Основні види інформаційних систем в організації

 

 

 

Основні види інформаційних систем в організації

 

 

ПЛАН

 

Вступ.............................................................................................................................3

1. Інформаційні  системи для забезпечення поточних  бізнес-операцій..................4

2. Інформаційні  системи для забезпечення прийняття  управлінських рішень.........................................................................................................................12

3. Інформаційні  системи для забезпечення стратегічних  конкурентноздатних переваг........................................................................................................................15

Висновок ...................................................................................................................18

Список літератури.....................................................................................................19

 

 

Вступ

 

Інформаційна система - взаємозв'язана сукупність засобів, методів і персоналу, використовуваних для зберігання, обробки та видачі інформації в інтересах досягнення поставленої мети.

Інформаційні системи менеджменту (ІСМ) дехто розуміє як синонім ІС, а деякі – як чітко регламентовану систему поставки стандартних звітів. ІСМ розуміється розширено – як коло різних ІС, які забезпечують менеджерам ефективне прийняття рішень відносно розвитку керованого об’єкта.

ІСМ – це більш мобільна система, яка дозволяє менеджерам вільно і оперативно, на своєму робочому місці, використовувати, в залежності від ситуації, спеціальні засоби проектування альтернатив рішення.

Інформаційні системи і організації мають взаємний вплив один на одного. З одного боку ІС повинні приєднатися до організації, щоб забезпечити необхідною інформацією важливі групи усередині організації. У той же час організація повинна усвідомлювати і відкривати себе впливам інформаційних систем, щоб отримати вигоду з нових технологій.

 

 

 

1. Інформаційні системи  для забезпечення поточних бізнес-операцій

 

У вітчизняній літературі часто використовують терміни, "автоматизована система управління", "автоматизовані інформаційні системи", а в закордонної - "інформаційні системи", "інформаційні системи менеджменту". Причому за рубежем за замовчуванням передбачається, що інформаційні системи автоматизовані. Приведемо кілька визначень із сучасних літературних джерел.

Інформаційна система - взаємозв'язана сукупність засобів, методів і персоналу, використовуваних для зберігання, обробки та видачі інформації в інтересах досягнення поставленої мети.

Сучасне розуміння інформаційної системи припускає використання в якості основного технічного засобу переробки інформації персонального комп'ютера. У великих організаціях, поряд з персональним комп'ютером, до складу технічної бази інформаційної системи можуть входити так звані мейн-Фрейм (великі ЕОМ), або супер-ЕОМ. Крім того, технічне втілення інформаційної системи саме по собі нічого не буде означати, якщо не врахована роль людини, для якого призначена вироблена інформація і без якої неможливе її одержання і представлення.

Під організацією будемо розуміти співтовариство людей, об'єднаних спільними цілями і використовують загальні матеріальні та фінансові кошти для виробництва матеріальних та інформаційних продуктів і послуг. У тексті на рівноправних засадах будуть вживатися два слова: «організація» і «фірма».

Економічна інформаційна система (ЕІС) - це сукупність внутрішніх і зовнішніх потоків прямої і зворотного інформаційного зв'язку економічного об'єкта, методів, засобів, фахівців, що беруть участь у процесі обробки інформації і виробленні управлінських рішень.

Інформаційна система (ІС) - це з'єднання інформаційних ресурсів, процесів і людей, що збирають, перетворять і поширюють інформацію в організації. Узагальненою метою ІС є трансформація "сировинних" ресурсів даних в інформаційні "продукти", необхідні конкретним користувачам. Інформаційну систему менеджменту (ІСМ) деякі розуміють як синонім ІС, інші - як чітко регламентовану систему постачання стандартних звітів менеджерам. У сучасній системі знань про менеджмент і про ІС термін "інформаційна система менеджменту" розуміється розширено - як коло різноманітних ІС, що забезпечують менеджерам ефективне прийняття рішень щодо розвитку керованого об'єкта. При цьому ІСМ за замовчуванням розуміється як комп’ютеризована система. (переклад з англ.). (табл.1).

У сфері керування підприємством вітчизняна наука з 1960-х років розрізняє:

- автоматизовані (і автоматичні) системи управління технологічними процесами [АСУТП] ;

- автоматизовані системи організаційного упpавління [АСОУ].

АСУТП упpавляють швидкоплинними пpоцесамиматеpіального виробництва, наприклад, плавкою стали, виробництвом продукту, а АСОУ - в основному повільними пpоцесами взаємодії людей і обладнання в складних комплексах. Можуть існувати й АСУ змішаного типу.

Оpганізаційнеупpавління не може бути автоматичним, рішення отут завжди пpиймають люди, і об'єктами керування отут є не стільки машини й обладнання, скільки колективи людей.

По ступеню алгоритмічного опису пpоцесів керування поділяють АСУ інформаційно-довідкові, інформаційно-радникові, керуючи, а також ті, що самонавчаються.

В 90-Х роках була прийнята така класифікація типів ІСМ:

1. ІСМ забезпечення  поточних бізнес-операцій

2. ІСМ забезпечення  прийняття управлінських рішень

3. ІСМ  забезпечення конкурентноздатних  переваг (табл.1).

 

Табл.1

Інформаційні системи в менеджменті

Рівень	Клас	Сутність
1. ІС для забезпечення  поточних бізнес-операцій	3.1. Системи обробки операцій	Виконують поточну реєстрацію записів про операції й угоди, модернізують бази даних, обробляють ці дані і виводять різноманітні документи, повідомлення, звіти
	3.2. Системи керування процесами	Керують фізичними процесами виробництва продукції, подачі товарів і т. п.
	3.3. Системи автоматизації офісу	Підтримують комунікації, діловодство та продуктивність офісу. Перетворять ручні методи діловодство і традиційні комунікації шляхом збору, обробки, збереження і передачі даних у виді електронних офісних комунікацій. Охоплюють обробку текстів, електронну пошту, друк на робочому столі, організацію телеконференцій, обробку документів
2. ИС для забезпечення прийняття управлінських рішень	2.1. Системи надання інформації	Надають менеджерам визначені і регламентовані повідомлення (звіти, довідки) про поточні бізнес-операції
	2.2. Системи підтримки прийняття рішень	Надають менеджерам спеціальний набір діалогових засобів проектування і вибору альтернатив для використання в не програмувальних ситуаціях. Стандартні засоби генератора підтримки рішень менеджер пристосовує до власного унікального стилю. На стадії перевірки вибору альтернативи можуть використовуватися експертні системи.
	2.3. Інформаційні системи керівників	Обслуговують менеджерів вищого рівня з метою формування критичної інформації у вільних форматах (за бажанням самих менеджерів). На вибір вищих керівників інформують про ключові фактори, що впливають на досягнення фірмою своїх стратегічних цілей. Можливе використання експертних систем.
3. ІС для забезпечення стратегічних  конкурентно-здатних переваг	ІС для залучення й утримання клієнтів, закріплення постачальників, і т. п.	Залучають клієнтів (від конкурентів) і закріплюють постачальників унікальним комфортним інформаційним обслуговуванням. Широко використовують миттєвий доступ до внутрішніх і зовнішніх баз даних. Можливе використання експертних систем.

 

 

 

 

 

 

 

Щоденні операції генерують багато даних, і системи здійснення угод та операцій потребують необхідного базового опрацювання цих даних. Хоча такі системи не дуже допомагають в прийнятті операційних, планових або контрольних рішень, вони перетворюють постійно зростаючу масу необхідних операцій і угод у кероване завдання. Крім того, вони значною мірою забезпечують необхідними даними системи, що безпосередньо підтримують операційні, планові і контрольні рішення.

Раніше офісний персонал регулярно реєстрував ці угоди й операції в бухгалтерських документах. Оскільки ця робота була рутинною, стомлюючою і супроводжувалася помилками, але залишалася необхідною, то вона стала одним з перших напрямів комерційного застосування комп'ютерів. Типові системи здійснення угод і операцій ведуть загальний бухгалтерський облік: рахунків до оплати, рахунків до одержання, платіжних відомостей, інвентаризаційних відомостей тощо.

Системи здійснення угод і операцій побудовані на стандартній моделі. Якщо операція або угода відбувається, вони повинні фіксуватися і бути підготовленими до опрацювання. Це є першою частиною моделі. Друга частина складається із затвердження угоди або операції. Один тип затвердження полягає в перевірці помилок в окремих угодах, таких, як пропуск даних і перевищення дозволеної ціни. Перевіряються також певні аспекти груп угод або операцій. Операції часто відбуваються в групах, і загальна сума операцій у групі має дорівнювати груповому результату. Такі групи можуть містити тільки один тип операцій. Процес затвердження дозволяє переконатися, що по всіх угодах або операціях своєчасно проведені платежі.

Третя частина моделі полягає у реєстрації і записі угоди або операції. Тут вони використовуються, аби упорядкувати відповідні записи й облікові документи.

І нарешті, системи здійснення угод і операцій включають звітність. Деякі звіти можуть краще "підходити" для управлінської інформації операційного контролю або прийняття рішень на рівні підрозділів/одиниць. Звітність підтверджує зареєстрований результат або виявляє іншу угоду чи операцію.

ІСМ забезпечення поточних бізнес операцій:

- системи  обробки операцій – виконують  записи про операції, опрацьовують  дані, виводячи різні звіти (для  реєстрації поточних бізнес-операцій)

- системи  управління процесами – керують  фізичними процесами виробництва  продукції, подачі товару, матеріалів.

- системи  автоматизації офісу підтримують  комунікації, продуктивність офісу.

Оперативний контроль зазвичай має справу з рутинними, постійно повторюваними операціями, виконуваними працівниками нижчого рівня, для проведення яких вже попередньо були створені необхідні процедури і правила. Рішення, що приймаються на рівні оперативного контролю, покривають короткий проміжок часу. Завдяки оперативному контролю забезпечується впевненість керівництва, що всі специфічні завдання і процедури виконуються ефективно.

Інформаційна система оперативного рівня підтримує фахівців-виконавців, обробляючи дані про угоди і події (рахунки, накладні, зарплата, кредити, потік сировини і матеріалів). Призначення ІС на цьому рівні - відповідати на запити про поточний стан і відслідковувати потік угод у фірмі, що відповідає оперативному управлінню. Щоб з цим справлятися, інформаційна система повинна бути легкодоступною, безперервно діючої і надавати точну інформацію.

Прикладом системи обробки економічної інформації, пов'язаної з операцією продажу товарів фірмою, є створення вихідного документа для покупця (чека або квитанції), а також перевірка на відповідність нормативу рівня запасів зазначених товарів на складі і при його зменшенні видача замовлення постачальнику із зазначенням необхідної кількості товару і строків поставки.

Прикладом контрольного звіту може бути щоденний звіт про надходження і видачу готівки коштів банком, що формується з метою контролю балансу готівкових коштів. Запит в файл персоналу бази даних може мати на меті одержання даних про вимоги, що висуваються до кандидатів на заняття певної посади.

Завдання, цілі та джерела інформації на операційному рівні заздалегідь визначені і у високому ступені структуровані. Рішення запрограмоване у відповідності із заданим алгоритмом.

Інформаційна система оперативного рівня є сполучною ланкою між фірмою і зовнішнім середовищем. Якщо система працює погано, то організація або не одержує інформації ззовні, або не видає інформацію. Крім того, система - це основний постачальник інформації для інших типів інформаційних систем в організації, так як містить і оперативну, і архівну інформацію.

Відключення цієї ІС привело б до незворотних негативних наслідків.

Приклади інформаційних систем оперативного рівня:

    бухгалтерська;

    банківських депозитів;

    обробки замовлень;

    реєстрації авіаквитків;

    виплати зарплати і т. д.

Системи здійснення угод і операцій функціонують у двох режимах - групового і реального часу. Групова система зберігає угоди або операції до певного часу і потім здійснює опрацювання всіх акумульованих у групі операцій. Система реального часу обробляє кожну операцію, в міру її проведення. Хоча такі системи часто мають справу з дуже швидкоплинними процесами, будь-яка з них може сприйняти операції, обробити їх і повернути результати ініціатору досить швидко, щоб впливати на поточну діяльність і відповідати своєму призначенню та назві.

Системи здійснення угод і операцій часто поєднують два підходи. Навіть якщо вони фіксують і готують операції для обробки в режимі реального часу, запис і звітність здійснюються у груповому режимі. Зафіксовані операції збираються до певного часу і потім відразу записуються системою. Наприклад, автомати фіксують, частково затверджують і акумулюють операції в комп'ютерах місцевого підрозділу, протягом дня. Наприкінці робочого дня операції пересилаються в центральний комп'ютер для подальшого затвердження, запису і підготовки звітності груповим способом.

Системи здійснення угод і операцій прямо підтримують використання специфічної і стимулюючої інформації. Вони також готують засоби для важливих стратегічних ініціатив. З розвитком нових технологій будуть опрацьовані нові шляхи, щоб зробити ці системи важливими стратегічними інструментами. Так, ці системи є найдавнішим прикладом використання комп'ютерів, але вони усе ще не втратили актуальності з точки зору прибутковості їх нового застосування.

 

 

 

 

 

 

2. Інформаційні системи  для забезпечення прийняття управлінських  рішень.

 

Систему, що реалізує функції управління, називають системою управління. Найважливішими функціями, реалізованими цією системою, є прогнозування, планування, облік, аналіз, контроль і регулювання.

Управління пов'язане з обміном інформацією між компонентами системи, а також системи з навколишнім середовищем. У процесі управління одержують відомості про стан системи в кожен момент часу, про досягнення (або не досягненні) заданої мети для того, щоб впливати на систему і забезпечити виконання управлінських рішень.

Таким чином, будь-якій системі управління економічним об'єктом відповідає своя інформаційна система, яка називається економічною інформаційною системою.

Управлінські ІС мають украй невеликі аналітичні можливості. Вони обслуговують управлінців, які потребують щоденної, щотижневої інформації про стан справ. Основне їх призначення полягає у відстеженні щоденних операцій у фірмі і періодичному формуванні строго структурованих зведених типових звітів. Інформація надходить із інформаційної системи операційного рівня.

На верхньому, стратегічному рівні керування - менеджери вищої ланки керівництва організації (глава фірми і його заступники). Основне їхнє завдання - стратегічне планування діяльності фірми на ринку і координація внутрішньофірмової тактики управління.

На середньому, функціональному, рівні - менеджери середньої ланки і фахівці (начальники служб, відділів, цехів, начальник зміни, ділянки, наукові співробітники і т.ін.). Основне завдання - тактичне управління фірмою при вирішенні основних функцій у заданій сфері діяльності.

На нижньому, операційному, рівні - виконавці і менеджери нижчої ланки (бригадири, інженери, відповідальні виконавці, майстри, нормувальники, техніки, лаборанти і т. п.). Основне завдання - оперативне реагування на зміну ситуації. На всіх рівнях управління працюють як менеджери, що здійснюють тільки загальні функції, так і менеджери-фахівці, які реалізують функції управління в сфері своєї компетенції.

Характеристики управлінських інформаційних систем:

    використовуються для підтримки  прийняття рішень структурованих  і частково структурованих задач  на рівні контролю за операціями;