Сущность управления как информационного процесса

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального образования

 

«Санкт-Петербургский  государственный

университет ГРАЖДАНСКОЙ АВИАЦИИ»

 

Заочный Факультет

Кафедра № 20 Менеджмента

 

Курсовая работа по дисциплине

ОСНОВЫ МЕНЕДЖМЕНТА

 

Тема: Сущность управления как информационного процесса

Выполнил (а):

                                       (Фамилия, имя, отчество)

Студент (ка)

                                                         

группа _________ № зачет. книжки Подпись__________________________________

 

 

 

Преподаватель: Бабко Александр Тихонович

                                                 (Фамилия, имя, отчество)

Должность: __________________________________

                                               (уч. степень, уч. звание)

Оценка: ______________ Дата: _________________

Подпись__________________________________

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2011

 

Содержание

 

 

ВВЕДЕНИЕ

С момента основания организация непрерывно совершенствует свои продукты или предлагает дополнительные услуги, чтобы привлечь новых потребителей и поддержать конкурентоспособность, а также занимается непрерывным поиском новых направлений повышения прибыльности от реализации своей деятельности.

В современном мире одним  из таких направлений стало повышение  эффективности информационного  процесса, которое позволяет снизить  время прохождения информации по каналу связи, увеличить ее достоверность  и актуальность, тем самым преувеличивая доходность предприятия.

Темой данной работы является сущность управления как информационного  процесса.

Актуальность выбранной  темы бесспорна: без осознания бизнесом положительных экономических результатов  от оптимизации информационных процессов организации, руководитель не будет в достаточной степени мотивирован в ее применении, что способно привести к значительным информационным и денежным потерям.

Основными проблемами данной темы являются выявление нарушений  в информационном процессе- шумы и  способы их устронения.

Целью данной работы является анализ информационных процессов и шумов в них на примере ЗАО «Нордавиа», а также выдача рекомендаций по их оптимизации.

Для осуществления поставленной цели необходимо выполнить следующие  задачи и исследовать:

1. Сущность управления.
2. Основные характеристики информационного процесса.
3. Наука семиотика и уровни информационного процесса.
4. Нарушения в информационном процессе – шумы.
5. Основные характеристики информационного процесса в компании ЗАО «Нордавиа», источники шумов и способы их нивелирования. 

И на основе полученных данных дать рекомендации руководству компании по методам оптимизации информационного  процесса.

 

1. СУЩНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ

Управление, хотя и играет вполне определенную роль в организации, тем не менее, пронизывает всю организацию, касаясь и затрагивая практически все сферы ее деятельности. Однако при всем многообразии взаимодействия управления и организации можно достаточно четко установить границы деятельности, которая составляет содержание управления, а также достаточно четко определить субъектов управленческой деятельности — менеджеров.

Управление организацией предстает в виде процесса осуществления  определенного типа взаимосвязанных  действий по формированию и использованию  ресурсов организации для достижения ею своих целей. Управление не эквивалентно всей деятельности организации по достижению конечных целей, а включает в себя только те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности, с целевой ориентацией различных видов деятельности и т.п. (Рис. 1).

     Рис. 1. Место  процесса управления в организации

Функция управления - это обособившийся вид управленческой деятельности. Функцией   в   менеджменте   называют   особый   вид    управленческой деятельности,  с помощью которой субъект   управления   воздействует   на управляемый объект. Функция менеджмента отражает  содержание  процесса  управления,  вид управленческой деятельности,   совокупность    обязанностей    субъекта управления. [4]

Содержание и набор  действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от типа организации (деловая, административная, общественная, образовательная, армейская  и т.д.), от размеров организации, от сферы ее деятельности (производство товаров, оказание услуг), от уровня в управленческой иерархии (высшее руководство, управление среднего уровня, нижний уровень управления), от функции внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и еще от многих факторов. Однако несмотря на все разнообразие, как на это обратил внимание еще в 1916 г. А. Файоль, для всех процессов управления в организации характерно наличие, в общем-то, однородных видов деятельности. Общие функции управления являются обязательными для успешной работы любой организации. Сюда входят: планирование, организация, мотивация и контроль.

Можно сгруппировать  все виды управленческой деятельности в четыре основных функции управления: 1) планирование, заключающееся в выборе целей и плана действий по их достижению; 2) функция организации, посредством которой происходит распределение задач между отдельными подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними; 3) руководство, состоящее в мотивировании исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей; 4) контроль, заключающийся в соотнесении реально достигнутых результатов с теми, которые были запланированы.[3]

Проходящий  в организации информационный процесс  поддерживает реализацию каждой функции управления. Как уже отмечалось, каждая функция управления реализуется в тесном взаимодействии с другими функциями. Это наглядно прослеживается в планировании, которое немыслимо без определенных организационных форм, без необходимой увязки показателей (элемент координации), без анализа, учета и контроля отклонений от намеченной цели.

Рассмотрим  информационный процесс в рамках 4 основных функций управления.

Первый этап планирования заключается в исследовании внутренней и внешней среды организации, включающий в себя сбор, обработку и анализ информации, полученной от потребителей, клиентов, поставщиков, государственных органов, собственных работников компании. На следующем этапе на основе проанализированной информации определяются направления стратегической деятельности предприятия: цели, задачи, перспективы и пр. Далее разрабатываются долгосрочные, среднесрочные и оперативные планы организации. Анализируются стандарты и нормативная документация, источники финансирования, разрабатывается система контроля. Исследованная информация при организации обеспечивает четкое упорядочение процесса управления в целом, распределение как функций исполнения управленческих решений, так и собственно функций управления, основу рационального построения каждого конкретного органа управления, определения компетенции его структурных подразделений. Информация о потребностях персонала компании и возможностях их реализации является основой функции мотивации.

Для реализации функции  контроля необходимы систематические измерения информации, как в качественном, как и в количественном аспекте. Полученная информация служит для установления масштаба отклонений и дальнейшей корректировки показателей, планов и действий. [3]

 

2. ХАРАКТЕРИСТИКИ ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОЦЕССА

 

Информация — это  совокупность закодированных сведений, необходимых для принятия решений и их реализации. Получение и использование информации является процессом приспособления к случайностям внешней среды и жизнедеятельности объекта в ней.[7]

Можно дать следующую классификацию информации:

• по носителям (электронные, вещественные и т. п.);
• по направлению движения (входящая и исходящая);
• по источнику (внешняя и внутренняя);
• по содержанию (экономическая, правовая, техническая и проч.);
• по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая — нескольких различных);
• по назначению:
• оперативная информация служит для корректировки деятельности организации;
• отчетная предназначается для анализа (она бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и нестатистической);
• по возможности закрепления и хранения:
• воплощенная в материальных объектах;
• фиксируемая на носителях (хранится бесконечно, не подвергаясь искажению, свидетельством чему являются наскальные надписи и рисунки);
• не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно исчезает);
• по степени готовности для использования:
• исходная информация, представляющая совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника впервые;
• по степени важности:
• основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции);
• вспомогательная облегчает работу с основной;
• желательная (без которой, однако, можно обойтись) несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т. п.;
• по полноте:
• частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой;
• комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения;
• по степени надежности:
• достоверная (уровень достоверности — 80—100 процентов);
• вероятностная (уровень достоверности которой менее 80 процентов), что обусловлено: принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения; сомнительными методами работы с ними; случайными или целенаправленными искажениями при передаче и приеме информации;[7]

Информационный процесс — это осуществление всей совокупности следующих элементарных информационных актов: прием или создание информации, ее хранение, передача и использование. [8]

Неотъемлемым элементом любой организации является информационная система, состоящая из совокупности субъектов, осуществляющих прием, передачу, обработку, преобразование, хранение информации, а также процедур, каналов, посредством которых те связаны между собой для выполнения функций управления. Информационная система — это совокупность механизмов, обеспечивающих полное осуществление информационного процесса. Информационные системы существуют в рамках системы управления и полностью подчинены целям функционирования этих систем.

Она обеспечивает информацией систему управления, формируя следующие информационные потоки:

1 — информационный поток из внешней среды в систему управления, который, с одной стороны, представляет собой поток нормативной информации, создаваемый государственными учреждениям в части законодательства, а с другой стороны — поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями, поставщиками;

2 — информационный поток из системы управлении во внешнюю среду (отчетная информация, прежде всего финансовая в государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговая информация потенциальным потребителям);

3 — информационный поток из системы управления на объект, представляет собой совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов;

4 — информационный поток от объекта в систему управления, который отражает учетную информацию о состоянии объекта управления экономической системой (сырья, материалов, денежных, энергетических, трудовых ресурсов, готовой продукции и выполненных услугах) в результате выполнения хозяйственных процессов.

Информационная система накапливает и перерабатывает поступающую учетную информацию и имеющиеся нормативы и планы в аналитическую информацию, служащую основой для функций управления. Движение информации от отправителя к получателю в рамках таких систем состоит из нескольких этапов.

Если построить  цепочку, состоящую из процессов  и процедур, последовательно слева  на право, получится описание во времени процессов преобразования информационного ресурса в информационный продукт. Формирование информационного ресурса осуществляется в процессе «Получение» и начинается с процедуры «Сбор», отображающей предметную область (параметры, характеристики, состояние объекта управления). Собранная информация должна быть соответствующим образом подготовлена (осмыслена, структурирована, проверена на полноту, достоверность, непротиворечивость и т.д.). После подготовки и проверки информация может быть передана для преобразования традиционными способами (телефон, курьер, почта, телеграф), а может быть подвергнута алгоритму преобразования в данные.[7]