Контроль выполнения как функция менеджмента

5) показатели безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации - наличие, полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;

6) рациональное и экономное использование  всех видов ресурсов;

7) соблюдение работниками организации  установленных администрацией требований, правил и процедур - положений  о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений;

8) соблюдение требований федеральных  законов и подзаконных актов, изданных органами власти и  ее субъектов, а также полномочными  органами местного самоуправления. Эти и многие другие задачи обусловливают создание в организации эффективной контрольной системы. Результативность контроля характеризует экономия потерь, т.е. ущерба, обусловленная функционированием системы (иными словами: разница между предполагаемыми величинами убытков в условиях отсутствия контроля и при его наличии).

Очевидно, что систему контроля организуют с учетом отдачи от ее функционирования или, точнее говоря, затраты на создание и поддержание функционирования системы определенной степени сложности вместе с упущенной выгодой от альтернативного вложения средств, направленных на ее создание и поддержание, не должны превышать ожидаемых убытков от ее отсутствия. [4,c.187]

 

3.3. Информационно-поисковые системы в контроле

 

Они позволяют в определенных аспектах автоматизировать процесс управления и контроля. Одновременно с развитием мощных информационных систем, использующих современные возможности вычислительной техники и телекоммуникационные технологии, меняется содержание информационных потоков, участвующих в процедуре контроля. В связи со смещением текущего контроля сверху вниз потоки информации от потребителя к производителю становятся более прямыми и не затрагивают высших эшелонов управления. В то же время общей тенденцией контроля во всех передовых организациях становится уменьшение числа контролируемых показателей с одновременным увеличением числа измерений и повышением эффективности каждой процедуры контроля.

Если из-за задержки проект наверняка не удается завершить в срок, то прежде всего нужно изыскать способы минимизировать общее время отставания. Это может быть сокращение оставшейся части сети, параллельное выполнение тех работ, что запланированы как последовательные, жестко закрепление сроков выполнения каждой работы. Сетевой график необходимо построить и проанализировать заново, и также сообщить всем участникам проекта новые сроки выполнения работ.

Чем раньше будут обнаружены отставания, тем больше шансов свести их влияние к минимуму. Поэтому в случае работ с большой длительностью рекомендуется отслеживать ход их выполнения поэтапно. Важно следить не только за окончанием, но и за своевременным началом выполнения работ. В работе над проектами, как и в любых других видах деятельности, необходима четкая обратная связь.

Если задержка проекта неизбежна, то, возможно, нужно проинформировать об этом клиента, хотя такое решение принимает уже не операционный менеджер. Возможно, такое уведомление позволит ему принять меры для снижения ущерба, хотя, конечно, существуют клиенты, которые предпочитают ничего не предпринимать и надеяться на чудо. [5,c.113]

 

 

 

 

 

ИЛЛЮСТРАТИВНЫЙ МАТЕРИАЛ

 

Модель процесса контроля

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Управленческое поведение при контроле

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИНСТРУКЦИЯ

 

ИНСПЕКТОРА ПО КОНТРОЛЮ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОРУЧЕНИЙ

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ	УТВЕРЖДАЮ
	(орган юридического лица (учредители);
00.00.00  № 00	лицо, уполномоченное утверждать
инспектора по контролю	должностную инструкцию)
за исполнением поручений
	(подпись)		(фамилия, инициалы)
	00.00.00 г.

I. Общие положения

1. Инспектор по контролю за  исполнением поручений относится  к категории специалистов.

2. На должность инспектора по  контролю за исполнением поручений  назначается лицо, имеющее среднее  профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

3. Назначение на должность инспектора по контролю за поручениями и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению

		.
(руководителя структурного подразделения)

4. Инспектор по контролю за  исполнением поручений должен  знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы  по организации делопроизводства  на предприятии.

4.2. Формы и методы контроля  исполнения документов.

4.3. Структуру предприятия и его подразделений.

4.4. Стандарты унифицированной системы  делопроизводства, организационно-распорядительную  документацию.

4.5. Схемы документооборота.

4.6. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.

4.8. Законодательство о труде.

4.9. Правила внутреннего трудового  распорядка.

4.10. Правила и нормы охраны  труда.

 

5. Инспектор по контролю за  исполнением поручений подчиняется
	(директору	.
предприятия; руководителю структурного подразделения; иному должностному лицу)

6. На время отсутствия инспектора  по контролю за исполнением  поручений (отпуск, болезнь, пр.) его  обязанности исполняет лицо, назначенное  приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие  права и несет ответственность  за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

 Инспектор по контролю за  исполнением поручений:

1. Осуществляет контроль за  своевременным исполнением структурными  подразделениями предприятия и  отдельными специалистами решений, приказов, указаний, поручений руководства предприятия.

2. Проверяет соответствие подготавливаемых  на предприятии проектов приказов  и распоряжений документам вышестоящих  организаций, на основе которых  они издаются.

3. Заполняет контрольные карточки  и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением.

4. Ведет оперативный учет прохождения  документов.

5. Определяет причины несвоевременного  исполнения поручений.

6. Информирует руководителя предприятия о состоянии выполнения поручений.

7. Составляет отчеты, справки, сводки  по результатам контроля с  внесением соответствующих предложений  о состоянии исполнительской  дисциплины, по исполнению структурными  подразделениями поручений, исправлению положения дел, о заслушивании на совещаниях у руководства предприятия руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в выполнении поручений и решений.

8. Проверяет обоснованность представляемых  руководству предприятия предложений о снятии решений с контроля.

9. Готовит документы по истечении  установленных сроков текущего  хранения к сдаче на хранение  в архив.

10. Принимает участие в подготовке  предложений по совершенствованию  делопроизводства на предприятии.

11. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

 Инспектор по контролю за  исполнением поручений имеет  право:

1. Требовать от исполнителей  исполнения документов в установленные  сроки, а также все необходимые  сведения о ходе выполнения контролируемых документов и решений.

2. Знакомиться в структурных  подразделениях организации со  всеми документами по проверяемым  вопросам.

3. Участвовать на заседаниях  и совещаниях, проводимых руководством  предприятия, в обсуждении вопросов о постановке контроля за выполнением документов и поручений.

4. Вносить на рассмотрение директора  предприятия и заведующего канцелярией (начальника отдела документационного  обеспечения) предложения по улучшению  деятельности подразделения, форм  и методов работы с документами.

5. Подписывать и визировать  документы в пределах своей  компетенции.

IV. Ответственность

1. Инспектор по контролю за  исполнением поручений несет  ответственность:

1.1. За ненадлежащее исполнение  или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

1.2. За правонарушения, совершенные  в процессе осуществления своей  деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

1.3. За причинение материального  ущерба - в пределах, определенных  действующим трудовым и гражданским  законодательством Российской Федерации.

 

2. Инспектор по контролю за исполнением поручений несет персональную ответственность за:

2.1. Состояние контроля исполнения  документов и поручений.

2.2. Соблюдение сроков проведения  проверок.

 

 

Должностная инструкция разработана в соответствии с

 

 

Руководитель структурного подразделения
				(подпись)		(фамилия, инициалы)
				00.00.00
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(подпись)		(фамилия,инициалы)
00.00.00
С инструкцией ознакомлен:
				(подпись)		(фамилия, инициалы)
				00.00.00

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Таким образом, можно подвести следующие итоги:

1. Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьёзными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.
2. Назначением и задачами контроля являются:
1. констатация и оценка достигнутых результатов предпринимательской деятельности, формулировка основных выводов;
2. оценка конкретного вклада отдельных функциональных подразделений и работников в сфере предприятия;
3. структурная оценка эффективности отдельных мероприятий в производственной, коммерческой и финансовой деятельности;
4. всесторонняя оценка эффективности стратегического и тактического планирования;
5. формирование обратной связи с целью информирования руководства и сотрудников предприятия о результатах контроля и получения ответной реакции.
3. Началом контроля является оценка результатов, а окончанием – анализ факторов, которые обусловили получение таких результатов и раскрытие причин отклонений фактических показателей от запланированных (в ту или другую сторону).
4. Основными ориентирами контроля являются планируемые показатели и параметры. Однако в процессе оценки необходимо учитывать и  незапланированные (случайные) результаты, которые, чаще всего, обеспечиваются эффективными оперативными решениями и характеризуют результативность деятельности отдельных подразделений или работников и их умение адекватно реагировать на непредвиденные обстоятельства.
5. Предварительный контроль обычно реализуется в форме определённой политики, процедур и правил. Прежде всего он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идёт и обычно производится в виде контроля работы подчинённого его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведённое для неё время.
6. Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в её работу, изменяя и цели системы, и характер её работы.
7. Контроль часто оказывает сильное влияние на поведение системы проблем, возникающих вследствие воздействия системы контроля, можно избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряжённые, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.
8. Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.