Проектирование инновационных изменений с оптимизацией организационной структуры Дополнительного офиса в г. Комсомольске-на-Амуре фил

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

 «Комсомольский-на-Амуре  государственный технический университет»

Институт  дополнительного профессионального образования

Факультет переподготовки специалистов с высшим образованием

 

                                                 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

Проектирование  инновационных изменений

с оптимизацией организационной структуры

Дополнительного офиса в г. Комсомольске-на-Амуре

филиала ОАО Внешторгбанк в г. Хабаровске 
 
 
 
 

                                         Студент    И.В. Зайченко

                                         Группа    4МОс-1

                                         Руководитель    А.Р. Куделько 
 
 
 
 

2006

 

      Введение

     Внешторгбанк  – крупнейший универсальный коммерческий банк России и стран Центральной и Восточной Европы. Региональная сеть учреждений Внешторгбанк представлена свыше 200 филиалами и отделениями, которые в свою очередь имеют десятки дополнительных офисов. По итогам 2005 года ВТБ занимает лидирующие позиции на российском рынке по корпоративным кредитам и векселям, депозитам частных лиц, розничным кредитам и средствам корпоративных клиентов на счетах банка. Безусловно, что достижение таких результатов – показатель эффективного менеджмента, успешной работы сотрудников и высокого уровня технологий банка. Однако, необходимым условием эффективной деятельности любой организации является постоянный мониторинг внешней и внутренней среды с целью выявления проблемных участков и непрерывная инновационная деятельность. В данной работе проводится анализ деятельности дополнительного офиса в г Комсомольске-на-Амуре филиала ОАО Внешторгбанк в г Хабаровске и разработка инновационной стратегии его развития. 

     1 Описание ситуации

     Дополнительный  офис (ДО) в г. Комсомольске-на-Амуре Филиала Банка внешней торговли (открытое акционерное общество)в г. Хабаровске, образован в соответствии с решением Правления Внешторгбанка (Протокол N 36 от 27 июля 1999г.). Доп. офис является внутренним структурным подразделением Филиала ОАО Внешторгбанк в г. Хабаровске, возглавляется начальником ДО, который подчиняется управляющему Филиалом.

     Штатное расписание ДО входит в штатное расписание Филиала Внешторгбанка в г. Хабаровске, утверждаемого Президентом-Председателем Правления Внешторгбанка.

     Основная  задача ДО – реализация политики и стратегии Внешторгбанка в части продвижения банковских продуктов и услуг путем осуществления обслуживания клиентов всех категорий.

     Непосредственное руководство деятельностью ДО осуществляется начальником ДО, который несет персональную ответственность за правильное и своевременное выполнение задач и функций, возложенных на ДО. Начальник и все работники ДО назначаются на должность и освобождаются от должности управляющим Филиалом Внешторгбанка в г. Хабаровске.

     ДО является территориально обособленным подразделением Филиала, предоставляющим клиентам – юридическим и физическим лицам банковские услуги в соответствии предоставления аналогичных услуг в Филиале. В концептуальном виде он представляет собой выделенный «фронт-офис» по работе с клиентами (profit-center), осуществляющий преимущественно продажу типовых банковских продуктов и услуг и выполняющий отдельные бэк-офисные функции.

     ДО не имеет самостоятельного баланса. Вся отчетность по работе доп. офиса формируется Филиалом и является закрытой. Основными показателями деятельности ДО являются сумма остатков на счетах клиентов по вкладам на конец каждого квартала, а также количество выданных пластиковых карт.

     По  состоянию на 01.05.2006 штатное расписание включает 18 единиц (в том числе одна вакансия главного специалиста).

     Данным  составом обеспечивается работа двух подразделений: ДО и операционной кассы вне кассового узла (ОКВКУ), обслуживающих более 300 предприятий, более 5,5 тысяч частных клиентов, 11 банкоматов, 23 тысячи пластиковых карт (ПК).

     С 2004 года количество обслуживаемых предприятий  увеличилось на половину, объем привлеченных вкладов - в полтора раза, ссудная задолженность населения - более чем в 2 раза.

     Позиции Внешторгбанка в регионе весомы (около 48% обслуживания ресурсов корпоративных клиентов, около 6,5% рынка вкладов). При этом штатная численность ДО составляет около 1% от численности банков города.

     Функциональная нагрузка на сотрудников в настоящее время выглядит следующим образом:

     1. Главный специалист (вакансия): направление - клиентская работа:

• подготовка промо-материалов;
• подготовка встреч;
• телефонное общение (назначение встреч, консультации, телефонные продажи, послепродажное обслуживание);
• встречи с клиентами;
• формирование отчетности;
• поручения Начальника ДО;
• отработка запросов и поручений ОРКК;
• отработка запросов и поручений ОКМБ;
• отработка запросов и поручений ОКиАР.

Контрольные функции:

• взносы, выдачи, переводы, ПК, документы по банкоматам, касса, договоры ФЛ, ППЮ/Л и пр.;
• инкассация банкоматов (частично);
• открытие - закрытие кассы (частично);
• последующие проверки специалистов ДО и участков работ;

Розничные продажи:

• зарплатные проекты (продажа, документооборот, заказ, выдача, послепродажное обслуживание, контроль перечислений, отработка ошибок);
• эквайринг (продажа, обслуживание, мониторинг);
• обслуживание ВИП клиентов;
• корпоративные карты юр. лиц;
• потребительское кредитование физ. лиц, и ипотека (частично);
• работа с неразрешенными овердрафтами (частично);
• административное управление;
• функции и должностные обязанности начальника ДО (в отсутствие начальника ДО).

     2. Старший специалист, специалист (частично): направление – операционное обслуживание корпоративных клиентов и валютный контроль.

     Пред- и постоперационная работа:

• формирование выписок,
• подбор проведенных платежных документов,
• сверка отраженной в выписках информации с данными в указанных документах,
• раскладка в клиентской картотеке,
• прием документов от инкассации,
• оформление денежных чеков при необходимости;

     Работа  с клиентами:

• открытие счетов корпоративным клиентам (консультирование, помощь в заполнении предусмотренных договоров, анкет, проверка предоставленных документов на соответствие установленным требованиям, снятие копий их заверение, сканирование и отправка необходимой для согласования информации, при получении положительного решения от юр. отдела, непосредственное открытие счета с заведением в AБC всех необходимых данных по клиенту);
• прием и обработка инкассовых поручений, решений на приостановление операций по счетам;
• прием заявлений на выдачу денежной чековой книжки;
• прием заявлений на предоставление различного рода информации по счетам от их распорядителей, контролирующих, проверяющих организаций.
• мониторинг валютных зачислений (при необходимости, уведомление клиентов о поступлении средств, контроль сроков обязательной продажи экспортной выручки, формирование отчета по легализации, проверка документов по валютному контролю;
• прием платежных поручений ( проверка на правильность оформления, сверка подписей и оттиска печати (при наличии) с карточкой образцов подписей, сканирование, контроль).
• распечатка документов дня, формирование отчета, послед. контроль по проведенным операциям, подготовка к отправке и отправка документов в филиал.
• прием взносов по объявлениям на счета клиентов, выдача средств по денежным чекам со счетов клиентов, проведение инкассации.
• формирование кассовых проводок ДО (подкрепление ОКВКУ, прием подкрепления из РКЦ, отправка излишков в РКЦ, операции по загрузке и выгрузке банкоматов и т.д.;

     3. Ведущий специалист, ведущий специалист, старший специалист, специалист (частично) в ДО, специалист, специалист в ОКВКУ: направление - операционное обслуживание и кредитование частных клиентов.

     Обслуживание  физ. лиц осуществляют 4-е операционных работника: из которых один занимается кредитованием физических лиц, второй отвлечен для осуществления валютного контроля. Таким образом, в течение рабочего дня непрерывным обслуживанием занимаются 2 работника (в ДО), в ОКВКУ - два операционных работника.

     Предоперационная  работа:

• открытие хранилища,
• проверка программного обеспечения,
• обработка документов за предыдущий день.

     Работа  с клиентами:

• открытие вкладов (ввод информации по клиенту, открытие вклада, распечатка договоров, формирование досье, пополнение счета);
• закрытие, переоформление вкладов (проверка окончания срока, квитовка и причисление процентов, расход со вклада, распечатка заявления на расторжение договора счета);
• прием заявлений для осуществления переводов;
• дополнительные взносы, выдачи со счетов;
• выдача поступивших ПК;
• прием заявлений на выпуск личных ПК;
• выдача перевода Вестерн Юнион;
• распечатка документов дня, формирование отчета, последующий контроль по проведенным операциям, проверка на наличие подписей, оформление досье по вкладам, счетам, ПК;
• обработка задержанных ПК, сканирование карточек с образцами подписей, ответы на запросы, проверка принятых доверенностей, завещаний, идентификация анкет клиентов, при необходимости обработка поступивших ПК отбор их по заявкам ОКВКУ, составление описей документов на отправку в филиал;
• консультирование клиентов по кредитам, прием пакетов документов, контроль операций физ.лиц, обслуживание ВИП-клиентов, сверка бух. документов дня за предшествующие дни, последующий контроль указанных документов.

     4. Старший кассир, кассир, кассир в  ДО, старший кассир, кассир в ОКВКУ: направление - кассовое обслуживание клиентов.

     Кассовое  обслуживание физ. лиц и юридических  лиц в ДО осуществляют 4 кассовых работника, один из которых выполняет обязанности зав. кассы.

     Подготовка к работе:

     Для зав. кассы - открытие хранилища, запуск программы, выдача аванса кассирам , по возможности обработка документов за предыдущий день.

     Для кассиров - получение аванса, запуск программы, по возможности обработка  документов за предыдущий день.

     Работа  с клиентами (кассовые работники  ДО):

• прием наличных денег (от юр. и физ. лиц на счета и в пополнение ПК);
• выдача нал. денег (юр. и физ. лицам со счетов и ПК);
• прием платежей по договорам(ВСК, МЭРИКЭЙ, АМВЭЙ и т.д.);
• выдача изготовленных ПК;
• валютно-обменные операции;
• в течение дня пересчет принятых от инкассации сумок с выручкой;
• свод кассы, подбор документов за день;
• проверка представляемых расчетов на установление лимитов остатка кассы, находящихся на обслуживании организаций, проверка порядка ведения кассовых операций, находящихся на обслуживании организаций.

     Кассовые  работники ОКВКУ:

• пересчет доставленной ден. наличности и ценностей;
• выдача нал. денег и прием на счета и в пополнение ПК;
• прием платежей по договорам (ВСК, МЭРИ КЭЙ, АМВЭЙ и т.д.);
• выдача изготовленных ПК;
• валютно-обменные операции;
• свод кассы, подбор документов за день, формирование инкассаторских сумок с ден, наличностью, ценностями для передачи на хранение в инкассацию.

     Зав. кассы:

• прием сумок от инкассации (оформление соответствующих документов, заполнение журналов);
• отправка данных за предыдущий день в филиал (по банкоматам, титульные по кассовым документам и т.д.);
• загрузка кассет банкоматов (пересчет сформированных другими кассирами пачек и корешков в одну кассету 2000 купюр);
• передача для пересчета поступивших сумок в выручкой организаций, контроль за пересчетом сумок;
• загрузка банкоматов;
• обслуживание клиентов;
• закрытие кассы.

     5. Инженер:

• Инкассация банкоматов
• Замена лент в банкоматах
• Тех. поддержка пользователей ДО
• Поддержка клиентов системы "Электронный банк"
• Поддержка клиентов торг. точек пользователей POS - терминалов