Роль информации в менеджменте

 

5. Внутренняя система информации

 

Для современных организаций  характерна высокоэффективная внутренняя система информации, основанная на использовании новейших технологических  средств. Она состоит из компонентов  обработки информации, внутренних и  внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

Управляющие информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании о использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозо-аналитических расчетов.

В производственном подразделении  организации обеспечивается обобщение информации «снизу вверх», а также ее конкретизация «сверху вниз».

Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на использовании электронно-вычислительной техники.

Повышение эффективности  информационных систем достигается путем сквозного их построения и совместного употребления, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное и полное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить число показателей, уменьшить объем информационных потоков. Информационное обеспечение предполагает

• предоставление пользователям сведений, необходимых для решения научно-производственных задач;
• создание наиболее благоприятных условий для распространения информации;
• проведение   соответствующих административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий.

 

 Информация и, особенно, ее автоматизированная обработка – сложные факторы повышения эффективности производства. Большую роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача в требуемой форме; производство новой числовой, графической иной информации.

В 80-е годы был осуществлен  переход от отдельных управленческих информационных систем к единой внутренней системе сбора, разработки, хранения и представления информации (ВСИ). Произошла переориентация деятельности в сфере обработки информации на обеспечение ее конечной цели: удовлетворение потребностей руководителей на всех уровнях внутрихозяйственного управления. В связи с этим главное внимание уделяется точному формулированию вопросов, возникающих в сфере оперативного управления и получению информации в кратчайшие сроки для принятия необходимых решений. В зависимости от характера и содержания требуемой информации определяются соответствующие технические средства и методы обработки.

Основные принципы и цели внутренней системы информации: 

• определение требований к ее содержанию и характеру в зависимости от целей организации;
• выработка системы хранения, использования, предоставления  информации в условиях централизованного и децентрализованного управления;
• определение потребностей в технических средствах (в том числе  в компьютерной технике) организаций в целом и каждого производственного подразделения;
• разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;
• проведение многовариантных расчетов в процессе разработки  программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;
• автоматизированная обработка и выдача текстовой информации; 
• обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми  средствами связи и коммуникаций в рамках организации в целом и  ее отдельных подразделений;
• автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.

Важными задачами внутренней системы информации являются:      

• координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных  подразделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по организации в целом;
• определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;
• определение основных направлений развития технологии обработки информации.

Уровень потребности каждого  руководителя в необходимой ему информации – трудная задача, решение которой зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих решений.

 

 

Внутренняя система информации выполняет следующие функции:

• определение потребностей каждого руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью;
• определение потребностей в технических средствах организации в целом и каждого менеджера для обеспечения необходимой информацией;
• централизованное планирование затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
• определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации;
• обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
• разработка программных средств, прикладных программ.

 

6. Технология информационной деятельности

 

Технология информационной деятельности включает в себя такие понятия, как материально-техническая база, виды информационной технологии, система ведения записей, носители информации, информационные базы данных, создание пакетов прикладных программ.

Развитие материально-технической базы информационной деятельности можно разбить на несколько этапов.

Первый этап, 50 – 60-е годы, характеризуется созданием и использованием крупногабаритных ЭВМ, появлением и быстрым развитием техники, накапливающей, систематизирующей, обрабатывающей и выдающей информацию; созданием и совершенствованием техники, специализированных систем связи; формированием целевых информационных банков. ЭВМ стали базой информационных систем управления в так называемой макроэлектронной форме.

Второй этап – 70-е годы – характеризуется созданием и использованием микропроцессоров во все более разнообразных производственных, информационных, транспортных и других устройствах. Это направление развития электроники дало толчок созданию и быстрому распространению миниатюрных видов вычислительной техники – мини-, микро- и персональных ЭВМ, что обеспечило возможность накопления и выдачи информации в самых различных формах и разнообразного назначения.

На этапе, охватывающем 80-е и начало 90-х годов, информационные технологии становятся более эффективными, все глубже охватывают как управляемые производственные процессы, так и сами процессы управления, обеспечивают формирование автономных и интегрированных компьютерных систем.

Электронная техника позволяет  экономить управленческие и накладные  расходы; значительно повышает эффективность  проектно-конструкторских работ, обеспечивает эффективное внутрихозяйственное  планирование; заменяет секретарей-машинисток, делопроизводителей; в бухгалтерском  деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление  бескассовых связей с банками  и финансовыми учреждениями.  Во внутрихозяйственной системе информации используют следующие виды вычислительной техники:

• ЭВМ крупногабаритные и персональные;
• микропроцессоры;
• средства телекоммуникаций;
• электронные пишущие машинки, терминальные устройства со устроенной микроЭВМ;
• средства автоматизированной обработки текстовой информации.

В системе оперативного управления производством мини-ЭВМ используются:

• для разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;
• контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;     
• расчета заработной платы;
• контроля за поступлением заказов;
• анализа данных о сбыте продукции;    
• регистрации поступления платежей;
• ведения учета и отчетности.

 

    Виды информационной технологии. При организации сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений могут применяться различные виды информационной технологии:

• сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в форме единого документа и использование центральной  ЭВМ для их агрегирования;
• обработка данных в режиме диалога для  расчета показателей на терминале;
• получение свободного документа, использование машиносчитывающего носителя информации, обработка данных на компьютерах.

Решение вопросов внедрения новых технологий требует комплексного, разностороннего подхода. Важно не только исследовать технико-экономические организационные аспекты проблемы, но и учитывать влияние внедрения новых технологий на положение работника в производственном процессе, в частности, требуется анализ трудовых функций работника, его образа действия, навыков, способностей, условий труда. Представляет большую трудность оценка трудовых и социально-экономических факторов.

Система ведения записей  разрабатывается на основе специальных программ, направленных на облегчение доступа к требуемой информации и использования ее.

К важнейшим видам записей  относятся:

• технологическая документация, чертежи, инженерно-конструкторские расчеты;
• научная документация, опытно-конструкторские разработки, патенты и другая интеллектуальная собственность;
• данные учета и финансовой отчетности, финансовая документация;
• расчеты заработной платы рабочих и служащих;
• тексты контрактов и сопроводительная документация;
• тексты годовых фирменных отчетов и протоколов собраний акционеров;
• данные для осуществления многовариантных расчетов в рамках программ маркетинга по продукту и хозяйственному подразделению;
• данные для разработки планов и показатели планов.

Обычно записи первичных данных делят на две группы:

1. статистические (финансовые) отчетные показатели, а также текстовая информация: доклады, сообщения, отчеты о текущей хозяйственной деятельности фирмы и перспективы развития;
2. составленные на основе информации первой группы предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным подразделениям.

 

 

 

 

7. Носители информации

 

Необходимая информация заносится  на определенные формы – носители информации. Формы могут содержать информацию по организации в целом и каждому подразделению в отдельности. Каждая форма имеет свой перечень статистических данных и фактологической информации, позволяющих произвести детальный экономический анализ состояния и развития хозяйственной деятельности фирмы, разработать и принять необходимые управленческие решения.

Различают следующие виды форм:

• для хранения информации;
• регистрации данных;
• статистической (финансовой) отчетности;
• обследований.

Поскольку потребности в  получаемой информации и ее содержание меняются в зависимости от изменяющихся внутренних условий, возникает необходимость в постоянном уточнении и переработке форм, содержащих первичные данные.

Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность организации в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактологический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы.

Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о  системе их хранения и обновления, а также обоснованной увязки, взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставления данных. Это имеет существенное значение при объединении первичных данных в укрупненные группы (файлы) со своими реквизитами. Базы данных непрерывно обновляются  на определенной систематической основе с учетом требований менеджеров – основных пользователей. 

 Создание пакетов прикладных  программ, разработка стандартных  программных средств организациями,  выпускающими персональные ЭВМ, получили в современных условиях существенное развитие.