Электронные таблицы Excel на производстве

В программе Excel в одном файле может находиться несколько таблиц. Каждая таблица расположена на отдельном листе, а несколько листов, хранящихся в одном файле  называются рабочей книгой. Рабочая книга является основным документом, с которым работает Excel. В рабочей книге может быть столько листов, сколько нужно для работы, листы можно создавать или удалять при необходимости. При этом информацию в различные листы можно вносить независимо от других листов. Но если нужно, то можно связать информацию из различных листов рабочей книги друг с другом. Иногда нужно вводить или изменять информацию сразу в нескольких листах рабочей книги.

Ряд ячеек таблицы, расположенные  горизонтально называются строками, а ячейки расположенные вертикально  образуют столбец. В электронной  таблице строки и столбцы пронумерованы. Каждая ячейка в таблице находится  на пересечении строки и столбца. Указав номер столбца и номер строки, на пересечении которых расположена ячейка, однозначно определится расположение ячейки. Таким образом, номер строки и столбца образует адрес ячейки.

В ячейках электронной  таблицы могут храниться числа, текст или формулы. Числа используются в расчетах. В программе есть много способов представления чисел, например, дата, отличается от процента и от обычного числа. Текст обычно вводят для пояснений, и эти пояснения делают таблицу более понятной. Часто в качестве формул используются суммирование, вычисление средних величин и процентов. Однако в электронных таблицах можно ввести и более сложные расчеты. Особенностью электронных таблиц является то, что после ввода формулы в ячейке немедленно появляется результат. Если изменить информацию в таблице, формулы будут автоматически  пересчитаны, и в ячейках появятся новые результаты.

Можно оформить таблицу, изменив внешний вид ячеек  и информации в них, т.е. отформатировать  таблицу. Можно изменить представление  чисел, внешний вид и размер надписей, выбрать цвет, которым будет отражаться информация. С помощью форматирования можно создать красиво оформленные таблицы, а также различные бланки, вид которых заранее определен.

2.2. Работа со списками

 

При разработке таблиц данные удобно хранить в виде списка. Список – это последовательность строк рабочего листа, содержащих данные. Все данные в столбце списка имеют одинаковый тип, например текст в одном столбце и числа в другом.

Списки в терминах Excel часто называют базой данных. При этом столбцы в списке рассматриваются как поля базы данных, заголовки столбцов являются именами полей, а каждая строка в списке представляет запись в базе данных.

При организации списков  в Microsoft Excel, как правило, не требуется каких-либо подготовительных операций по размещению данных, поскольку при выполнении таких операций, как поиск, сортировка или подведение итогов, список обрабатывается как база данных автоматически. В некоторых случаях достаточно указать на любую ячейку в списке.

Если же Excel не распознает таблицу как список, можно использовать следующие рекомендации по организации данных:

• Не создавайте более одного списка на листе, поскольку некоторые средства, такие как фильтрация, при запуске обрабатывают один текущий список. При необходимости работать с несколькими списками, можно разместить каждый из них на отдельном рабочем листе;
• Нужно оставлять, по крайней мере, один пустой столбец и одну пустую строку между списком и другими данными листа.
• Заголовки столбцов следует создавать в первой строке списка. Далее они будут использоваться в отчетах, а также для поиска и организации данных. Для выделения заголовков используется Шрифт, Выравнивания, Формат и Обрамление.
• Все ячейки столбца должны содержать однотипные данные.
• Не вводите пробелы перед содержимым ячейки, поскольку они влияют на порядок сортировки и результаты выполнения операции поиска и фильтрации.

3. Поиск и сортировка данных

 

Для поиска данных надо воспользоваться  командой Найти, которую можно вызвать из меню Правка или комбинацией клавиш [Ctrl]-[F]. В поле Что диалогового окна необходимо ввести шаблон, по которому будет производиться поиск последовательности символов на рабочем листе. В шаблон поиска можно включить любые буквы, цифры, знаки препинания. Кроме того, в шаблоне можно использовать символы подстановки «*» или «?». Символ «*» означает, что на его месте в шаблоне поиска может находиться любая последовательность символов, а на месте «?» - любой единичный символ. Например, если ввести в шаблоне «В*», то будут найдены все слова, начинающиеся на «В», а шаблону «Ию?ь» соответствуют слова «Июнь» и «Июль».

Если известно, в каких  столбцах или строках находится нужная информация, то процесс поиска можно значительно ускорить. Для этого перед вызовом функции поиска выделите диапазон, например столбцы, в котором следует производить поиск данных. Если в книге отсутствует выделение ячеек или листов, то выполняется просмотр всех ячеек текущего листа. Кроме того, в раскрывающемся списке Просматривать окна поиска можно задать направление поиска (по строкам или столбцам), а в поле Область поиска указать элементы рабочего листа, в которых следует искать данные: в формулах, значениях или примечаниях. Если при поиске необходимо различать строчные и прописные буквы, можно установить соответствующий переключатель в окне поиска. Чтобы найти полную и точную копию содержимого поля Что, надо установить флажок Ячейка целиком.

Процесс поиска начинается после нажатия кнопки Найти далее. Очередная ячейка, которая содержит удовлетворяющую шаблону последовательность символов, становится активной. Чтобы изменить направление поиска, нажмите клавишу [Shift] и, не отпуская ее, кнопку Найти далее.

Если в окне поиска нажать кнопку Заменить, то произойдет переход в режим замены данных, который можно вызвать командой Заменить в меню Правка или комбинацией клавиш [Ctrl]-[H].

Чтобы произвести замену данных, удовлетворяющих шаблону поиска, заданному в поле Что диалогового окна замены, введя нужную последовательность в поле Заменить на. Для удаления искомых последовательностей нужно оставить поле Заменить на пустым. Непосредственная замена происходит при нажатии кнопки Заменить.

Сортировка данных является достаточно частой операцией при  работе со списками. С ее помощью  можно поменять порядок строк  в списке в соответствии с содержимым конкретных столбцов. Для упорядочения данных следует использовать команду Сортировка из меню Данные. Сортировка выполняется на выделенном диапазоне данных, причем она может проводиться отдельно для каждой отмеченной области.

 

2.4. Фильтрация данных

 

Фильтры позволяют просмотреть только те записи в таблице, которые удовлетворяют определенным условиям. При этом записи, которые не удовлетворяют условиям, скрыты во время работы фильтра. В Microsoft Excel возможны несколько способов фильтрации данных: автофильтр и расширенный фильтр.

Автофильтр следует  применять для быстрой фильтрации данных с одним или двумя условиями, накладываемыми на ячейки отдельного столбца. Этот режим устанавливается командой  Автофильтр  в меню Данные. При этом в ячейках заголовка каждого столбца таблицы появляется кнопка со стрелкой, которая служит для задания условий отбора.

Чтобы отменить фильтрацию, нажмите кнопку со стрелкой и выберите в развернувшемся списке строку Все. Стрелка на кнопке при этом опять станет черного цвета. Для отказа от режима автофильтрации надо повторить команду Данные/ Фильтр/Автофильтр.

Расширенный фильтр следует применять в тех случаях, когда требуется отфильтровать данные с более сложным условием, например с тремя или более условиями, накладываемыми на ячейки отдельного столбца, либо с условием, которое использует возвращаемое формулой значение. В полном фильтре кнопки со стрелками недоступны, а условия отбора вводятся в специальный диапазон условий, который состоит из строки заголовков и по крайней мере одного условия отбора.

2.5. Анализ результатов

 

После того как рабочая  таблица на листе построена и доведена до кондиции, можно с ней работать. И хотя в таблице сразу выводится результат после ввода в нее данных, вычисления на этом обычно не заканчиваются. Далее, как правило, начинается анализ результатов, оценка иных вариантов ситуации.

Такой подход – перебор вариантов решения задачи – очень полезен. Для многих задач это единственный способ нахождения хотя бы приемлемого варианта решения. И для этих целей Excel незаменим: быстро меняем данные – мгновенно получаем результат!

Таблица 1

Примерный расчет заработной платы за месяц

Расчет заработной платы  за январь месяц
					за январь
ФИО	Оклад	Премия	Итого начислено	Подоходный налог	Итого к выдаче
		20%		13%
Баранова Л.В	15 000,00р.	3 000,00р.	18 000,00р.	2 340,00р.	15 660,00р.
Васильев С.Н.	8 000,00р.	1 600,00р.	9 600,00р.	1 248,00р.	8 352,00р.
Петрова А.Г.	11 000,00р.	2 200,00р.	13 200,00р.	1 716,00р.	11 484,00р.
Петухова О.С.	9 800,00р.	1 960,00р.	11 760,00р.	1 528,80р.	10 231,20р.
Савин И.Н.	12 500,00р.	2 500,00р.	15 000,00р.	1 950,00р.	13 050,00р.

 

При работе с этой таблицей были применены расчетные формулы.

Чтобы узнать, сколько  премии выходит на каждого человека необходимо Оклад * 20%.

Чтобы узнать Всего начислено нужно к Окладу + Премию.

Подоходный  налог вычисляется Итого начисленного * 13%.

Чтобы вычислить Итого к выдаче следует Итого начислено – Подоходный налог.

По результатам данных расчетов можно создать диаграмму  для наглядного отображения результатов  вычислений.

Рис. 3. Пример круговой диаграммы, отражающей суммы к выдаче по сотрудникам

Таблица 2

Накладная

 

№ п/п	Наименование  затрат	Цена (руб.)	Количество	Стоимость	В% от общего кол-ва затрат
1	Стол	800,00р.	400	320 000,00р.	58%
2	Стул	350,00р.	400	140 000,00р.	25%
3	Компьютер	14 976,00р.	5	74 880,00р.	14%
4	Доска школьная	552,00р.	7	3 864,00р.	1%
5	Дискеты	25,00р.	150	3 750,00р.	1%
6	Кресло	2 500,00р.	3	7 500,00р.	1%
7	Проектор	1 200,00р.	1	1 200,00р.	0%
	Общее кол-во затрат:			551 194,00р.	100%

 

При работе с этой таблицей были использованы формулы:

Чтобы узнать Стоимость нужно Цену * Количество;

Чтобы рассчитать В % от общего количества затрат следует Общее количество затрат в %/Стоимость.

 

 

 

Заключение

 

В результате работы была раскрыта тема «Электронные таблицы Excel и их применение на производстве»

 

 

 

безопасные условия труда при работе с компьютером

 

• Сидеть за компьютером прямо, глаза приходятся на 2/3 высоты монитора;
• Расстояние от глаз до монитора не менее 60см;
• Время непрерывной работы с компьютером не более 20 минут, перерыв 10 минут;
• Необходимо проводить гимнастику для глаз через каждые 10-15 минут работы за компьютером.
• Общее время работы за компьютером в течение дня не более 3^х часов.
• На экране монитора не должно быть отражение светильников, не должно быть бликов отражений каких-либо предметов;
• В случае появлений мерцаний экрана, не адекватных звуков, запаха компьютер следует немедленно выключить;
• Нельзя располагать мелкие детали (скрепки, гвоздики и т.д.) около клавиатуры;
• Нельзя ставить около компьютера жидкости;
• После окончания работы компьютер надо выключить.