Управление внутренними коммуникациями в организации

3. Неудовлетворительная  структура организации. Если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. К другим аспектам, которые могут вызывать проблемы в коммуникациях, можно отнести неудовлетворительный состав и использование кадров, а также способ организации власти и распределения задач. Наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группами или отделами организации. Ясно, что плохо проработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений в организации.

К способам совершенствования информационного обмена в организации относятся:

1. Регулирование информационных  потоков. Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

 2. Управленческие действия. К примеру, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или товарищами по работе.

3. Системы обратной  связи. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи.

4. Системы сбора предложений. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно создать и по-иному. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на -линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям, а также возможных или существующих проблем, отражающихся на их работе.

5. Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

6. Современная информационная  технология. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.

Глава 2 Система внутренних коммуникаций ООО «Глобус»

2.1 Общая характеристика  организации

Сфера и характер деятельности: производство и оптово-розничная торговля кондитерскими изделиями.

Номенклатура  производимой продукции, услуг: компания «Глобус» производит более 200 наименований кондитерских изделий: сахарное, сдобное, фасованное и комбинированное печенье, карамель, конфеты, пряники, драже, кисель, суфле, помадные конфеты.

Кроме того компания является дистрибьютором таких известных  кондитерских марок, как КО «СладКо», «Объединенные кондитеры», Компания «АВК», Кондитерское объединение «Славянка», Кондитерская фабрика «Ламзурь», ОАО «АККОНД», КФ «Нева», Конфитрейд и др.

Форма собственности: общество с ограниченной ответственностью.

Финансовое  состояние организации: в результате продуманной политики продаж, компания «Глобус» обеспечит постоянный стабильный доход в долгосрочной перспективе. Конечная стоимость товара на потребительском рынке сравнительна не велика по сравнению с аналогичным товаром привозимых из других регионов. Показатели чистой прибыли дают возможность сделать вывод о стабильности компании на рынке кондитерских изделий. Таким образом, предприятие прибыльное.

Стадия развития организации: развивающаяся.

Численность персонала  организации: 1800 человек.

Миссия организации: Полное удовлетворение потребностей потребителей разных целевых групп в доступной продукции за счет высокого качества на всех этапах производства и обслуживания клиентов.

Цели компании:

1. Насыщение потребительского рынка товарами народного потребления, оказание услуг и выполнение работ предприятиям и гражданам.
2. Обеспечение занятости населения в условиях рыночной экономики.
3. Получение прибыли для решения социальных и иных программ работников Компании «Глобус».

Организационная структура  компании «Глобус» представлена в приложении А.

История КФ «Глобус»

Свою историю компания начала 20 февраля 1997 года, когда главным  направлением деятельности была оптовая торговля кондитерскими изделиями российских кондитерских фабрик.

Однако уже через 2 года – в 1999 году – компания «Глобус» открывает собственное производство кондитерских изделий в Новоульяновске. И первым было освоено изготовление пряников и драже. Вскоре запущено в производство сахарное печенье, изготовленное по старинным русским рецептам и имеющее традиционную форму. Кстати, ассортимент сахарного печенья увеличивается до сих пор.

В 2003 году произошло дальнейшее расширение продукции – была запущена механизированная линия по производству уникальных многослойных конфет со сбивными корпусами.

В 2005 году высококвалифицированными специалистами КФ «Глобус» было освоено производство сдобного печенья «Сдобушка». Для изготовления данного сорта печенья было закуплено специальное итальянское оборудование, позволяющее в максимально короткие сроки производить печенье отменного вкуса.

Одним из последних достижений кондитерской фабрики стало открытие карамельного цеха в июле 2006 года. Линейка карамели включает самые популярные вкусы: молочный, помадный, фруктово-ягодный, ликерный… На данный момент выпускается 49 видов различной карамели, из которых 16 – это глазированная карамель.

Сегодня КФ «Глобус» производит более 200 наименований кондитерских изделий. Однако, несмотря на столь разнообразный ассортимент продукции, сотрудниками фабрики ведется постоянная работа над расширением производственных линий, дизайном и качеством выпускаемой продукции для удовлетворения высоких требований современных потребителей.

Сейчас фабрика является одним из наиболее крупных кондитерских производителей в Поволжском регионе. География поставок охватывает всю территорию России: от Санкт-Петербурга до Дальнего Востока.

За десять лет работы был совершен качественный прорыв на рынок кондитерских изделий посредством вывода вкусной и высококачественной продукции по доступной цене. И подтверждением успеху служат многочисленные награды таких престижных выставок-конкурсов, как: «World food», «Продэкспо», «100 лучших товаров России».

Кондитерская фабрика  «Глобус» – это:

• высокое качество производимой продукции, соответствующее последним тенденциям кондитерского рынка;
• широкий, постоянно расширяющийся ассортимент кондитерских изделий;
• использование в производстве продукции передового отечественного и зарубежного сырья;
• автоматизированное производство, применение современного российского и европейского оборудования;
• разветвленная сеть оптовых поставок во все регионы Российской Федерации;
• клиентоориентированность компании;
• маркетинговая поддержка дистрибьюторам.

Компания «Глобус» представляет собой самую крупную фирму  в Ульяновской области, занимающуюся оптово-розничной торговлей кондитерскими изделиями. С первых дней своего существования компания плотно сотрудничала с кондитерской фабрикой «Волжанка». А с 2001 года, как только было создано Кондитерское объединение «Сладко» компания стала его официальным дистрибьютором.

В настоящее время  ООО «Глобус» является дистрибьютором ряда кондитерских фабрик: «АВК», «СладКо», «Объединенный кондитер», «Пенза». В городе Ульяновске и Ульяновской области «Глобус» имеет разветвленную торговую сеть. Компания имеет сеть из 25 собственных розничных магазинов.

2.2 Анализ системы  внутренних коммуникаций ООО  «Глобус»

Управлением внутренними  коммуникациями в ООО «Глобус» занимаются в основном три отдела:  маркетинга, кадров и ИТ. Отдел ИТ выполняет работу связанную с управлением средствами электронной коммуникации и обеспечением их адекватного использования. Отдел маркетинга и кадров организуют корпоративные мероприятия и наполняют сайт компании и доску объявлений. Общие усилия этих подразделений направлены на реализацию следующих целей:

1. Обеспечение создания информационных каналов между сотрудниками и структурными подразделениями, с помощью которых создается система информационного обмена в организации, сотрудники и руководители которой планируют и координируют свою деятельность.

2. Развитие и совершенствование межличностных отношений, благодаря чему персонал превращается в работоспособный коллектив.

3. Регулирование и оптимизация внутриинформационных потоков.

4. Создание коммуникационной основы для развития эффективной системы внешних связей.

Основными средствами внутренней системы коммуникации выступают персональные беседы (как при приеме на работу, так и регулярные беседы руководитель - подчиненный), групповые беседы, собрания отдельных подразделений, отделов, общие собрания, доска объявлений, сайт компании (здесь размещены статьи о важных событиях в жизни компании), скидки при приобретении продукции предприятия, общие мероприятия.

В целях более детального изучения системы внутренних коммуникаций ООО «Глобус» проведен анализ данных исследования проведенного в 2010 году отделом маркетинга. В ходе исследования опрошено 236 работников компании разных подразделений и должностей по разработанной совместными усилиями анкете (приложение Б). 

Исходя из анализа  результатов исследования, можно сделать следующие выводы о системе внутренних коммуникаций ООО «Глобус»:

1. Недостаточная информированность персонала (36% опрошенных информированы плохо) о целях, основных задачах компании, кадровых перестановках, должностных обязанностях (18%) и перспективах карьерного роста (35%), что негативно влияет на формирование эффективной системы коммуникации на предприятии и распространения большого количества слухов (82% опрошенных считают, что слухи в компании – явление очень частое).
2. Барьер межличностной коммуникации «руководитель-подчиненный» является одной из основных преград для развития эффективной коммуникации в компании: 82% опрошенных получают информацию, касающуюся деятельности компании от коллег и только 12% от руководителя; консультацию или помощь в работе только от коллег рассчитывают получить 65% работников, от коллеги от руководителя лишь 24%; 62% опрошенных предпочли дублировать устные задания руководителя письменной формой, что свидетельствует о неуспешной устной коммуникации руководителя в процессе постановки задачи. Главными проблемами в отношениях с руководителем работники считают неумение руководителя слушать подчиненных (57%) и отсутствие способности учитывать интересы подчиненного (30%); в результате в компании складывается неблагоприятный коммуникационный фон, при котором 53% опрошенных высказывают свое мнение в исключительных случаях и не начальству, а 36% стараются его не афишировать, считая, что это не приветствуется. Такое положение свидетельствует также о слабом развитии обратной связи от работников по принимаемым руководством решениям и дисфункции восходящей коммуникации.
3. Слабые связи между подразделениями предприятия: 47% опрошенных испытывают нехватку необходимой для работы информации о деятельности и достижениях смежных подразделений.
4. Неумелое управление существующими средствами коммуникаций: сайтом компании, где не представлена информация о персонале компании, его достижениях (48%), и доской объявлений (ни одного выбора в качестве источника информации).