Системы ABC и XYZ,как системы контроля над запасами

 

1. Системы ABC и XYZ,как системы контроля над запасами.

 

ABC- система базируется на принципе Парето, сформулировавшего правило:

контроль небольшого количества элементов позволяет контролировать ситуацию в целом. Часто еще сформулированное Парето правило именуют правилом 80/20, что можно истолковать следующим  образом: надежный контроль 20% номенклатурных позиций позволяет на 80% контролировать систему (т.е. запасы в нашем случае).

Среди основных факторов, которые  могут влиять на присвоение запасам  номенклатурной позиции той или  иной категории контроля, выделяют следующие.

- Годовой объем использования  (потребления) номенклатурных позиций  в стоимостном выражении.

- Цена единицы номенклатурной  позиции.

- Дефицитность номенклатурной  позиции.

- Доступность ресурсов  для производства номенклатурной  позиции.

- Длительность цикла для  номенклатурной позиции.

- Требования к хранению  номенклатурной позиции (специальные  требования к температурному  режиму, влажности и т.п.).

- Риск воровства.

- Срок хранения.

- Издержки вследствие  отсутствия номенклатурной позиции  на складе в требуемый момент  времени.

- Степень стабильности  конструкций изделий, в которых  применяется номенклатурная позиция.

- Прочие факторы.

Если компания решила применять  несколько признаков классификации  одновременно, то номенклатурной позиции  присваивается наивысшая из категорий.

После присвоения каждой номенклатурной позиции определенного класса к  каждому из классов применяются  свои правила контроля запасов.

Для номенклатурных позиций  класса A рекомендуются следующие  правила:

1) Частая оценка прогноза  и метода прогнозирования. Любой  построенный прогноз несет некоторую  ошибку. Чем дороже и дефицитнее  номенклатурная позиция, тем дороже  обходятся эти ошибки. Как следствие,  данное правило означает внимательное  отношение к методам построения  прогнозов потребности в номенклатурных  позициях, мониторинг точности реализации  уже построенных прогнозов.

2) Частый циклический  подсчет запасов с жесткими  допусками. Недопустимо сколько-нибудь  существенное отклонение данных  о запасах, зафиксированных в  информационной системе, от данных  согласно проведенному подсчету (который можно назвать еще  текущей инвентаризацией). Каждое  отклонение, превышающее установленный  жесткий допуск, должно расследоваться  на предмет выяснения его причин. При этом необходимо отметить, что имеет смысл проводить  и традиционную полную инвентаризацию  раз в год или раз в полгода.

3) Ежедневное обновление  информации в базе данных. То  есть для таких номенклатурных  позиций необходимо использование  системы с непрерывным обновлением  данных о запасах.

4) Частое рассмотрение  требований спроса, размеров партий, страхового запаса, обычно имеющее  результатом относительно небольшие  размеры заказов (партий). Необходимо  тщательное отслеживание всех  параметров планирования, выявление  реальных потребностей в номенклатурных  позициях. Стремление к небольшим  размерам партий может быть  продиктовано возможностью снижения  как прямых, так и скрытых издержек, связанных с хранением изделий  в запасах.

5) Тщательное отслеживание  и сокращение длительности цикла.  Чем короче длительность цикла,  тем ниже потребность в оборотных  средствах. И так как основную  долю потребности формируют запасы  номенклатурных позиций класса A (по крайней мере в части  оборотных средств в запасах  сырья, незавершенного производства  и готовой продукции), то управление  длительностью цикла для них  существенно окупается.

Для номенклатурных позиций  класса B применяются те же меры, что  и для номенклатурных позиций  класса A, но реже и с большими приемлемыми  допусками. Для номенклатурных позиций  класса C сформулированы следующие  правила:

1) Основное правило: товар  должен быть в наличии. Будет  неприятно получить срыв исполнения  плана сбыта или, что еще  неприятнее, производственного плана  из-за нехватки дешевых номенклатурных  позиций, хранение запасов которых,  пусть даже превышающих объем  обычных потребностей предприятия,  не влечет за собой сколько-нибудь  существенный рост издержек хранения  и потребности в оборотных  средствах. Можно еще высказаться  так: запасов номенклатурных позиций  класса C может быть больше, чем  нужно, но не должно быть  меньше, чем необходимо.

2) Простая фиксация данных  или вообще отсутствие фиксации  данных в базе данных; возможно  использование для контроля объема  запасов процедуры периодического  осмотра (обзора). Может применяться  система с периодическим обновлением  данных в системе, либо данные  номенклатурные позиции выводятся  за границы системы вообще.

3) Большие размеры партий (заказов) и большой страховой  запас. Крупные партии не влекут  за собой существенных затрат, связанных с хранением запасов  номенклатурных позиций класса C, поэтому имеет смысл экономить  преимущественно на подготовительных  издержках, заказывая помногу.

4) Хранение на территориях,  немедленно доступных для персонала,  использующего эти номенклатурные  позиции в производственном процессе. Это упрощает процедуру отпуска  запасов в производство и устраняет  лишнюю бюрократическую бумажную  работу, также влекущую за собой  определенные затраты.

5) Нечастый (редкий) подсчет  запасов (раз в год или в  полгода) с большими приемлемыми  допусками (вплоть до, например, взвешивания  вместо подсчета).

За ABC-системой следует применять систему XYZ. После применения этих двух систем составляется итоговая матрица, оценка которой позволяет оптимальным образом сформировать запас на складе.

Управление товарными  ресурсами в любой компании предполагает осуществление ежедневного анализа большого количества информации по истории продаж, товарных запасов, поставок, возвратов и т.д. Если внимательно анализировать информацию по каждому товару, то на это уйдет много рабочего времени. Поэтому всегда стоит вопрос, по каким товарам проводить анализ ежедневно, а какие достаточно проверять раз в неделю или даже месяц. XYZ-система позволяет получить ответ на этот и многие другие вопросы.

Основная идея XYZ-системы состоит в группировании объектов по однородности анализируемых параметров, другими словами - по коэффициенту вариации.

В качестве объектов системы можно выбрать товар, товарную группу, поставщика и т.п. Затем необходимо определить параметр, по которому будет проводиться анализ. Как правило, система проводится по продажам товара или по отгрузке комплектующих со склада. Выбор единиц измерения в системе не имеет принципиального значения.

Следующий шаг - это группирование  товаров по величине коэффициента

В группу X попадают товары с  коэффициентом вариации менее 10%.

В группу Y - товары с коэффициентом  вариации от 10% до 25%.

В группу Z - товары с коэффициентом  вариации более 25%.

Данные границы групп  являются рекомендуемыми. На практике часто встречаются ситуации, когда  все товары компании попадают в группу Z. Этому может быть несколько  причин. Самая распространенная из них - сезонность продаж. Сезоны, когда  происходят изменения продаж, известны и заранее учитываются при  планировании работы компании.

Таким образом, применение XYZ-системы позволяет разделить весь ассортимент на группы в зависимости от стабильности продаж. По полученным результатам целесообразно провести работу по выявлению и устранению основных причин, влияющих на стабильность и прогнозируемость продаж. Управления товарными ресурсами наиболее продуктивно при совмещение АВС - и XYZ-систем.

Совмещение АВС - и XYZ-систем происходит по следующей схеме:

Сначала проводится ABC-система товаров по сумме полученного дохода или по сумме отгруженного товара за весь учетный период (например, за год). Затем осуществляется XYZ-система этих товаров за весь этот же период (например, по ежемесячным продажам за год). После этого результаты совмещаются.

При совмещении определяется девять групп товаров (таблица 1):

 

Таблица 1 - Совмещение АВС - и XYZ-систем

	A	B	C
X	АХ	ВХ	СХ
Y	AY	BY	CY
Z	AZ	BZ	CZ

 

Товары групп А и  В обеспечивают основной товарооборот компании. Поэтому необходимо обеспечивать постоянное их наличие. Общепринятой является практика, когда по товарам группы А создается избыточный страховой  запас, а по товарам группы В - достаточный. Использование XYZ-системы позволяет точнее настроить систему управления товарными ресурсами и за счет этого снизить суммарный товарный запас.

Товары группы АХ и ВХ отличает высокий товарооборот и  стабильность. Необходимо обеспечить постоянное наличие товара, но для  этого не нужно создавать избыточный страховой запас. Расход товаров  этой группы стабилен и хорошо прогнозируется.

Товары группы AY и BY при  высоком товарообороте имеют  недостаточную стабильность расхода, и, как следствие, для того чтобы  обеспечить постоянное наличие, нужно увеличить страховой запас. Товары группы AZ и BZ при высоком товарообороте отличаются низкой прогнозируемостью расхода. Попытка обеспечить гарантированное наличие по всем товарам данной группы только за счет избыточного страхового товарного запаса приведет к тому, что средний товарный запас компании значительно увеличиться. По товарам данной группы следует пересмотреть систему заказов. Часть товаров нужно перевести на систему заказов с постоянной суммой (объемом) заказа, по части товаров необходимо обеспечить более частые поставки, выбрать поставщиков, расположенных близко к вашему складу (и снизить тем самым сумму страхового товарного запаса), повысить периодичность контроля, поручить работу с данной группой товаров опытному менеджеру компании и т.п.

Товары группы С составляют до 80% ассортимента компании. Применение XYZ-системы позволяет сильно сократить время, которое менеджер тратит на управление и контроль над товарами данной группы

По товарам группы СХ можно  использовать систему заказов с  постоянной периодичностью и снизить  страховой товарный запас.

По товарам группы CY можно  перейти на систему с постоянной суммой (объемом) заказа, но при этом формировать страховой запас, исходя из имеющихся у компании финансовых возможностей.

В группу товаров CZ попадают все новые товары, товары спонтанного  спроса, поставляемые под заказ и  т.п. Часть этих товаров можно  безболезненно выводить из ассортимента, а другую часть нужно регулярно  контролировать, так как именно из товаров этой группы возникают неликвидные  или труднореализуемые товарные запасы, от которых компания несет  потери. Выводить из ассортимента необходимо остатки товаров, взятых под заказ  или уже не выпускающихся, то есть товаров, обычно относящихся к категории  стоков.

Итак, использование совмещенных АВС и XYZ - систем позволит:

- повысить эффективность  системы управления товарными  ресурсами;

- повысить долю высокоприбыльных  товаров без нарушения принципов  ассортиментной политики;

- выявить ключевые товары  и причины, влияющие на количество  товаров хранящихся на складе;

- перераспределить усилия  персонала в зависимости от  квалификации и имеющегося опыта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пример 1.

Пример определения групп  товаров при проведении XYZ-анализа  представлен в таблице 1.

В группу X попадают товары с  коэффициентом вариации менее 10%.

В группу Y - товары с коэффициентом  вариации от 10% до 25%.

В группу Z - товары с коэффициентом  вариации более 25%.

Данные границы групп  являются рекомендуемыми. На практике часто встречаются ситуации, когда  все товары компании попадают в группу Z. Этому может быть несколько  причин.

Самая распространенная из них - сезонность продаж. Сезоны, когда  происходят изменения продаж, известны и заранее учитываются при планировании работы компании 

таблица 2. Проведение XYZ-анализа по данным о продажах товара за полугодие 

 

	Объем продаж, штук						Средние	Стандартное	Коэффициент	XYZ
Товар	Июль	Август	1 Сентябрь	Октябрь	Ноябрь	Декабрь	продажи	отклонение	вариации
							за месяц
Товар 1	90	120	120	180	250	200	160,0	55,1	34%	Z
Товар 2	150	164	154	152	148	169	156,2	7,7	5%	X
Товар 3	250	222	255	286	262	288	260,5	22,5	9%	X
Товар 4	800	858	774	752	792	761	789,5	34,8	4%	X
Товар 5	100	92	102	101	130	ПО	105,8	12,0	11%	Y
Товар 6	0	272	267	324	262	271	279,2	22,7	8%	X
Товар 7	1500	1401	1721	1320	1692	1604	1539,7	146,8	10%	X
Товар 8	0	272	267	324	262	271	232,7	106,1	46%	Z
Товар 9	4000	4550	4753	4704	4434	4766	4534,5	266,5	6%	X
Товар 10	200	120	90	140	150	160	143,3	34,0	24%	Y