Закупочная деятельность в логистике

 

Задача состоит в определении  такого момента заказа, чтобы потери от дефицита покрывались издержками на содержание дополнительных запасов.

 

Вероятность появления дефицита является базой для определения  момента заказа.

 

При этом необходимо определить уровень риска. Если организация  хочет никогда не допускать дефицита запасов, она обязана иметь излишние страховые запасы, при этом их размер таков, что более правильно согласиться  с дефицитом и попытаться лишь сократить частоту его возникновения.

 

Момент заказов нужно  устанавливать на границе, когда  затраты на содержание и потери от дефицита являются самыми меньшими, или  на границе, при которой сокращение потерь от дефицита, возникшее из-за прибавления лишней единицы в  момент заказа, равно прибавочной  стоимости содержания этой единицы.

 

5. Формы организации закупочной  деятельности

 

Выбор формы закупок зависит  от сложности конечного продукта, от набора комплектующих изделий  и материалов.

 

Основными формами закупок  являются:

 

1) закупки большими партиями (оптовые закупки);

 

2) периодические закупки  мелкими партиями;

 

3) различные комбинации  перечисленных методов и закупка  по мере необходимости.

 

Рассмотрим наиболее часто  встречающиеся формы:

 

1. Закупка товара одной  партией.

 

Преимущества оптовой  поставки заключаются в простоте оформления документов, гарантии поставки всей партии, повышении торговых скидок из-за приобретения товара большой  партией.

 

Недостатком является большая  потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

 

2. Периодические закупки  небольшими партиями. Покупатель  заказывает необходимое количество  товара, которое поставляется ему  партиями в течение определенного  отрезка времени.

 

Преимущества такой формы  закупки заключаются в ускорении  процесса оборачиваемости капитала, так как товар оплачивается по мере его поступления. Достигается  экономия на процессе хранения и складских  помещениях, сокращаются затраты  на документирование поставки, поскольку  оформляется только один заказ на всю поставку.

 

Недостатком этой формы закупки  является вероятность заказа излишнего  количества, необходимость оплаты всей партии товара сразу.

 

3. Ежедневные или ежемесячные  закупки по котировочным ведомостям.

 

Где закупаются дешевые и  быстро используемые товары, широко применяется  такая форма закупки.

 

Котировочная ведомость  содержит сведения о полном перечне  товаров, количестве имеющегося на складе товара, а также требуемом количестве товара.

 

Преимущество данной формы  – в ускорении оборачиваемости  капитала, своевременности поставок и снижении затрат на складскую деятельность.

 

4. Получение товара по  мере необходимости. Эта форма  имеет не только схожесть с  формой регулярной поставки, но  и ряд характерных особенностей:

 

1) количество закупок здесь  не устанавливается, а определяется  приблизительно;

 

2) поставщики должны связываться  с покупателем перед выполнением  каждого заказа;

 

3) поставленное количество  товара подлежит оплате, заказчик  не обязан принимать и оплачивать  товары по истечении срока  контракта.

 

Преимуществом является отсутствие конкретных обязательств по покупке  определенного количества, ускорение  оборота капитала, небольшое количество работы по оформлению документов.

 

5. Закупка товаров с  немедленной сдачей. Область применения  этой формы – покупка нечасто  используемых товаров, при невозможности  получения их по мере надобности. Товар заказывается по мере  необходимости и привозится непосредственно  со складов поставщиков.

 

Минус этой формы состоит  в увеличении издержек, связанных  с необходимостью скрупулезного  оформления документов при каждом заказе, увеличением количества поставщиков  и измельченностью заказов.

 

6. Структура затрат в  закупочной деятельности

 

Важнейший элемент в политике закупок – анализ цены приобретаемых  товаров.

 

Используются различные  виды расчетов для анализа стоимости  собственного производства и цены закупок.

 

Показатель общих издержек делится на показатель произведенной  продукции (простой метод калькуляции).

 

Издержки разбиваются  по отдельным статьям и берутся  усредненно (калькуляция по эквивалентным показателям).

 

Точный учет издержек по каждой операции (постоянная калькуляция).

 

Дополнительные работы и  услуги, таможенные пошлины, затраты  на транспортировку, подготовку документов и т. п. учитывает анализ цен.

 

Существует несколько  видов анализа цены.

 

1. Постатейной оценкой  определяют цену нетто с учетом  подготовительных расходов (анализ  цен по пути от возникновения  продукта до его поступления  потребителю). На основании предположительных  оценочных критериев определяется, сколько данный продукт или  услуга может стоить на рынке  (анализ цены на основании его  востребованности).

 

2. Дополнительный учет  расходов на контроль, финансирование, хранение (анализ цены, рассчитанной  от общей стоимости произведенных  работ и услуг). С помощью разделения  издержек на первичные и последующие  для определения цены на партию  товара (анализ цены с учетом  возможности ее повышения на  аналогичные товары).

 

3. Сравнивается старое  и новое коммерческое предложение  с учетом изменений в используемом  сырье, издержек рыночных отношений  (анализ цены во временном отрезке).

 

При разработке долгосрочных договоров с учетом переменчивости изменения цен (анализ с помощью  скользящих цен).

 

4. Учет курса валют,  биржевых курсов, таможенной статистики (анализ цен на основании открытых  данных).

 

5. Анализ цены по первичным  затратам на единицу продукции.

 

6. Анализ цены с помощью  изменяющейся тенденции освоения  новой продукции.

 

Покупатель при осуществлении  закупок не обязательно должен рассчитывать составляющие цены приобретаемого товара. Но в последнее время между  покупателем и продавцом происходит обмен данными, содержащий состав издержек производства и других элементов, из которых складывается цена продукта закупок.

 

Такая практика получила особенно широкое применение при заключении долгосрочных договоров о поставках.

 

В поле зрения органов материально-технического обеспечения находятся транспортные расходы. Вид транспорта, скорость доставки, партионность грузов, способ их упаковки, методы перегрузки в случае смешанных перевозок принимаются во внимание вместе с дальностью перевозок.

 

7. Документальное оформление  заказа

 

Использование большинством фирм в условиях рыночной экономики  сложившихся ранее документов во многих случаях не удовлетворяет  современным требованиям.

 

Относительно ведения  документации по закупкам руководителям  соответствующих отделов целесообразно  разработать стандартные бланки.

 

В них рекомендуется:

 

1) обозначить его, в  целях выделения бланка заказа  среди других документов словом  «заказ» или «заказ на поставку»;

 

2) присвоить документу  порядковый номер. Он применяется  в документах, прилагаемых к копии  заказа (товарно-транспортная накладная,  счет-фактура и т. п.).

 

Наличие порядкового номера поможет быстрому поиску нужного  документа;

 

3) указать название и  адрес компании. Эти сведения  служат информацией поставщику, с кем ему предстоит иметь  деловые отношения, куда поставлять  товар и отсылать счет;

 

4) в бланке заказа должно  быть указано должностное лицо, желательно, чтобы им являлся  человек, стоящий у истока заказа. Это поможет поставщику при  необходимости решить возникшие  у него проблемы с конкретным  человеком.

 

Ему же он может адресовать интересующие его вопросы, связанные  с заказом;

 

5) указывается дата, наименование  и адрес поставщика.

 

6) поставить сроки и  указать количество поставляемых  товаров;

 

7) описать товар. В заказе  на поставку должны быть четко  определены необходимые товары  со ссылками не предложение  о закупках и заявкой на  спецификацию;

 

8) если адрес поставки  не тождественен основному адресу  предприятия, названного в бланке  заказа, необходимо его указать;

 

9) цена на товар должна  быть проставлена в бланке  заказа во избежание конфликта  при расплате за поставленные  товары;

 

10) нужно предоставить  свои банковские реквизиты, чтобы  не возникали различные финансовые  недоразумения.

 

Для правильного оформления операций поставок необходимо тщательно  работать с документами, их отражающими.

 

Копия заказа направляется в  подразделения потребителя для  проверки на соответствие уведомлениям о поставке поступившего товара.

 

При проверке используется описание товара.

 

Уведомление об отгрузке направляется поставщиком после подготовки продукции  к отправке. В этом документе указывают  номер заказа и время поставки.

 

Когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы, оформляется  документ поставщика. В нем указывается:

 

1) адрес отправителя и  его название, описание продукции,  количество мест, вес продукции,  специфика транспортировки, название  поставщика. Для информирования  подразделений-потребителей о факте  доставки товара, для контроля  бухгалтерией соответствия уведомления  об отгрузке товара подтверждением  получения поставки являются  копии заказа и счета;

 

2) номер сопроводительного  письма, дата поставки, способ транспортировки,  отправитель – все это в  книге регистрации товаров вместе  с их кратким описанием. Некоторые  предприятия не используют приведенные  виды уведомления, предпочитая  хранить нужные сведения непосредственно  в компьютере, но при недобросовестнности поставщика лучше иметь письменные документы;

 

3) не будет лишним в  некотором документе описывать  брак и другие недостатки предоставленного  товара для принятия нужных  мер отделом закупки.

 

8. Эффективность закупочной  деятельности

 

Основу экономической  эффективности закупочной логистики  составляют поиск необходимых материалов удовлетворительного качества и  закупка их по минимальным ценам.

 

Вопрос цен – главный  в изучении рынка, проводимом соответствующими подразделениями предприятий, но анализ возможных логистических расходов и сроков поставок тоже играет не последнюю  роль. Для оптового покупателя требуется  точный расчет издержек. Расчет затрат на приобретение сырья и материалов зачастую определяет дальнейшую стратегию  производства и сбыта конечной продукции.

 

Успешное осуществление  закупок предполагает использование  обширной информации о рынках, где  они осуществляются. Оптимизация  звена логистической цепи закупок  влияет не только на внешние факторы, но и на внутренние приоритеты, связанные  с разностью понимания оптимальности  работы и значением иных звеньев, что инициирует важность в поиске экономических компромиссов между  различными структурными подразделениями. Эффективности процесса способствует соблюдение этических норм партнерства. В основе находятся оптимизированные отношения между производителем, кредитором и поставщиком.

 

9. Приемка поставляемой  продукции

 

Важное значение в реализации плана закупок имеют приемка  продукции, документальное оформление поставок, проверка количества и качества товара.

 

При приемке продукции  необходимо убедиться, что полученный товар соответствует определенному  качеству, находится в нужном количестве, получен от своего поставщика в оговоренное  время за обусловленную плату. В  целях сокращения времени, стараний и средств нужно позаботиться, чтобы складские помещения, места  разгрузки и приемки товара находились как можно ближе друг от друга  и поблизости от производственных помещений. Для экономии затрат на погрузочно-разгрузочные работы необходимо составить график поставок, согласованный со всеми  поставщиками. В нем предусмотреть, чтобы сырье поставлялось в строго определенные дни, а другие материалы  – по мере необходимости.

 

Эти меры позволят не отрывать рабочих от основного производства для разгрузки не вовремя прибывшего транспорта.

 

Приемка товара осуществляется на основании документов, составляемых при доставке.

 

 

Оглавление