Cовершенствование коммуникационного процесса в менеджменте

Наконец, последний, восьмой пункт, должен содержать мини-программу совершенствования культуры межличностного общения. Речь идет о том, что каждый руководитель должен научиться сам и научить подчиненных четко формулировать задачу, содержащуюся в передаваемой информации, правильно выбирать канал передачи информации, научиться следить за языком собственных поз, жестов и интонаций, научиться грамотно излагать свои мысли, быть открытым к общению. Очень важно также научиться слушать собеседника, во избежание искажений в обмене информацией.

Представляется, что утверждение  и претворение в жизнь вышеизложенной программы поможет усовершенствовать  коммуникационный процесс в организации, сделав его более гибким, мобильным  и приятным для всех участников этого процесса.

Основные положения  программы информационной безопасности предприятия.

1. Тщательная проверка претендентов на вакантные места в компании на предмет их связей с криминальными структурами, а также некоторыми государственными службами (ФСНП, ФСБ и т.п.)
2. Обязательный общий инструктаж сотрудников, впервые принятых на работу в организацию, о необходимости соблюдения коммерческой тайны, о мерах и правилах по информационной защите, применяемых организацией, и о последствиях несоблюдения этих правил.
3. Обязательное подписание каждым новым сотрудником соглашения о неразглашении коммерческой тайны.
4. Индивидуальный инструктаж каждого нового сотрудника на предмет защиты информации, в зависимости от служебного статуса и конкретного участка работы, обучение нового сотрудника правильной работе с информацией.
5. Разработка и утверждение внутрифирменных правил по работе с информацией.
6. Назначение ответственных лиц по подразделениям за контролем по использованию сотрудниками информации. Разработка форм регулярной отчетности этих лиц перед ответственным за информационную безопасность компании.
7. Периодические (желательно не реже, чем 2 раза в год) общие инструктажи персонала, с описанием новых возможных путей добычи информации конкурентами и представлением и разъяснением контрмер.
8. Постоянная аналитическая работа по профилактике возможных утечек информации со стороны сотрудников, проявляющих недовольство условиями работы в данной организации (совместно с Управлением по персоналу и начальниками отделов).
9. Организация работы с конфиденциальными документами, включающая в себя установление порядка делопроизводства, контроль за прохождением секретных документов, рассекречивание и уничтожение конфиденциальных документов.
10. Контроль над входящей и исходящей электронной информацией.
11. Организация защиты электронной информации техническими и программными средствами.
12. Контроль за работой сотрудников во внешней электронной среде, в первую очередь, в Интернет.
13. Разграничение доступа к информации в зависимости от статуса сотрудника и участка работы.
14. Ограничение доступа к базам данных, имеющих первостепенную важность для компании.
15. Территориальное разграничение зон доступа сотрудников в зависимости от их служебного статуса и обязанностей.
16. Постоянное обновление программных и технических средств защиты информации.
17. Оснащение территории предприятия техническими средствами наблюдения за посетителями.
18. Контроль за использованием копировального оборудования.
19. Постоянный анализ внешней информации (в первую очередь, СМИ) с целью своевременного обнаружения фактов утечки конфиденциальной информации из компании.

Заключение

 

Подводя итог научно-исследовательской работы можно с уверенностью сказать, что коммуникационный процесс – это связывающий процесс, необходимый для каждого важного действия.

В наше бурное время информационной революции актуальность коммуникационного процесса не снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникационный процесс важен во всех сферах деятельности человека. Все мы живем, обмениваясь информацией, друг с другом. Ведь в Конституции указано, что каждый имеет право на свободное выражение своих взглядов и убеждений[1, с.8].

Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и  условия его эффективности, следует  иметь представление о стадиях  и особенностях процесса, в котором  участвуют двое или большее число людей.

В процессе коммуникации можно выделить четыре базовых элемента:

1) отправитель (лицо, собирающее  информацию и предающее ее);

2) сообщение (информация, закодированная с помощью символов);

3) канал (средство передачи  информации);

4) получатель (лицо, которому  предназначена информация).

Необходимо выделить следующие этапы обмена информацией:

1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.

Однако по ряду причин получатель может придать несколько  иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. Поэтому, важное понятие коммуникационного процесса – обратная связь. Это понятие связано с опорной реакцией на то, что услышано. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум (то, что искажает смысл).

В процессе управления предприятиям используется та или иная коммуникационная сеть – соединение определенным образом  участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью  информационных потоков. Существуют следующие типы связей в сети: вертикальные (от начальника к подчиненным), горизонтальные (равными по уровням индивидами или частями организации), диагональные (связи с другими начальниками и другими подчиненными). Выделяют следующие типы коммуникационных сетей: «кружок», «колесо», «Y», «всеканальные».

Неотъемлемой характеристикой  коммуникационного процесса является коммуникационный стиль – способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. Выделяют следующие стили: открытие себя, реализация себя, замыкание в себе, защита себя, торговля за себя.

Почти невозможно переоценить  важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации  достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени  тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Поскольку руководитель исполняет свои роли и осуществляет основные функции с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей.

Это означает, что для  успеха индивидов и организаций  необходимы эффективные коммуникации.

Неэффективные коммуникации — одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, надо стараться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители — это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Коммуникативная структура  в той степени, в какой она развита, повышает гибкость и саморегуляционные возможности организации. Она является основным средством обучения и совершенствования менеджеров среднего звена управления. Развитие коммуникативных структур в организациях стимулируется техническим прогрессом и использованием передовых технологий.

Проявление всех вышеперечисленных  теоретических основ коммуникационного  процесса легко можно проследить на функционировании организаций, для  которых коммуникационный процесс  – процесс информирования. А какой  же руководитель может нормально работать без поступления информации? Ведь каждый день в своей работе сталкивается с кипой газет, писем, документов; встречается с огромным количеством людей, улаживая спорные вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работ. А вся сущность работы менеджера состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Разговор с начальником – коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными – по нисходящей, разговор с начальником параллельного отдела – коммуникация по горизонтали. Вопрос эффективных коммуникаций также важен для менеджеров, как и вопрос принятия решения.

От умения общаться с  подчиненными зависит, прежде всего, будущее предприятия, а вмести с ним и будущее отдельно взятого сотрудника.

Глубоко осмысливая коммуникационные процессы на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту  случаев неэффективной коммуникации и становиться лучшими ее участниками.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Конституция Украины: по состоянию на 8 дек. 2004 г. – Луганск: «Тандем-плюс», 2005. – 48 с.
2. Robert L., Katz. Management of the Total Enterprise (Englewood Cliffs, № 1.Prentice-Hall, 1970), p. 13. 
3. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента / Пер. с англ. – М.: Дело. 1992. С. 181. 
4. Бодди Д., Пейтон Р. Основы менеджмента: Пер. с англ. / Под ред. Ю.Н. Каптуревского. – СПб: Издательство «Питер». 1999. С. 289–290.
5. Батаршев А. В. Организаторские и коммуникативные качества личности. – Таллинн: Регалис, 1998. – 521 с.
6. Коротков Э. М. Концепция менеджмента. – М.: ДЕКА, 1998. – 224 с.
7. Роджерс Э. Коммуникации в организациях. - М.: Дека, 1980. – 276 с.
8. Кулицкий С. П. Основы организации информационной деятельности в сфере управления. – М.: ООО Изд-во «Яуза», 2001. – 320 с.
9. Трейси Д. Менеджмент с точки зрения здравого смысла. – М.: ГУ ВШЭ, 1993. – 240 с.
10. Тарасов А. Н. Психология лжи. – М.: НФРА-М, 2005. – 327 с.