Теория менеджмента

Содержание

Введение …………………………………………………………………………

1. Роль информации в  системе управления организацией …………………

1.1 Понятие и источники  информации ………………………………………

1.2 Виды управленческой  информации ……………………………………..

2. Виды информационной  деятельности менеджера ……………………….

2.1 Коммуникативная деятельность  менеджера …………………………….

2.2 Контролирующая деятельность  менеджера …………………………….

3. Роль информационных  систем управления в информационной  деятельности менеджера …………………………………………………………….

Заключение ………………………………………………………………………

Список использованной литературы …………………………………………

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Информация - это данные, несущие в себе новизну и полезность. Информация - это основное условие  конкурентной способности организации. Руководителя интересует информация о  физических и юридических лицах, передовой технологии, экономической  и финансовой ситуации и т.д. Оперативная, надежная, достоверная и своевременная  информация является основой управленческого  процесса, и от того насколько она  совершенна, во многом зависит качество управления предприятием.

Информация может приниматься  менеджерами к сведению, служить  основой будущих решений, расширять  их знания и кругозор. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда, нехватка нужной, как  и избыток ненужной информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Кроме того, существует прямая связь  между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные  сотрудники довольны своей работой  почти в 70 % случаев, в то время, как мало информированные - только в 41%.

Актуальность темы исследования. Информационная деятельность менеджера  требует от него четкой организации  процесса сбора, анализа и обработки  информации. Причем он также должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации; уметь упорядочивать  коммуникационный процесс и обмен  информацией в рамках предприятия; обладать хорошо развитой способностью устного и письменного общения. Менеджер должен быть первым лицом, знающим требования к содержанию информации, ее форме, оценке и использованию в практике управленческой деятельности.

Стремительный рост и дифференциация спроса на все виды информации, в  том числе научную, техническую  и в большей степени экономическую, а также повышение требований к содержанию и формам представления  данных являются серьезными стимулами  для совершенствования работы менеджера.

Именно владение достоверной  и актуальной информацией вместе с умением эффективно применять  адекватные методы и средства ее сбора, преобразования и передачи служит основой успешной деятельности менеджера. Информационная роль менеджера, состоит в том, что менеджер собирает информацию о внутренней и внешней среде, распространяет информацию в виде фактов и нормативных установок и, наконец, разъясняет политику и основные цели организации. От того, насколько менеджер владеет информацией, насколько он может ясно и четко доводить информацию до членов организации, клиентов, деловых партнеров очень сильно зависит результат его работы.

Целью данной курсовой работы является изучение такого вида деятельности менеджера как информационная.

В ходе исследования были поставлены следующие задачи:

- дать понятие информации  и изучить ее сущность;

- раскрыть основные источники  информации;

- изучить виды управленческой  информации;

- раскрыть понятие информационной  деятельности менеджера и рассмотреть  два основных блока, составляющих  основу этой деятельности: коммуникации  и контроль;

- изучить роль информационных  систем управления в деятельности  менеджера.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Роль информации в системе управления организацией

1.1 Понятие и источники информации

Поведение человека обусловлено  определенной полученной, усвоенной  и обработанной им информацией. Под  информацией понимается совокупность сведений и сигналов о процессах  и явлениях, протекающих во внешнем  окружении и самом организме  человека.

Управленческая информация - это совокупность сведений о состоянии  и процессах, протекающих внутри и во вне организации Вачугов Д.Д. Основы менеджмента Учебник. - М.: Высшая школа, 2005. С.203.. Информацию об объектах управления и происходящих в них событиях и процессах не без основания называют их своеобразной моделью, а также словесным или цифровым портретом.

При даче характеристики информации используют следующие показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

Объем информации измеряется числом знаков, букв, символов. При оценке подобной информации используют качественные показатели: информация избыточна, требуемого объема, информация недостаточна. Избыточная информация повышает качество последующих  управленческих решений, но требует  больших затрат времени для ее передачи и анализа. Недостаток же информации затрудняет выработку правильного  решения.

Достоверность информации - это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем она более достоверна. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

Ценность информации может  рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению  к будущей прибыльности (потребительская  ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат. Информация, в отличие  от товара, при передаче остается у  источника (продавца).

Насыщенность информации - это соотношение полезной и фоновой  информации. Фоновая информация необходима для лучшего восприятия полезной информации через улучшение эмоционального настроя, настройки внимания, подчеркивания ценности. Если фоновой информации нет, то информация воспринимается как «сухая». При обилии фоновой информации говорят, что в ней много «воды».

Открытость информации характеризует  возможность ее предоставления различным  группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному  кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточно широкому кругу работающих, но с  условием ее сохранения втайне от работников других предприятий.

Теперь рассмотрим источники  управленческой информации.

Источники управленческой информации могут быть внутренние и внешние. К внутренним относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные исследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства). Акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту.

Внешние источники более  многочисленны и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб); вышестоящее руководство; партнеры - покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений; средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, журналы, каталоги, бизнес документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др.

Особо следует остановиться на устной информации. Для получения  оперативной информации руководители часто применяют практику устных докладов.

Психологи указывают, что  человек воспринимает не всю поступающую  к нему информацию. Это зависит  от множества причин субъективного  характера: личности передающего информацию и личности ее воспринимающего; от физических возможностей органов чувств обоих; склада и черт их характеров и ряда других причин.

Слушая человека, следует  внимательно наблюдать за его  поведением - жестами, мимикой, позой, взглядом, его одеждой и обувью, манерами и другими формами внешнего выражения  индивидуальности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Виды управленческой информации

Информацию, которая поступает  к руководителю (менеджеру) или в  орган управления и исходит от них, можно классифицировать по нескольким признакам.

По источникам поступления  информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация - это законодательные акты и директивные указания вышестоящих органов, данные о научно-техническом прогрессе, о конкурентах, о спросе на продукцию, о ценах и т.д. Содержанием внутренней информации являются данные о ходе выполнения заданий подразделениями предприятия, о сбыте продукции, об экономике и финансовом состоянии предприятия, трудовой дисциплине в коллективе и др Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. С. 311..

По содержанию информация делится на:

1. Научно-техническую информацию, содержащую в себе данные о  научных исследованиях, изобретениях, технических разработках как  внутри предприятия, так и за  его пределами.

2. Экономическую информацию, содержащую данные технико-экономического  планирования и прогнозирования,  учета и экономического анализа  деятельности предприятия.

3. Оперативно-производственную  информацию, которая содержит данные  оперативно-производственного планирования, оперативного учета и оперативного  контроля работы предприятий  и их подразделений.

4. Административную или  деловую информацию различного  содержания. Важнейшей составной  частью этой информации является  информация по кадрам.

5. Маркетинговую (рыночную) информацию, содержанием которой является реклама, цены, спрос, конкуренция и т.д.

6. Правовая, общественно  - политическая, природоохранная и  др.

По времени использования  информация может быть разделена  на условно-постоянную и переменную.

Условно-постоянной считается  такая информация, содержание которой  меняется сравнительно редко, она используется многократно. Такой информацией  являются нормы, цены, тарифные ставки, должностные оклады, плановые показатели. Условно-постоянная информация составляет около 60-70 % всей информации, необходимой  для управления. Она требует соответствующей  фиксации и хранения. Сегодня хорошим  «хранителем» такой информации является компьютер.

Переменная информация отражает динамизм процессов в производстве и хозяйственной деятельности. В  связи с этим ее сбор и особенно обработка представляют наибольшую сложность.

По характеру возникновения  информация делится на первичную и вторичную (или производственную). Первичной называется информация, которая возникает в ходе производства. Однако в своем первоначальном виде такая информация мало пригодна для использования в управлении. Поэтому она подвергается обработке, превращаясь во вторичную (или производственную) и в таком виде поступает в орган управления или к руководителю. Примером может служить информация об уровне рентабельности и конкурентоспособности выпускаемой продукции.

По степени обработки  информацию можно подразделить на систематизированную и несистематизированную. Систематизированной называется информация, которая регламентирована по составу показателей, периодичности, срокам и адресам представления. Такая информация, в частности, оформляется в виде статической и бухгалтерской отчетности. Одним из самых простых способов систематизации являются справочно-информационные фонды (СИФ). СИФ включают в себя информационные материалы, которые представляют интерес для руководителей и специалистов данного предприятия. СИФ обеспечивают им значительную экономию времени на поиск, сбор и обработку научно-технической информации. Однако созданием справочно-информационных фондов проблема совершенствования работы с информацией еще не решается.

Несистематизированная информация не имеет сколько-нибудь определенной регламентации. Поступает она к  руководителю или в орган управления эпизодически. Примером такой информации могут служить сообщения о  чрезвычайных происшествиях (авариях, несчастных случаях, крупных кражах, пожарах и т.п.).

По степени конфиденциальности - для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок.

По степени достоверности - достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах.

По назначению - оперативная  информация: служит для корректировки  деятельности организации; отчетная: предназначается  для анализа (она бывает статистической, собираемой в определенные сроки  в стандартной форме и частично предоставляемой государственным  органам, и не статистической).

По возможностям закрепления  и хранения - фиксируемая на носителях  информации (хранится подчас бесконечно, не подвергаясь при этом искажению); не фиксируемая (хранится некоторое  время в памяти людей, а затем  постепенно стирается и исчезает).