Формирование требований на основе структурных проблем предприятия

 

5.1     Организационная модель

Директор мебельного цеха

Магазин

 

продавец 

Склад

Технический отдел 

Бухгалтерия 

Мастерская 

Вспомогательная служба 

дизайнер 

кладовщик 

мастер 

бухгалтер 

водитель 

2

5

Рисунок 1 – Организационная модель

Подразделения, выделенные тёмным цветом, принимают  непосредственное участие в процессе, подлежащем автоматизации, светлым  цветом – опосредованное участие, без  цвета – не принимают участия. Число в кружке в правом нижнем углу подразделения - штатная численность его сотрудников.

Итак, по самым первым предварительным оценкам  мы установили, что автоматизации  подлежат функции директора цеха, а так же следующие подразделения: мастерская, магазин, склад материалов, технологический отдел и бухгалтерия. Бухгалтерию мы выделили более светлой  тонировкой, т.к. в основном она будет  использовать или поставлять информацию для будущей системы. Более подробно остановимся на этом на этапе создания информационной модели предприятия.

2.  Функциональная модель

 

Покупатели  делают заказ на производство конкретной модели мягкой мебели. Через 1-2 недели готовый заказ доставляется клиенту. Для снабжения производства всем необходимым мебельный цех закупает материалы, фурнитуру и матрацы  на стороне у различных поставщиков (рис. 2).

 

Покупатели

Мебельный цех

Поставщики

Покупатели

Заказ

Пиломатериалы, фурнитура, ткань. матрацы

Готовый заказ

(мягкая мебель)

Рисунок 2 – Функциональная модель

Информация  о полученном заказе передается директору, который прикрепляет его к  конкретному мастеру, а так же в технологический отдел, где  подготавливаются все технологические  документы и ведомость комплектации. Технологическая документация передается в мастерскую, ведомость комплектации в бухгалтерию. Тут формируется накладная на получение необходимых материалов со склада. Материалы  со склада поступают в мастерскую, где мастер приступает к выполнению заказа. Когда заказ готов, водитель цеха доставляет его заказчику. Все материалы, необходимые мебельному цеху, поступают от поставщиков на склад,  а затем в мастерскую, где используются для создания мягкой мебели для конкретного заказа.

3.    Организационно-функциональная структура

 

Бизнес-процессы предприятия:

• оформление заказа;
• выполнение заказа;
• доставка заказа покупателю:
• разработка новой модели;
• технологическая проработка заказа;
• получение материалов со склада;
• работа склада;
• работа бухгалтерии.

4.    Бизнес-процессы

 

Сначала опишем основные бизнес-процессы предприятия  «Мебельный цех».

Бизнес-процесс «Оформление заказа».

Менеджер  принимает заказ от покупателя, оформляет  договор, принимает предоплату. Информация о заказе поступает директору, и  запускается следующий бизнес-процесс  «Выполнение заказа».

Бизнес-процесс «Выполнение заказа».

В состав данного бизнес-процесса входят два  вспомогательных – «Технологическая проработка заказа» и «Доставка  материалов со склада». После получения технологической документации и необходимых материалов со склада, начинается изготовление заказа. Мастер ведет всю работу, начиная с распилки пиломатериалов и заканчивая обтяжкой мебели тканью. После окончания работ запускается следующий бизнес-процесс «Доставка заказа».

Бизнес-процесс «Доставка заказа».

Информация  о готовности поступает в магазин. Менеджер связывается с заказчиком и договаривается о времени доставки. Затем создает документы на получение  заказа, остатка оплаты и гарантийный  талон. Документы передаются водителю, который забирает заказ с мастерской и доставляет его заказчику.

Опишем  вспомогательные бизнес-процессы компании.

Бизнес-процесс «Технологическая проработка заказа».

На этом этапе выполняются 2 основные задачи:

• Коррекция рабочих и сборочных чертежей и выпуск технологической документации: карт раскроя материалов, таблиц операций и т.д. Документация передается в производство.
• Формирование ведомости комплектации – списка материалов и комплектующих, необходимых для изготовления, с указанием их точного количества.

Бизнес-процесс «Доставка материалов со склада».

На основании  ведомости комплектации формируется  накладная на получение материалов, которая передается на склад. Если материалы  есть на складе, то они передаются в  производство вместе с накладной  на передачу материалов. Если требуемых  материалов нет на складе, то формируется  ведомость на закупку, которая передается директору цеха. Технологическая  операция «Установить наличие материалов»  данного бизнес-процесса  является так же технологической операцией  вспомогательного бизнес-процесса «Работа  склада».

Бизнес-процесс «Работа склада».

Недостающие материалы доставляются на склад  от поставщиков. Затем поступают  в производство для выполнения заказов. В состав данного бизнес-процесса входит технологическая операция «Установить наличие материалов» бизнес-процесса «Доставка материалов со склада». Технологические операции данного бизнес-процесса не связаны между собой напрямую.

Опишем  бизнес-процессы развития.

Бизнес-процесс «Разработка новой  модели».

Дизайнер-технолог цеха, изучая спрос покупателей, создает  новую модель мягкой мебели. Если директор одобряет новую модель, то проект передается в мастерскую для дальнейшего  изготовления, а оттуда в магазин. Менеджеры магазина предлагают новую  модель покупателям.

 

Работа каждого  отдела цеха, имеющего отношение к  автоматизации

 

Директор цеха: Директор осуществляет общее руководство производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, а так же организует взаимодействие всех его структурных подразделений. Для этого к нему должны стекаться все информационные потоки. Можно выделить следующие основные функции директора цеха, касающиеся производственных процессов:

• распределение заказов среди мастеров;
• закупка необходимых для производства мягкой мебели материалов;
• утверждение новых моделей мебели, разработанных дизайнером-технологом.

Для выполнения этих основных функций директор должен поддерживать постоянную связь с  бухгалтерией: своевременно получать  информацию и документацию о функционировании предприятия (договоры, счета, отчеты, сводки, размер з/п работников и т.д.).

Магазин: Функции продавца в магазине заключаются в следующем:

• прием заказа является первой операцией жизненного цикла нового изделия. Заказ принимается продавцом в магазине при мебельном цехе. Покупатели могут варьировать расцветку обивки и комплектацию модели. Продавец оформляет договор и принимает предоплату;
• организация доставки готового заказа покупателю. После информации о готовности заказа продавец связывается с покупателем и договаривается о времени доставки. Затем создает гарантийный талон, документы на получение товара, прием оставшейся оплаты.

Технологический отдел: дизайнер-технолог технологического отдела выполняет две не связанные между собой задачи: изготовление новых моделей мягкой мебели и технологическая проработка заказов.

 С  первой задачей все ясно - дизайнер-технолог, изучая спросы покупателей, создает  новые модели мягкой мебели.

 Вторая  задача состоит в следующем:  после получения информации о  новом заказе дизайнер-технолог  по необходимости проводит технологическую  коррекцию рабочих и сборочных  чертежей и выпуск технологической  документации - карт раскроя материалов, таблиц операций и т.д. Затем  формирует ведомости комплектации - список материалов и комплектующих,  необходимых для изготовления  изделия, с указанием их точного  количества.

Склад материалов: Кладовщик выполняет следующие функции:

• после получения накладной на получение требуемого количества материалов со склада передает материалы в мастерскую для изготовления заказа;
• создает суммарную ведомость на закупку недостающего количества материала у поставщиков;
• производит прием закупленных материалов на склад.

Мастерская:  Всю работу над конкретным заказом выполняет один мастер. Его работу можно разбить на четыре этапа. На первом этапе мастер распиливает пиломатериалы, обрабатывает части изделия и собирает каркас модели. На втором этапе производится раскройка чехлов, в которые затем будет уложена набивка (мягкие элементы). На третьем этапе создаются пружинные блоки (этот этап пропускается, если блоков нет в модели). Последним этапом является обтяжка мягкой мебели тканью.

5. Информационная модель

 

 Для построения информационной  схемы необходимо проанализировать  процессы получения, хранения  и использования информации на  предприятии. Одним из основных  информационных носителей являются  документы, используемые при работе  предприятия. Выполнение каждой  проектной операции на любом  уровне предполагает получение  входной информации, ее обработку  и передачу для выполнения  последующих операций.

Продавец в магазине принимает  заказ на производство мягкой мебели от покупателя. Далее информация о заказе передается директору, который передает заказ в мастерскую, и в технологический отдел.

 В Технологическом отделе  подготавливаются 2 вида документов: ведомость комплектации уходит в бухгалтерию, а  технологическая документация передается в мастерскую.

 В бухгалтерии формируется  накладная на получение материалов и передается на склад.

 Если необходимые материалы  есть в наличии, то кладовщик  подготавливает накладную на передачу материалов она отправляется в мастерскую. Если материалы отсутствуют на складе, то формируется ведомость на закупку, которая уходит директору. Директор связывается с поставщиками и договаривается о поставке необходимых материалов на склад. После оплаты счёта в бухгалтерии закупленные материалы от поставщиков поступают на склад вместе с приходными документами.

 После выполнения заказа, информация о его готовности поступает из мастерской в магазин. Продавец связывается с покупателем, сообщает ему, что его заказ выполнен, и договаривается о времени доставки. Документы на получение заказа продавец передает водителю. Водитель подписывает документы у клиента и передает их в бухгалтерию.

 В бухгалтерию так же передается предоплата  и остаток оплаты заказа.

 Разработанные дизайнером проекты  новых моделей мягкой мебели передаются директору для утверждения.

Бухгалтерия осуществляет ежемесячные  платежи в муниципальные службы: налоги, пенсионные начисления работников цеха, коммунальные платежи.

Бухгалтерия по мере необходимости  доставляет оперативную информацию  директору.

 

 

Проектирование  информационной системы

 

Покупатель  – лицо, которое обращается в  организацию для покупки товара.

Менеджер  – работник магазина, совершающий  расчетно-кассовые операции с клиентом, и занимающийся оформлением заказов.

Оформление  заказа – процесс выбора клиентом модели, сроков исполнения заказа, адрес  доставки.

Дизайнер-технолог – сотрудник предприятия занимающийся технологической проработки заказов.

Технологическая проработка заказа – создание карт раскроя материалов, таблиц операций, ведомостей комплектации, чертежей, моделей  и т.д.

Директор  – начальник предприятия, который  запускает процесс выполнения заказа.

Выполнение  заказа – процесс создания в мастерской заданной модели.

Водитель  – сотрудник предприятия, ответственный  за доставку заказа клиенту.

Доставка  заказа – передача заказа клиенту  по заранее оговоренному адресу.

Комплектовщик – сотрудник предприятия, ответственный  за процесс снабжения мастерской необходимыми материалами и содержание склада.

 

5.6    Диаграмма вариантов использования