Понятие и виды информационных технологий в управлении

 

 

Понятие и виды информационных технологий в управлении. (Клюка Дмитрий Борисович)

 

Усложнение управленческой деятельности, связанное с постоянно возрастающими объемами информации, циркулирующей в учреждении, требует все большего времени для сбора и обработки. К сожалению, на практике руководители часто не справляются с этим постоянно растущим потоком информации, так как не могут выделить из него информацию действительно важную, необходимую и, кроме того, не всегда умеют быстро и качественно проанализировать ее. Поиск нужных сведений обычно занимает много времени, т. к. нет определенных требований к ее обработке и хранению. Управленческие решения часто принимаются при так называемом «информационном дефиците», меняются под влиянием эмоциональных факторов, носят приказной характер, не учитывая реальные возможности и желания коллектива. В связи с этим остро встает вопрос об актуальности проблемы эффективного информационного обеспечения управления учреждениями социального обслуживания населения.

В научных исследованиях и публикациях отражены многие проблемы, связанные с информационным обеспечением управления. Однако до сих пор нет детальных разработок по созданию систем информационного обеспечения управления учреждений социального обслуживания населения.

 

Информационная технология – 1) это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; 2) вычислительная техника и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы.

Информационные технологии в управлении – это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надёжную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств, с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

Цель информационной технологии – производство информации для её анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Информация может использоваться многократно. При этом она постоянно увеличивается, что является отличительной чертой информационных ресурсов от других видов ресурсов. Информация представляет собой совокупность сведений об окружающем мире и протекающем в нем процессах, сообщений, осведомляющих о положении дел или явлений в их взаимосвязи.

Инструментами информационных технологий являются: текстовые процессоры; издательские системы; электронные таблицы; системы управления базами данных; электронные календари; информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, маркетинговые и т. д.) и другие инструменты.

 

Информационные технологии обработки данных применяются для решения хорошо структурированных задач на уровне исполнительской деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации постоянно повторяющихся операций управленческого труда.

Информационные технологии управления используются для информационного обслуживания всех работников организации, связанных с принятием управленческих решений.

Информационные технологии автоматизированного офиса дополняют существующую систему связи персонала предприятия средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Для выработки эффективных управляющих воздействий в организациях требуется создание соответствующих алгоритмов управления и переработка значительных объёмов разнообразной информации. Для того чтобы снизить или полностью исключить степень участия человека в осуществлении той или иной функции управления, требуется создание автоматизированной системы управления.

Автоматизированная система управления – это комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, предназначенный для получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах деятельности организации. Она состоит из нескольких составляющих:

• аппарата управления;
• технико-экономической информации;
• методов и средств обработки этой информации.

При едином использовании вышеуказанных элементов в информационном процессе образуется автоматизированная информационная технология управления.

 

Структура этой технологии состоит из следующих процедур:

1. сбора и регистрации данных (происходит при выполнении различных хозяйственных и управленческих операций);
2. передачи информации (осуществляется различными способами с помощью средств коммуникаций);
3. машинного кодирования (формирование информации в электронном виде путем ввода первичной информации и её обработки);
4. обработки информации (производится с помощью различных программных средств, в итоге формируются результатные сводки, которые отображаются на экране или бумаге);
5. хранения и накопления информации (осуществляется в информационных базах (банках данных) на машинных носителях в виде информационных массивов);
6. поиска информации (т. е. выбор нужных данных; выполняется автоматически с помощью программных средств на основе запроса, составленного пользователем);
7. принятия решения (осуществляется специалистом на основе тщательного анализа результатной информации).

 

Обязательными элементами обеспечения автоматизированной информационной технологии управления являются:

• информационное обеспечение (совокупность проектных решений по объёмам, размещению, формам организации информации);
• техническое обеспечение (включает комплекс используемых технических средств, методические и руководящие материалы, техническую документацию и обслуживающий персонал);
• программное обеспечение (включает общесистемные и специальные программы, инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения и обслуживающий персонал);
• математическое обеспечение (совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач);
• лингвистическое обеспечение (совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц в ходе общения персонала со средствами вычислительной техники);
• организационное обеспечение (комплекс документов, регламентирующих деятельность персонала автоматизированной информационной технологии управления в условиях функционирования автоматизированной системы управления);
• правовое обеспечение (совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при её создании);
• эргономическое обеспечение (совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированных информационных технологий для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности персонала в ней и её быстрейшего освоения).

Автоматизированная информационная технология и автоматизированная система управления позволяют реализовать решение функциональных задач управления, составляющих функциональную часть деятельности организации как системы. Состав, порядок и принципы взаимодействия функциональных подсистем, задач и их комплексов устанавливаются с учётом цели функционирования организации.

Основными требованиями к организации информационного обеспечения являются следующие:

1. системность - удовлетворение информационных потребностей, возникших у специалистов в процессе их деятельности, независимо от сферы ее приложения; систематическое обеспечение информацией всех этапов научно-исследовательских и иных работ; комплексность видов информационного обеспечения с учетом характера деятельности потребителя;
2. полнота - оптимальное количество документов информации, необходимые потребителям для эффективного выполнения стоящих перед ним задач;
3. дифферецированность - обеспечение каждого потребителя информацией, способствующее решения поставленных перед ним задач с учетом комплекса объективных условий (ресурсы рабочего времени, материально - техническая база, важность выполненных работ) и его индивидуальных особенностей;
4. своевременность - совпадение сроков предоставления информации с выполнением потребителем работы, для которой эта информация предназначается.

Таким образом, применение информационных технологий значительно повышает эффективность систем управления: происходит увеличение производительности компьютеров, развитие средств связи, совершенствуется комплексная система автоматизированного управления организацией.

  Роль информационных технологий в управлении.

В современных экономических условиях информационные технологии в организациях присутствуют как необходимый атрибут технологии управления процессом производства товаров и услуг, экономического анализа и принятия управленческих решений.

В современном менеджменте информационные технологии используются во многих сферах управленческой деятельности:

• планировании ресурсов;
• организации бухгалтерского учёта;
• организации снабжения и сбыта;
• взаимодействии с клиентами;
• регулировании потребительского спроса и т. д.

Управление связано с обменом информацией между подразделениями предприятия, а также предприятия с окружающей (внешней) средой. Информация – важнейшая составляющая как производственного, так и управленческого процесса.

Управленческая информация представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического и другого содержания.

Информация, в отличие от других видов ресурсов, не убывает со временем, а, наоборот, накапливается. Значимость информации как ресурса выявляет новые проблемы ее использования и предъявляет новые требования к управлению ею.

Характеристиками управленческой информации являются:

• большой объем;
• сложность обработки;
• многократное использование;
• обновление и преобразование;
• множество источников и потребителей и др.

 

Эти характеристики управленческой информации вызывают необходимость применения современных информационных технологий, упрощающих и ускоряющих работу с ней. Использование информационных систем управления предприятием является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.

Частные задачи, решаемые при использовании информационных систем управления, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий.

Приведем примерный перечень задач, которые должны быть решены при использовании информационных систем управления на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб  
(табл.). В настоящее время перечисленные ниже задачи можно считать общепризнанными.

 

Таблица. Основные задачи информационных систем управления организацией  
(по уровням и службам управления)

Уровни и службы управления	Решаемые задачи
Руководство предприятия	Обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее. Обеспечение контроля за работой служб предприятия. Обеспечение четкой координации работ и ресурсов. Предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации. Формирование полного представления об основных показателях деятельности организации и др.
Финансово-бухгалтерские службы	Полный контроль за движением средств. Реализация необходимой менеджменту учетной политики. Оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей. Контроль за выполнением договоров, смет и планов. Контроль за финансовой дисциплиной. Отслеживание движения товарно-материальных потоков. Оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности.
Управление производством	Контроль за выполнением производственных заказов. Контроль за состоянием производственных мощностей.  Контроль за технологической дисциплиной. Ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты). Оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов.
Службы маркетинга	Контроль за продвижением новых товаров на рынок. Анализ рынка сбыта с целью его расширения. Ведение статистики продаж. Информационная поддержка политики цен и скидок. Использование базы стандартных писем для рассылки. Контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку.
Службы сбыта и снабжения	Ведение баз данных товаров, продукции, услуг. Планирование сроков поставки и затрат на транспортировку. Оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки. Компьютерное ведение контрактов.
Службы складского учета	Управление многозвенной структурой складов. Оперативный поиск товара (продукции) по складам. Оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения. Управление поступлениями с учетом контроля качества. Инвентаризация.