Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании

 

 

Паничкина С.Н., Дресвянская К.В. статья «Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании», ведущее издание для профессионалов, рубрика: обеспечение жизнедеятельности офиса. Электронная версия журнала «Справочник секретаря офис-менеджера» - [Электронный ресурс]. Режим доступа - http://e.sekretariat.ru/magazine/archive/fascicle172/1228/ (Дата обращения: 28.03.2013)

 

//…Итак, ваш начальник собрался в командировку или очередной отпуск и перед вами поставлены нелегкие задачи – выбор гостиницы, бронирование авиабилетов, оформление визы и многое другое. Что делать в такой ситуации? Связываться напрямую с гостиницами, тратить свое время на поиски в Интернете, искать подходящую турфирму?

Бронирование номера напрямую через гостиницу

Бронирование  гостиницы напрямую удобно, если ваши коллеги часто летают в одно и  то же место либо предпочитают останавливаться  в определенной гостинице. Целесообразней всего в этом случае заключить  договор с сетью гостиниц, в которых для ваших сотрудников будет предоставлен специальный тариф с условием неоднократного размещения. Для бронирования вам необходимо отправить факс с указанием даты, Ф.И.О. сотрудников, категории и количества номеров, дополнительных услуг и пожеланий. После подтверждения бронирования от гостиницы следует оплатить проживание. Однако покупку авиабилетов и оформление виз придется производить через других посредников. Что делать, если один из сегментов тура не подтвердится? Самостоятельное бронирование гостиницы за рубежом требует знания порядка въезда в РФ и выезда из нее, так как при пересечении границы потребуется загранпаспорт. Здесь чаще всего и возникают проблемы, ведь срок действия загранпаспорта для получения визы в каждой стране разный (см. Приложения).

Для оформления визы необходимо предоставить:

• заграничный паспорт;
• 2 фотографии 3 х 4;
• справку с места работы на бланке с печатью, с указанием годового дохода или гарантийное письмо от лица или организации, оплачивающих тур;
• заполненную анкету;
• справку из института (для студентов);
• при наличии недвижимости, оформленной на ваше имя, желательно предоставить ксерокопии свидетельств о собственности или техпаспорт автомобиля.

В каждой стране свои порядки и правила по приему туристов. Оформление визы производится в соответствии с правилами посольства при бронировании и оплате отеля на весь срок поездки. Стоимость визового обслуживания складывается из стоимости оформления приглашения и оформления визы. Консульский сбор посольства оплачивается дополнительно. Также надо знать правила авиаперевозчиков, учитывать возможное повышение стоимости и проблемы с наличием мест в пиковые даты. Это большой объем информации, который не так легко запомнить.

Самостоятельное бронирование гостиницы через Интернет

Существует  множество сайтов, предлагающих свои услуги по бронированию гостиницы. В  настоящий момент в результате бурного  развития интернет-технологий в туризме  появились так называемые “виртуальные турагентства”, специализирующиеся на электронной продаже туристических услуг. В крупных агентствах широко представлена информация по отелям всего мира. Правда, некоторые из них предоставляют информацию только по конкретным странам. С виду схема бронирования on-line проста – выбрал, забронировал, получил счет, оплатил. Однако еще не все виртуальные системы бронирования профессионально налажены. Один из наиболее популярных вариантов бронирования гостиницы через Интернет предложит вам произвести следующие действия.

1. Заполнение и отправление заявки.
2. Оплату проживания переводом денег на счет туристического агентства.
3. Подтверждение бронирования платежной карточкой или гарантийным письмом об оплате услуг по бронированию.

В редких вариантах  для бронирования гостиницы через  Интернет не потребуют кредитной  карты, а резервирование номера будет абсолютно бесплатным. В этом случае оплату за проживание вам предложат произвести непосредственно по факту прибытия. Если вы знаете название гостиницы, в которой хотите забронировать номер, выберите ее из списка гостиниц. Далее выбирайте нужную категорию номера. Ознакомившись с правилами бронирования, заполните форму заказа. Если вы не знаете названия гостиницы, то по названию города, категории номера и стоимости выбирайте гостиницу из предложенного списка. Так же, как и в предыдущем варианте, вам нужно ознакомиться с правилами бронирования и заполнить форму заказа. Заполненный бланк отправляется автоматически, и далее вы получаете запрос на подтверждение заявки по электронной почте. Это делается во избежание ошибочного бронирования. При успешном бронировании вам присылают ответ с подтверждением наличия мест в гостинице и счет на оплату. При получении оплаты вам обязаны прислать ваучер, который является легальным документом, подтверждающим ваше бронирование и оплату предоставляемых услуг. В ваучере указывается, в какие дни и в какой гостинице вы будете проживать.

В некоторых  случаях забронированный номер  в гостинице на сайте означает, что предоставленная вами информация передается менеджеру турагентства. Менеджер турагентства в ближайшее время свяжется с вами. Бывают и расхождения в стоимости запрашиваемой гостиницы с подтвержденной стоимостью, причиной этому – устаревшая информация на сайте. В большинстве случаев на сайте указываются контрактные цены, которые действительны только в указанный период. Аннуляция заказа без штрафа чаще всего проводится не позднее чем за 3 дня до даты заезда. Возможность бронирования дешевых гостиниц в большинстве интернет-систем отсутствует. На некоторых сайтах представлены дополнительные услуги: экскурсии, страхование, аренда автомобиля, бронирование авиа- и железнодорожных билетов. Но такую важную информацию, как погода в стране, разница во времени, государственный язык, местная валюта, культура страны, ее религия и традиции, к сожалению, на сайтах размещают редко.

Самые популярные онлайновые службы бронирования: All-hotells – бронирование гостиниц в любой стране мира со скидками. Accor – сеть бронирования гостиниц группы Аккор. Гостиницы сочетают среднюю стоимость, неплохой комфорт и хорошее расположение. Hotel Guide – сеть бронирования гостиниц. BSR Hotels – сеть в 20 500 гостиницах во Франции. Expedia – крупнейшее электронное турагентство, содержащее предложения по десяткам тысяч отелей во всех странах мира. “100 дорог” – универсальный портал с данными по крупнейшим гостиничным базам мира, в котором представлено 150 стран, более 100 тыс. отелей. Ukraine-Hotel – портал “Все гостиницы Украины” содержит полную информацию по более чем 500 отелям, гостиницам и санаториям страны.

Бронирование гостиницы через туристическую фирму

Это самый распространенный, наиболее простой и удобный метод. При правильном подборе туристического агентства вам будет предоставлена  не только полная информация о всех стадиях вашего путешествия, будь то командировка или просто очередной отдых, но и достоверные данные о качестве обслуживания в выбранном отеле и всевозможных скидках. Получить данную информацию можно двумя способами. Напрямую связавшись с менеджером запрашиваемого направления или подобрав нужный тур на сайте турфирмы и оформив заявку на бронирование в режиме реального времени.

Но при использовании  данного метода требуется максимальное знание туроператора. Секретарь или  офис-менеджер должен собрать необходимые  сведения об интересующей организации. Наиболее активной формой сбора сведений об интересующих услугах является непосредственное обращение в туристическую фирму. В целом для получения информации можно обратиться к следующим источникам:

• коммерческие – реклама, Интернет, сотрудники туристической фирмы и т. д.;
• персональные – родственники, друзья, знакомые и т. д.;
• публичные – средства массовой информации (телевидение, радио, газеты, журналы и т. д.).

Собрав необходимые  данные о туроператоре, необходимо правильно оценить полученные сведения. На этом этапе выбора происходит сравнительная оценка и ранжирование разновидностей услуг, о которых удалось получить информацию. Конечно, предпочтение отдается тому туроператору, который наиболее полно отвечает вашим запросам и потребностям. Для правильного выбора туроператора необходимо учитывать следующие критерии, влияющие на качественную организацию туристического продукта, в том числе и бронирование отеля.

1. Надежность компании – большой опыт работы, положительные отзывы постоянных клиентов, отсутствие жалоб и недовольства со стороны клиентов, наличие рекомендаций от различных ассоциаций – МАТА (Московская Ассоциация Туристических Агентств), РАТА (Российская Ассоциация Туристических Агентств), ASTA (American Society Tour Agency) и др.
2. Репутация – это один из важных критериев при выборе туристической фирмы и оценке целесообразности приобретения тех или иных услуг у конкретной компании. Чтобы узнать, заслуживает ли эта компания доверия клиентов, достаточно запросить информацию у партнеров компании – представителей гостиниц, авиаперевозчиков и т. д.
3. Компетентность – компания обладает требуемыми навыками и знаниями для оказания услуг, имеет высококвалифицированных сотрудников.
4. Доверие – определяется репутацией фирмы, ее честностью, гарантиями серьезного отношения к клиенту, отзывами клиентов, размещенными на туристических серверах.
5. Безопасность – компания должна обеспечить безопасность туристов и их защищенность от финансового, морального и физического риска.
6. Рейтинг компании на туристическом рынке – демонстрируется в специализированных туристических печатных изданиях, в независимых исследованиях туристических представителей. Возможно сделать запрос об этом в авиакомпаниях или самостоятельно ознакомиться на их сайтах, если данная информация представлена.
7. Отзывчивость компании – выражается в стремлении оперативно, всегда и везде отвечать на запросы клиента, даже при непривычно высоких запросах.
8. Доступность – контакт с сотрудниками компании должен быть легким и приятным.
9. Понимание – стремление компании как можно лучше понять специфические потребности клиента и реализовывать их.
10. Коммуникация – фирма информирует клиентов о предлагаемых услугах на доступном языке, адаптированном к особенностям целевой группы.
11. Обходительность – это вежливость, уважительное отношение, внимательность и дружелюбие персонала по отношению к своим клиентам.

Крупные компании в поиске туроператора или при  смене настоящего устраивают тендер. При таком методе выбора туроператоры предоставляют полную информацию о  своей фирме в печатном и электронном  виде или в форме устной презентации. От правильно выбранного варианта бронирования, учитывающего особенности вашей компании, зависит хорошая организация отдыха сотрудников и возможность реализовать самые непредсказуемые желания – выбрать страну для традиционного, романтического или экзотического отдыха.

Приложение 1

Сроки действия загранпаспорта для получения визы Страна	Срок действия
Австралия	6 месяцев на  момент подачи заявки
Австрия	3 месяца на  момент выезда из страны
Бенилюкс (Бельгия, Нидерланды, Люксембург)	3,5 месяца на  момент выезда из страны
Великобритания	ограничений нет
Венгрия	6 месяцев на  момент подачи заявки
Германия	6 месяцев на  момент выезда из страны
Греция	6 месяцев на  момент подачи заявки
Израиль	6 месяцев на  момент подачи заявки
Индия	6 месяцев на  момент подачи заявки
Индонезия	6 месяцев на  момент подачи заявки
Иордания	6 месяцев на  момент подачи заявки
Испания	3 месяца и  1 день на момент выезда из  страны
Италия	3 месяца на  момент выезда из страны
Канада	ограничений нет
Кения	6 месяцев на  момент подачи заявки
Кипр	3 месяца на  момент выезда из страны
Малайзия	6 месяцев на  момент подачи заявки
Мальта	3 месяца на  момент выезда из страны
ОАЭ	2 месяца на  момент выезда из страны
Польша	ограничений нет
Саудовская Аравия	6 месяцев на  момент подачи заявки
Скандинавия (Дания, Норвегия, Финляндия, Швеция)	3 месяца на  момент выезда из страны
Сингапур	3 месяца на  момент выезда из страны
Словакия	ограничений нет
США	6 месяцев на  момент получения заявки
Таиланд	6 месяцев на  момент подачи заявки
Тунис	паспорт должен быть действителен на момент выезда из Туниса
Турция	1,5 месяца на  момент выезда из страны
Филиппины	6 месяцев на  момент подачи заявки
Франция	3 месяца на  момент окончания визы
Чехия	3 месяца на момент окончания действия визы
Швейцария	3 месяца на  момент выезда из страны

Приложение 2

Страны, въезд в которые осуществляется без виз Страна	Сроки и условия безвизового пребывания
Антигуа и Барбуда	При наличии  обратного билета и брони на гостиницу
О. Аруба	до 14 дней
Барбадос	до 28 дней
Багамы	при наличии  обратного билета и паспорта со сроком действия свыше 6 месяцев
Кипр, Коста-Рика, Куба, Мальдивы, Шри-Ланка, Ямайка	до 30 дней
Колумбия, Эквадор	до 90 дней
Малайзия	до 7 дней
Азербайджан Армения Белоруссия Казахстан Киргизия Молдавия Таджикистан Туркмения Узбекистан Украина	Без ограничений

Приложение 3

Страны, въезд в которые осуществляется без виз, но при наличии ваучера Страны

Босния и  Герцеговина, Македония, Польша, Хорватия, Югославия

Приложение 4

Страны, визы для въезда в которые выдаются в пункте прибытия Страны

Бахрейн, Гренада, Доминиканская Республика, Египет, Катар, Сирия, Ливан, Маврикий, ОАЭ, Турция, Ботсвана, Джибути, Каморские острова, Сейшельские острова, Сенегал, Таиланд, Мальта…//

Волгина В.И. «Офис-менеджер» - [Электронный  ресурс]. Режим доступа - http://uchebnik-besplatno.com/menedjment-uchebnik/ofis-menedjer.html (Дата обращения: 28.03.2013)

 

//…Общие вопросы:

Необходимость существования  в структуре организации службы организации поездок обычно возникает:

- в компаниях с разветвленной сетью представительств и филиалов – соответственно это частые командировки сотрудников;

- в компаниях с широкой географией поставок сложного оборудования (выезд инженеров);

- в компаниях с широкой географией деятельности и разветвленной дистрибьюторской сетью;

- в случае ведения крупного проекта – по строительству, разработке и освоению месторождения, организации производства "под ключ" и т. д.