Роль информации в системе управления

Одна из важных функций документа - культурная. В данной функции он выступает в роли средства закрепления и передачи культурных традиций. Культурная функция наиболее эффективно выполняет комплекс документов.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе реализации управления, как бы наиболее больший массив документации. Управление может быть эффективно лишь при наличии новой, актуальной в том числе опережающей информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, - их оперативный характер. Особенно это сказывается в критических ситуациях.

Документы, обладающие управленческой функцией, содержат необходимое количество информации. Поэтому их роль очень велика в информационном обеспечении управления.

Правовая функция - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Существует два вида категорий документов, наделенных правовой функцией:

1. Изначально обладающих ею;

2. Приобретающие их на время.

К первой категории относятся документы устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия.

Ко второй категории относятся все документы, которые могут быть использованы как доказательство в суде, арбитраже и органах управления.

По моим представлениям, любой документ может выступать в качестве доказательства и соответственно быть наделенным правовой функцией.

Функция учета ближе всего стоит к социальной, но если социальная функция закрепляет какую-то качественную определенность, то функция учета дает количественную характеристику информации. Она есть функция регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации.

Еще в древности документы в ответ на (приобретение) потребность в учете земли, урожая, скота, населения, долгов и т. д. Со временем роль учета возросла, в первую очередь учета и контроля за производством и распределением.

А вот роль как исторического источника документа, нет необходимости объяснять само слово “история” (говорит) дает понять.

Также хотелось отметить о реквизитах документа. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называют реквизитами. К ним относятся - наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и другие не менее значительные элементы. Разные документы состоят из разных реквизитов. Число их характеризующих документ определяется целевым назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Кроме реквизитов документ могут охарактеризовать следующие особенности, как оригинальность и подлинность или подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, ее качество, цвет, способ изготовления и другие атрибуты документа.

Есть документы, для которых  число реквизитов строго ограничено. Особенно это касается финансово-торговых операций и документов, характеризующих личность установленную законодательством.

 Каждый документ имеет  своего автора. Автором может  выступать учреждение или юридические  и физические лица и государство.

Торгово-оперативная информация характеризует выполнение основных функций предприятия (закупка товаров, состояние и уровень товарных запасов, объем продажи товаров, планирование и расчеты по хозяйственному обслуживанию и строительству и т. д.), а также финансово-экономическое состояние системы управления, изучение спроса. Эта информация необходима преимущественно для планового, торгового отделов, бухгалтерии, отдела организации торговли.

На высшем уровне управления торговлей используется, кроме того, бюджетно-статистическая информация (распределение населения по уровню дохода, полу и возрасту, потребление товаров отдельными группами населения и т. д.).

Важное значение для организации процесса управления имеет нормативная информация, источником которой являются научно обоснованные нормативы, отражающие различные процессы, происходящие в торговле.    

Документ является основным носителем фиксированной информации о различных сторонах деятельности торгового предприятии.  Совокупность однородных но функциональному назначению и взаимосвязанных документов называется документацией.

Практически любая операции процесса управления, связанная с подготовкой и принятием решения, организацией его исполнения, не обходится без подготовки, оформления, обработки и хранения разнообразных документов. Так, товаровед торгового отдела оптовой базы в среднем в день обрабатывает и готовит семь документов, содержащих около 24 тыс. знаков, товаровед розничного торгового предприятия — до десяти документов, содержащих 4,5 тыс. знаков. Работа с документами занимает от 45 до 70 % рабочего времени руководителей и специалистов торговли.

В процессе управления различными сторонами деятельности торговых организаций и предприятий возникает поток документов, последовательность прохождения которых с момента их возникновения или получения до исполнения или отправки носит названых документооборота.

Правильная организация документооборота, грамотное и логичное составление документов — необходимые условия усиления оперативности, гибкости, маневренности управления торговлей.

Документы могут быть классифицированы по разнообразным признакам.

Анализ полезности информации предполагает установление степени ее необходимости и достаточности для практического использования, своевременности поступления, надежности и достоверности для данного уровня управления и класса решаемых задач.

В действующих организационных структурах на основе распределения прав и обязанностей в системе управления оценивается потребность в информации для принятия решений во всех звеньях системы управления.

Анализ затрат на информационное обеспечение предполагает оценку материальных, финансовых ресурсов и времени на сбор, поиск, обработку и передачу информации, определение периодичности обновления массивов данных.

Анализ степени агрегирования информации и образования документов позволяет оценить рациональность сложившегося уровня агрегирования информации в разных звеньях управления, а также уровень соответствия массивов информации составу и содержанию принимаемых управленческих решений.

Анализ полноты информационного обеспечения данной системы управления и его соответствия информационному обеспечению систем управления других уровней направлен на разработку модели информационной системы данного объекта управления и его связей с другими системами. Эта задача может быть решена только на базе создания автоматизированных систем управления торговлей.

Следует выяснить причины составления деловых писем, их необходимость. Например, зачастую не вызваны необходимостью препроводительные письма, письма-запросы, а информационные письма, как правило, не требует ответа.

Особого внимания требует изучение не только взаимосвязи, но и взаимообусловленности документов. Так, во исполнение постановлений, приказов вышестоящих   органов   управления   торговли,   а   также распоряжений, приказов непосредственного руководства данной системы управления, как правило, возникает поток информации, дублирующий документы. 

Фиксируется степень использования документа (однократность или многократность документирования одних и тех же вопросов).

Проектирование информационного обеспечения систему управления осуществляется на базе материалов, полученных в результате анализа, и включает систему документопотоков, формы документа, организацию делопроизводства, систему сбора и передачи информации.

Основой проектирования документопотоков в подразделении следует считать разработку проекта рационализации. При этом снимаются дублирующие потоки информации, отдельные реквизиты документов, уточняются маршруты их движения, составляется документограмма предполагаемого состава документов в сопоставлении с действующим положением. Основной метод проектирования – составление макетов документов.

При проектировании делопроизводства в торговле необходимо учитывать специфику документационного обеспечения деятельности данной системы управления, а также необходимость централизованного делопроизводства в аппарате управления, что позволит достичь единообразия в формах документов и методах их обработки, повысить уровень механизации операций по делопроизводству.

2.3 ИНФОРМАЦИЯ, НЕОБХОДИМАЯ ДЛЯ СОЗДАНИЯ

МАТЕРИАЛЬНОГО БОГАТСТВА

Предприятия получают деньги не потому, что следят за своими затратами, а потому, что создают материальное богатство. Но этот очевидный факт никак не отражается в системе традиционных показателей их деятельности. Студентов, начинающих изучать бухгалтерию, учат, что бухгалтерский баланс отражает ликвидационную стоимость предприятия и тем самым обеспечивает кредиторов информацией, которая пригодится им в самом худшем случае, т. е. в случае ликвидации предприятия. Но предприятия создают совсем не для того, чтобы их ликвидировать. Их создают для того, чтобы они действовали, т. е. создавали материальное богатство, а для этого руководителям необходима информация, на основе которой они смогут принимать обоснованные решения. Им необходимы четыре комплекта диагностических инструментов: базовая информация, информация о производительности, информация об областях специализации и информация о распределении ресурсов. В целом это и есть инструментарий руководителя, позволяющий управлять действующей компанией.

Базовая информация

Самые старые и наиболее широко используемые диагностические инструменты управления — прогнозы денежных потоков и ликвидности, а также такие стандартные показатели, как отношение запасов дилеров к продажам новых машин; покрытие процентов по выпуску облигаций прибылью и соотношение между дебиторской задолженностью, просроченной более чем на шесть месяцев, общей дебиторской задолженностью и продажами. Их можно уподобить пульсу, температуре, кровяному давлению и другим параметрам, интересующим врача при первом обследовании пациента. Если все они в норме, то не дают никаких сигналов. Если же нет, значит, существует проблема, которую нужно выявить и устранить. Эти показатели можно назвать базовыми.

Информация о производительности

Второй набор инструментов для диагностики компании позволяет оценить производительность (отдачу) ключевых ресурсов. Самый старый из этих инструментов, используемый еще со времен Второй мировой войны, — производительность физического труда. Сейчас постепенно разрабатываются показатели (пока еще очень примитивные) производительности умственного труда и производительности труда в сфере услуг. Однако измерение производительности лишь труда работников, будь то «синие» или «белые воротнички», уже не обеспечивает нас адекватной информацией. Нам необходимы данные о совокупной производительности факторов производства.

Этим и объясняется рост популярности анализа экономической добавленной стоимости (economic value added, EVA). EVA делает очевидным давно известный факт: то, что мы обычно называем прибылью, — деньги, остающиеся для обслуживания собственного капитала, — часто вообще прибылью не является*. До тех пор пока компания не получит прибыль, превышающую ее затраты на привлечение капитала, она работает в убыток. Неважно, что при этом она платит налоги, как действительно рентабельная организация. Она все равно возвращает экономике меньше, чем забирает у нее в качестве ресурсов. Пока объявленная прибыль не превысит затрат на привлечение капитала, компания не будет полностью рентабельной. До этих пор компания будет не создавать материальное богатство, а уничтожать его. Между прочим, при анализе EVA оказывается, что за весь период после Второй мировой войны рентабельными были не столь уж многие американские компании.

Измеряя стоимость, добавленную ко всем затратам, включая затраты на привлечение капитала, EVA, по сути, измеряет производительность всех факторов производства. Сама по себе она не сообщает нам, почему данные товар или услуга не добавляют стоимости и что в связи с этим необходимо предпринять. Но она показывает, что нужно выяснить и следует ли принимать какие-то особые меры. Кроме того, EVA следует использовать также и для того, чтобы определить, что наиболее эффективно. Она действительно показывает, какой товар, услуга, операция или мероприятие дает необычно высокую отдачу и добавляет необычно высокую стоимость. А мы потом должны спросить себя: «Чем же обусловлены эти достижения?»

Новейший инструмент, используемый для получения информации о производительности, — бенчмаркинг (сравнение собственных показателей с лучшими в отрасли или мире). Бенчмаркинг основан на вполне логичном предположении, что если что-то делает одна организация, то это может делать и другая. И еще он не менее обоснованно исходит из того, что любая компания, которая хочет считаться конкурентоспособной, должна как минимум не отставать от лидера. Взятые вместе EVA и бенчмаркинг обеспечивают тот диагностический инструментарий, который и необходим для измерения совокупной производительности факторов производства и управления ими.

Информация об областях специализации

Третий набор инструментов связан с областями специализации. После того как С. К. Прахалад и Г. Хамел написали новаторскую статью «Основная область специализации корпорации» (The Core Competence of the Corporation, Harvard Business Review, May-June 1990), мы узнали, что лидерство немыслимо без способности делать то, чего другие либо вообще не могут делать, либо делают, но плохо. Оно требует определения основной области специализации, в которой возможен синтез рыночной или потребительской стоимости с уникальными умениями производителя или поставщика.

Примером может служить способность японцев к миниатюризации электроники, уходящая корнями в трехсотлетнюю художественную традицию пейзажной живописи на инро — миниатюрных лаковых коробочках, которые крепились к поясу владельца с помощью нэцкэ — крохотных вырезанных из кости фигурок животных с отверстием посередине. Другой пример — уникальная способность GM успешно осуществлять поглощения, которую она демонстрирует уже 80 лет. Специалисты Marks & Spencer обладают не менее уникальной способностью производить готовые к употреблению фасованные блюда, рассчитанные на покупателей среднего достатка. Но как подойти к выбору сегодняшней области специализации и идентификации будущей, чтобы добиться лидерства на рынке? Как узнать, снижается или повышается конкурентоспособность компании в этой области, сохраняется ли потребность в данной специализации и не нужно ли что-то изменить?