Организация и проведение деловых совещаний

Голосование большинством даст вам решения на короткий период времени. Оно может заставить людей принять решение, которое поставит их в выигрышную/проигрышную позицию.

Консенсус означает, что каждый понимает, может поддержать и помочь в выполнении решения, но отдельные участники совещания могут чувствовать, что некоторые вопросы остались неучтенными. Искренний консенсус достигается, когда все участники приходят к единому мнению. Каковы его отличительные черты? Примером могут служить следующие комментарии. «У меня было собственно мнение по вопросу „А“, но я думаю, что это лучший вариант». «Я не сразу был согласен с формулировкой „А“, но я думаю, что она все устроит». «Я не думаю, что формулировка „А“ соответствует нашим критериям на сто процентов, но я готов помогать в ее выполнении». Такого решения достичь трудно, это требует времени. Но, тем не менее, оно рекомендуется, если необходимые изменение требует понимания всех сторон, или если группа достаточно опытна в принятии такого рода решения.

Люди более охотно принимают решение, достигнутое консенсусом. Но процесс часто требует запасной позиции – альтернативы в случае, если консенсус не будет достигнут в определенных временных рамках. Таким образом, консенсус не типичен для ситуаций, в которых требуется срочное решение или в случаях, когда ответственность за решение несет только лидер.

Решение, принятое лидером – это наиболее эффективный способ в ограниченных временных рамках. Примером может служить лидер, объявляющий решение и закрывающий совещание. Важно, чтобы все участники слышали, что их мнения услышаны. Если время позволяет проконсультироваться с остальными, лидер может рассмотреть индивидуальные мнения – наиболее приемлемый способ, если требуется мнение эксперта или избранные представляют мнения акционеров. Также лидер может созвать совещание для сбора мнений – рекомендуется, когда решение является важным для многих людей, когда есть возможность создать совместную деятельность, и общую основу для выполнения.

 

1.3 Особенности организации деловых совещаний

Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимости совещания ведущий должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения. Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения относительно комплексных вопросов. Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания: решение высшего руководителя; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, ее можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников.

Во время подготовки повестки дня необходимо определить:

1. тему соответствующего совещания и содержание обсуждаемых проблем;
2. условия, которые должен удовлетворять конечный результат совещания;
3. кто и какую подготовительную работу должен проводить (целесообразно создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведение предварительных совещаний в подразделениях)

При установлении темы совещания следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна отражать черты предполагаемого результата обсуждения вопросов.

Во время решения вопроса о составе участников необходимо особенно внимательно подойти к формированию списка по количественным и качественным составом. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев в зале заседаний (приглашения для массовости). Оптимальный вариант - соответствие количества участников совещания с количеством тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущей деловой совещания - это компетентность именно в вопросах повестки дня.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседание лучше созвать в специально оборудованных для этой цели помещениях. В основном приглашенные на совещание садятся за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю, и участникам совещания. Известна другая, более удобная форма стола трапециевидную.

За таким столом никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председатель и секретарь-стенографист хорошо видит каждого участника делового совещания.

Подготовка участников совещания - последний этап подготовительной работы в процедуре организации деловых совещаний, когда предусматривается предварительное ознакомление всех участников с повесткой дня, необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее тематику и задачи совещания.

Завершающий этап организации - это принятие решения и согласования условий его реализации. Решения на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и комментарии в общее решение, зависит его эффективность. В формулировке решения объясняется: кем и в какие сроки должно быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки из протокола), принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть).

Решения могут приниматься двумя путями:

1. специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования;
2. председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение. После принятия решения определяется лицо (группа лиц), которая осуществляет его выполнение и контроль за исполнением.

Таким образом, руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общими принципами организации деловых совещаний:

в организационной деятельности нет мелочей;

техническая сторона организации (рабочие места участников, материалы, техническое обеспечение) должны быть безупречными;

должен быть подготовлен ведущий (предусмотрена замена, помощники ведущего и другой вспомогательный персонал).

Таким образом, совещание - одна из важнейших форм управленческой деятельности, во время которой происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Как видим, совещание - процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил подготовки и проведения.

 

2 Эффективность совещаний на примере ООО «Гостиница Прибайкальская»

2.1 Краткая организационно-экономическая характеристика ООО «Гостиница Прибайкальская»

ООО «Гостиница Прибайкальская» зарегистрирована 23 декабря 2003 г. Цель создания общества - оказание гостиничных услуг и строительство нового корпуса отеля, отвечающего международным стандартам в гостиничном бизнесе.

ООО «Гостиница Прибайкальская» расположен вблизи посёлка Листвянка, на 62 км. Байкальского тракта. На территории гостиницы находятся: спуски для тюбов и лыжные спуски, здание проката снаряжения, бассейн, экстрим-зона, парковка и собственно гостиница, разделённая на два корпуса. В главном корпусе (6 этажей) находится 43 двухместных, 21 одноместный, 8 семейных номера, в VIP-корпусе (3 этажа) - 15 люксов. Каждый номер оборудован отдельным санузлом с душевой, в санузлах люксов установлены ванны. Во всех номерах - в наличии телефон и телевизор.

Гостиница Прибайкальская – это крупный туристическо-развлекательный центр

Название компании:  «Гостиница Прибайкальская»

Юридический статус: ООО

Гостиница «Прибайкальская» располагает двумя корпусами на 88 номеров.

В главном корпусе находятся:

• 14 одноместных стандартных
• 30 одноместных с видом на исток р.Ангары
• 32 двухместных стандартных
• 12 двухместных с видом на исток р.Ангары

В каждом номере главного корпуса к Вашим услугам:

• телевизор и телефон,
• индивидуальная система отопления.
• 15 номеров-люкс находятся в отдельном трехэтажном корпусе. Из них 12 люксов – с двуспальной кроватью (+ диван в гостиной), 3 люкса – с двумя раздельными кроватями (+диван в гостиной). В каждом люксе к Вашим услугам:
• телевизор и телефон,
• холодильник,
• бутылированная минеральная вода,
• махровый халат и тапочки,
• индивидуальная система отопления.

Каждый номер оборудован отдельным санузлом с душевой, в санузлах люксов установлены ванны. В стоимость каждого номера входит завтрак (в люксах и семейных – на двух человек).

Тип номера	Стоимость, руб.
Одноместный номер стандартный	1850
Одноместный номер с видом на Ангару	2100
Двухместный номер стандартный	2400
Двухместный номер с видом на Ангару	2600
Двухместный номер ст. (для одного проживающего)	1900
Двухместный номер с видом на Ангару(для одного проживающего)	2100
Семейный номер с завтраком на двоих	3800
Люкс с завтраком на двоих	4300
Дополнительная кровать (раскладушка) c завтраком	600

Прайс-лист номеров представлен в таблице 1

Таблица 1-Прайс-лист ООО «Гостиница Прибайкальская»

 

 

Миссия ООО «Гостиница Прибайкальская»  - оказание гостиничных услуг и строительство нового корпуса отеля, отвечающего международным стандартам в гостиничном бизнесе

Материальная база ООО «Гостиница Прибайкальская» позволяет полностью обеспечить следующие направления деятельности:

• конгрессный и деловой туризм
• свадебные туры
• team-building (тим-билдинг - сплочение коллектива в экстремальных условиях на полосах препятствий, площадке для пейнтбола, футбола, волейбола)
• активный зимний отдых на горнолыжных трассах и трассе для тюбинга
• событийный туризм (проведение профессиональных, корпоративных праздников, посвященных знаменательным датам и событиям).

К услугам постояльцев гостиницы два ресторана: «Прибайкальский» на 1 этаже главного корпуса (вместимостью до 180 человек), и «Панорама» на 6 этаже главного корпуса (вместимостью до 65 человек). В числе услуг ресторанов: организация банкетов, фуршетов, комплексного питания, кофе-брейков и пикников.

Специально для деловых встреч бизнесменов, политиков, ученых в главном корпусе гостиницы расположены два конференц-зала (большой - вместимостью до 100 человек и малый - до 40 человек). В пакетную стоимость большого конференц-зала входят: экран, маркерная доска, флип-чарт с одним блокнотом, кафедра, четыре радио-микрофона. Другое презентационное оборудование (мультимедийный проектор, компьютер) для малого и большого конференц-залов предоставляется по предварительной заявке за отдельную плату.

На территории ООО «Гостиница Прибайкальская» работает пункт проката снаряжения, где постояльцы могут арендовать: горные и беговые лыжи, тюбы, сноуборды, скейтборды и коньки. Для любителей физической культуры и спорта есть специальные площадки для баскетбола, волейбола, мини-футбола и тенниса, парк спортивных аттракционов «Экстрим-зона», состоящая из скалодрома, ледодрома, высотной полосы препятствий. «Экстрим-зона» хорошо подходит для проведения различных team-building программ.

Также к услугам постояльцев биллиардный зал. Зал оснащен 2 столами для русского бильярда и 1 столом для американского бильярда. Кроме того там находится бар, где гости «Прибайкальской» могут приобрести легкие закуски, прохладительные и алкогольные напитки.

В VIP-корпусе гостиницы располагается 2 сауны вместимостью до 12 человек. Каждая сауна оснащена бассейном с холодной байкальской водой.