингов), для которых характерна сложная структура, связанная с  многопрофильностью подразделений, их территориальной распределенностью и различием в производственном потенциале, как правило, сталкиваются с такими проблемами, как:

Отсутствие организационного единства среди подразделений предприятия, в частности, одинакового понимания  сущности бизнес-процессов, единой методологии бухгалтерского учета, унификации нормативно-справочной информации.

Трудности планирования деятельности по всем горизонтам (долгосрочного, текущего, оперативного) на всех уровнях  управленческой вертикали, доведения  до каждого из подразделений конкретных задач, контроля над текущим исполнением и анализа выполнения этих задач.

Недостаточная оперативность (актуальность) данных о финансово-хозяйственной  деятельности подразделений, филиалов и корпорации в целом.

Высокая трудоемкость сбора  и обобщения (консолидации) данных территориально-распределенных участков, в частности, бухгалтерий, каждая из которых ведет свои, "неполные" с точки зрения корпорации, балансы; большое количество ошибок в подобных данных, их разнородность и несогласованность.

Отсутствие оперативной и достоверной информации о взаиморасчетах (взаимозачетах) с внешними поставщиками и потребителями, а также -филиалами предприятия, и, как следствие, трудность управления дебиторской - кредиторской задолженностью. Решение этой проблемы значительно усложняется при изменении статуса контрагента (например, при покупке корпорацией фирмы, которая ранее была внешним контрагентом).

Единственным решением этих проблем является разработка и  внедрение так называемых информационных технологий, т.е. технологий, основывающихся на использовании вычислительной техники и электронных средств коммуникации.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология - это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы.²

В современном обществе информационные технологии являются универсальным  инструментарием в управлении организациями  всех типов, действующих во всех сферах. Основные функции современных информационных технологий управления предприятиями - сбор, хранение, поиск, систематизация и обработка необходимых данных для всех сфер общественной жизни, выработка новой информации, решение тех или иных оптимизационных задач. Ставится задача не только отобрать и автоматизировать трудоёмкие, регулярно повторяющиеся рутинные операции над большими массивами данных, но и получить принципиально новую информацию, которая необходима для принятия эффективных управленческих решений.

Среди основных направлений  развития современных информационных технологий в обеспечении эффективного функционирования и развития можно выделить:

· Автоматизация документооборота

· Коммуникации

· Управление технологией  фармацевтического производства

· Автоматизация бухгалтерского учета и планирования

· Разработка систем принятия решений

· Автоматизация банковских операций

· Создание автоматизированных рабочих мест

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Проблемы внедрения информационных технологий  в фирму

 

 

Внедрение информационных технологий (ИТ) в фирму – важная задача, стоящая перед менеджерами многих компаний. Она достаточно сложна и не имеет четкого решения, так как опыта успешного внедрения информационных систем в России достаточно мало. В этой работе рассмотрены наиболее типичные и важные проблемы, возникающие перед предприятиями и топ-менеджерами, и возможные пути их решения.

Основные проблемы при внедрении систем управления:

- отсутствие постановки  задачи менеджмента внедрения  ИТ на предприятии ;

- необходимость изменения  технологии бизнеса в различных  аспектах;

- необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия ;

- сопротивление сотрудников  ;

- временное увеличение  нагрузки во время внедрения  информационной системы (ИС) ;

- отсутствие лидера  и квалификационной команды для  внедрения ИС.

Рассмотрим каждую из проблем подробнее.

Отсутствие постановки задачи менеджмента внедрения ИТ на предприятии. Это одна из самых  важных проблем. Она возникает, когда  перед менеджером встает вопрос о  целесообразности внедрения ИТ на предприятии. Здесь возможны два случая:

1) Постановка задачи действительно отсутствует. Это касается скорее небольших предприятий и низкоквалифицированных менеджеров, которые могут необоснованно решить : « А не поставить ли нам компьютеры?». В результате предприятие может понести убытки от затрат на не слишком нужное оборудование и дорогостоящее программное обеспечение.

2) Постановка задачи ошибочна. Это  происходит, когда менеджер, рассматривая  предприятие как систему, выявляет  неэффективность работы одной  из подсистем и формулирует  задачу о необходимости внедрения соответствующего решения. Ошибка в том, что подсистема рассматривается как самодостаточная. Но процесс изменения одного из элементов модели является частью более общего процесса изменений, затрагивающего все компоненты рассматриваемой системы, влияющей на организацию в целом. Проведение изменений без учета этого влияния может привести к непредсказуемым последствиям.³

Необходимость изменения  технологии бизнеса в различных  аспектах. Внедрение ИТ в работу может внести изменения в бизнес-процессы некоторые их этапы могут быть автоматизированы.

Необходимость в частичной  или полной реорганизации структуры  предприятия. Изменения в бизнес-процессах, возможно, потребуют соответствующего изменения структуры предприятия. Информационная система возьмет на себя часть обязанностей работников, некоторые обязанности добавит, ускорит их работу. Это потребует изменения должностных инструкций работников, добавления новых структур и должностей на предприятии.

Сопротивление сотрудников. Внедрение ИТ неизбежно требует  обучения сотрудников работе с ними. Это может быть достаточно сложно, так как многие люди, особенно немолодые, трудно осваивают новые технологии, трудно привыкают к новому способу работы.⁴

Временное увеличение нагрузки во время внедрения системы. Это  нагрузка как на работников (освоение внедренной системы, обучение, привыкание), так и на бюджет компании- ведь потребуются  немалые вложения в покупку оборудования, программ, в их сопровождение и обновление.

Отсутствие лидера и  квалифицированной команды для  внедрения ИС. Первое, что необходимо, это сильное и осознанное желание  первых лиц изменить систему принятия решений на предприятии. Не отказываясь от опыта и интуиции, дополнить их оперативной информацией, чтобы принимать стороны высшего руководства компании включает в себя не только оплату счетов и передачу проекта команде исполнителей. Оно также включает определение задач внедрения, создание управляющего органа проекта, а также участие во всех решениях при необходимости.

Таким образом, для успешного  внедрения ИТ менеджеру необходимо проанализировать работу предприятия, обоснованно поставить задачу автоматизации, и учесть возможные проблемы, которые возникнут в процессе или после проведения автоматизации. Если они смогут быть преодолены, то внедрение ИТ, скорее всего, пройдет успешно.

Рассмотрим на примере  ООО «Стенд» как изменилась прибыль  предприятия при внедрении информационных технологий. Для анализа технико-экономических показателей используется годовая бухгалтерская отчётность за 2009-2010 г. Данные в таблице приведены по годам, что позволяет проследить динамику изменения некоторых показателей.  Темпы роста позволяют сравнить, к примеру, характер изменения выручки от реализации и общепроизводственных расходов.

Таблица 1 - Технико-экономические показатели

Показатели	2008	2009	2010	2010 к 2009, %
1	2	3	4	5
1. Выручка (нетто) от  реализации продукции, работ,  услуг,  тыс. руб.	5109	7543	10088	133,7
2. Себестоимость реализации  товаров, продукции, работ, тыс.руб.	3972	5950	7945	133,5
3. Коммерческие расходы,  тыс.р.	35	59	142	239,2
4. Общепроизводственные расходы, тыс.руб.	1067	1233	1619	131,3
5. Прибыль от реализации, тыс.руб.	35	300	382	127,3
1	2	3	4	5
6.Прибыль от финансово-хозяйственной  деятельности, тыс.руб.	170	278	232	83,4
7. Прибыль отчётного  периода, тыс.руб.	187	295	378	128,1
8. Численность работающих,чел в том числе: -руководителей -служащих -специалистов	239   37 108 94	296   42 131 123	371   48 152 171	125,3   114,3 116,0 139,0
9. Среднегодовая стоимость  основных производственных фондов, тыс.руб.	679,08	719,82	568	78,9
10. Среднегодовая стоимость  оборотных средств, тыс.руб.	1308	1548,2	2768	178,8
11. Выработка на одного работающего, в том числе на одного руководителя	21,38   138,1	25,48   179,6	27,19   210,2	106,7   117,0
12. Фондоотдача, р/р	7,52	10,48	17,76	169,5
13. Фондоёмкость, р/р	0,13	0,10	0,06	59,0
14. Затраты на 1 р. товарной  продукции, р/р	0,777	0,789	0,788	99,8
15. Рентабельность, %        - общая         -  продукции	4,7 0,9	5,0 5,0	3,5 4,8	70,6 95,4

 

Анализируя данные таблицы, можно заключить, что из года в год технико-экономические  показатели в основном растут, но растут разными темпами. Легко заметить, что более высокие темпы роста были в 2009 году, чем в 2010 году. Это связано с тем, что в 2009 году в ООО «Стенд» были проведены ряд мероприятий по улучшению информационного обеспечения управления:

1. Модернизация персональных компьютеров
2. Создание локальной сети
3. Подключение к глобальной сети Интернет
4. Создание отделом программирования автоматизированных систем, облегчающих работу руководителей.

Ниже на рисунке  представлена динамика изменения по годам прибыли и общепроизводственных расходов (рисунок 1). Из рисунка видно, что после 2009 года начинается увеличение общепроизводственных расходов и небольшой рост прибыли, за счет внедрения информационных технологий на предприятии.

Рисунок 1- Изменение прибыли и общепроизводственных расходов

Повышение общепроизводственных расходов связано с покупкой нового оборудования; внедрения новых технологий; приобретением  лицензионных программ.

После внедрения информационных технологий прибыль ООО «Стенд» в 2010 г. увеличилась на 113,5 % по сравнению с 2008 г. Значительное получение прибыли в больших объемах планируется на ближайший период, за счет снижения общепроизводственных расходов, в части технологических потребностей.

 

 

 

 

Заключение

 

Таким образом, использование  современных информационных технологий управления предприятиями трансформирует само управление и структуру предприятий. Информационные технологии существенным образом преобразуют бизнес, снижают трансакционные издержки, вовлекают в оборот интеллектуальные продукты, повышают прозрачность бизнеса и соответственно повышают его инвестиционную привлекательность и капитализацию. Все это требует своего научного осмысления и соответствующего учета в управленческой практике.

Последствия их применения достаточно широки и разнообразны. Среди этих последствий в работе отмечаются: - повышение объективности и своевременности информации, не допускаются неполнота, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни; - повышение эффективности принятия решений; - осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя; - изменение организационной структуры компании, разрабатываются новые организационные взаимосвязи; - повышение гибкости бизнес-процессов; - изменение содержания труда; - интеграция операций и функций; - сокращение затрат; - снижение рисков; - повышение эффективности сбыта; - более широкий охват рынка за счет объединения каналов сбыта