Пресс-конференция как жанр делового общения

Организаторы могут устроить для  приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.). Цель данного мероприятия - создать неформальную обстановку для более эффективного общения  руководителей и специалистов компании с представителями СМИ. Организаторы могут использовать фуршет для решения  дополнительных задач: собрать с пришедших информацию для включения в медиа-карту, провести среди них социологический опрос по интересующим вопросам и т.д.

2.4 Некоторые особенности общения с представителями СМИ

Контингент представителей СМИ  разнообразен, и в некоторых случаях  невозможно просчитать дальнейшую судьбу преподнесенной на пресс-конференции  информации; поэтому, чтобы снизить  риск появления «неожиданной» информации, необходимо учитывать особенности  поведения и речи на этом мероприятии.

Важно помнить: любое общение с  представителями СМИ — это  изменение общественного мнения, поэтому текст речи должен быть тщательно  отработан. В выработке доклада  не обязательно придерживаться схемы  «введение — основная часть —  заключение». Вполне приемлемо кратко высказаться по сути, иначе говоря, «взять быка за рога», а общую информацию о компании раздать перед началом пресс-конференции в пресс-пакете.

Желательно, чтобы комментарии других выступающих (их численность не должна превышать трех человек) не выходили за рамки 5-7 минут. Таким образом, с учетом вступительных слов ведущего, основная часть (доклады) укладывается в 30-40 минут. Оставшиеся 20-30 минут отводят для вопросов журналистов.

Выступление лучше не читать, а  заранее выучить (исключение составляют цифровые показатели). Таким образом удается, во-первых, удерживать внимание аудитории, а во-вторых, наблюдать, как аудитория реагирует на сообщение. Кроме того, журналисты, как и все люди, любят, когда обращаются непосредственно к ним и смотрят, что называется, в глаза. В этом смысле желательно не забыть даже далеко сидящих представителей СМИ, возможно, с неприятными лицами или плохо одетых.

Кстати, драные джинсы и плохо выстиранная майка у журналистов, как правило, не признак отсутствия денег на приличный гардероб, а некий вызов истеблишменту, периодически проявляющийся также в резких публикациях и негативных высказываниях. Единственный способ противодействия ему — заранее продуманная тактика поведения и высказываний.

Во время выступления желательно избегать слов и выражений-паразитов («как бы», «на самом деле», «вот»  «и все же» и т.п.), а также  непрерывного произнесения междометий (например, «э-э-э…»). Это сразу производит неблагоприятное впечатление: ведь диктофоны работают, а время идет. Поэтому необходимо заранее несколько  раз прорепетировать речь. Лучше  сделать это перед коллегами, а за отсутствием оных — у зеркала.

Следите за своими руками. Кроме того, что их обязательно надо держать  на столе (а не под ним), время от времени полезно жестикулировать.

Выступление лучше начать с шутки  или вскользь коснуться актуальной для всех присутствующих темы. Это  разрядит обстановку и будет работать на создание благоприятного имиджа. В  любом случае необходимо создать  атмосферу сопричастности, но не заискивания. Например: «Здравствуйте, уважаемые  дамы и господа! Искренне рад видеть вас в добром здравии, несмотря на эпидемию гриппа, которая сейчас свирепствует (или которой нас пугают врачи). Надеюсь, это не помешает нашему конструктивному  сотрудничеству. Итак, начнем с вашего позволения» (Грипп можно заменить любым другим общезначимым событием: выборы президента, хорошая или плохая погода и пр.).

Удачный ход — подстроенный случай с диктофоном, выражающий заботу о  нелегкой работе журналиста. На стол ставится подставной диктофон, через некоторое  время раздается щелчок — он останавливается. Прервав выступление, докладчик  обращается к журналистам: «Чей это  диктофон? (Демонстрирует залу). У  Вас пленка закончилась!».

Ваше поведение на мероприятиях во всех случаях должно быть спокойным  и уравновешенным. Даже если собеседник ведет себя по отношению к Вам  вызывающе или в Вас летят  помидоры, необходимо сохранять выдержку и спокойствие. При этом Ваше лицо должно быть человечным, а не каменным (!). Если вдруг возникает состояние  испуга, заставьте себя вспомнить, что  журналисты — те же люди, они тоже едят, пьют, имеют слабости и недостатки. Если страх не проходит, выберите из присутствующих одного, наиболее симпатичного Вам, и представьте, что это Ваш  давний друг и у вас сейчас состоится  разговор по душам. В этот момент для  Вас все присутствующие журналисты — Ваши друзья. Улыбайтесь, но, разумеется, только к месту.

Другая неприятность, которая может  случиться на пресс-конференции  — это технические неполадки, например, отсутствие микрофона или  его нетрудоспособность. В этом случае Вам придется говорить громче, что  без предварительной подготовки может привести к деконцентрации Вашего внимания. Конечно, это крайность, но во время публичного выступления надо быть готовым ко всему, причем заранее. Это залог успеха всего мероприятия и гарантия того, что Вы сможете достичь нужной Вам цели.

Важная деталь: если кто-то из содокладчиков  в силу обстоятельств не может  выступить на пресс-конференции (находится  в другом городе, заболел, не имеет  навыков публичных выступлений  и т.д.), то это легко преодолеть, разместив в пресс-пакете интервью с ним. Недопустимо отказываться от пресс-конференции в самый последний момент без достаточной на то причины.

Заключение

Пресс-конференции - один из наиболее распространенных и эффективных  способов организации связей с общественностью  и передачи ей необходимой информации через посредника, роль которого в  данном случае выполняет пресса и  другие СМИ. Получив огромное распространение  пресс-конференции, как метод общения  со средствами массовой информации, дают весьма положительные результаты.

Подготовка пресс-конференции предусматривает  согласование ряда организационно-технических  и творческих вопросов. Пресс-конференции  целесообразны, когда организации  необходимо:

• проинформировать свою общественность о каком-либо важном и неординарном событии в своей жизни;
• продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;
• представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;
• решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественность.
• наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.

Инициаторами проведения пресс-конференции  большинстве случаев являются руководители и специалисты различных структур, организаций и компании, а иногда работники СМИ, которые под давление различных групп общественности желают получить развернутое, квалифицированное  и официальные ответы на интересующий вопрос. Специалисты в области  связи с общественность не рекомендуют  организовывать пресс-конференции  по мало значительным поводам, а также  в тех случаях, когда обычная  информация может быть передана с  помощью традиционных средств(например с помощью пресс-релизов).

До начала пресс-конференции ее организаторы должны подготовить и  разослать специальные приглашения  тем представителям СМИ, которых  они хотели бы видеть, на данном предприятии.

В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на несколько видов. Оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий  или происшествий, вслед за подведением  итогов голосования, окончания переговоров  и т.д. Регулярные пресс-конференции  организуются в предварительно объявленное  время в специально приспособленных  для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.).

Организаторы пресс-конференции  должны тщательно продумать многочисленные технические аспекты ее обеспечения (помещения, столы, стулья, освещение, исправные  розетки, микрофоны, средства орг. Техники, оперативную связь, место для  телекамер и т.д.).

По завершению пресс-конференции  организаторы обычно устраивают для  приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.). Цель данного мероприятия  – вовсе не налаживание дружеских  контактов с представителями  агрессивно настроенных СМИ, а создание неформальной обстановки для более  эффективного общения руководителей  и специалистов компании с представителями  СМИ и деловых кругов.

После завершения пресс-конференции  ее организаторы должны оценивать результативность проведения мероприятия.

Таким образом, основное назначение пресс-конференций  состоит в адресном распространении  информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы  созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы.

Подобного рода общения ускоряют поступление  информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение  версий, получение дополнительного  пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей  и выступлений). Ну а приглашение  признанных авторитетов в своей  области, лично заинтересованных в  сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для  комментирования предлагаемой информации.

Список использованной литературы

1. Алешина И.В. Паблик Рилейшнз для менеджеров. Учебник / И.В. Алешина. – М.: ИКФ «ЭКМОС», 2006. - 480 с.
2. Варакута С.А. Связи с общественностью: Учебное пособие / С.А .Варакута. –
3. М.: ИНФАРА-М, 2009. - 207 с.
4. ·  Игнатьев Д. Настольная энциклопедия Public Relations / Д. Игнатьев, А. Бекетов. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2004. - 496 с.
5. ·  Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник / Л.Я. Круглянская. – М.: Издательский дом Герда, 2003 - 320 с.
6. ·  Мельникова С.В. Деловая риторика (речевая культура делового общения): Учебное пособие / С.В. Мельникова. – Ульяновск: УлГТУ, 2000. - 106 с.
7. ·  Мирошниченко А.А. Бизнес-коммуникации. Мастерство делового общения: Практическое руководство / А.А. Мирошниченко. – М.: Книжный мир, 2008. - 384 с.
8. ·  Психология и этика делового общения: Учебник для вузов/ В.Ю. Дорошенко, Л.И. Зотова, В.Н. Лавриненко и др.; Под ред. проф. В.Н. Лавриненко. - М.: Культура и спорт, ЮНИТИ, 2007. - 279 с.
9. ·  Скаженик Е.Н. Практикум по деловому общению: Учебное пособие / Е.Н. Скаженик. - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2005. - 96 с.
10. ·  Стенюков М.В. Секретарское дело / М.В. Стенюков. – М.: Издательство ПРИОР, 2005. - 227 с.
11. ·  Степанова Л.М. Психология делового общения / Л.М. Степанова // Элитариум. - 2003.- №12.