Фильтрация баз данных Microsoft Excel

Дата выполнения работы:18.11.2013

Тема: Фильтрация баз данных Microsoft Excel.

Планирование базы данных Access

Формы ввода - вывода Access

Цель работы: Изучить фильтрацию базы данных планировать базы данных формы ввода – ввода Access

Краткие теоретические  сведения по теме:

1. Фильтрация баз данных Microsoft Excel.

Фильтрация — это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, которые соответствуют условиям отбора, заданного для столбца. 
 
При фильтрации строки, которые не нужно отображать, временно скрываются. 
 
Строки, которые отобраны при фильтрации в Microsoft Excel, можно редактировать, форматировать и выводить на печать, а также создавать на их основе диаграммы, не изменяя порядок строк и не перемещая их. Microsoft Excel предлагает две команды для фильтрации списков: авто фильтр и расширенный фильтр. 
 
Команды  Фильтр меню Данные позволяют фильтровать (выделять) нужные записи. Фильтрация возможна через автоматический фильтр Авто фильтр и через Расширений – ручной. 
 
Автофильтр включает фильтр по выделенному для простых условий отбора.  
 
При использовании Автофильтр необходимо переместить курсор в область, содержащую бузу данных. Затем нужно выполнить команду Фильтр, Автофильтр меню Данные. На именах полей появятся кнопки с изображением стрелок вниз. Нажимая на кнопки можно задавать критерии (условия фильтрации) фильтрации (рис. 1). 
 
 
 
Рис.1 – Критерии фильтрации списка после выполнения 
команды Автофильтр 

 
 
 
Рис.2. 
 
Область таблицы A2:L15 можно рассматривать как базу данных. Столбцы A, B, C, D, E, F, H, I, J, K, L этой таблицы называются полями, а строки с 3 по 15 - записями. Область A2:L2 содержит имена полей. 
 
Существуют ограничения, накладываемые на структуру базы данных: 

 
первый ряд базы данных должен содержать  неповторяющиеся имена пролей

 
остальные ряды базы данных должны содержать  записи, которые не являются пустыми  рядами

 
информация по полям (столбцам) должна быть однородной, т.е. только цифры или  только текст

 
Основная работа с любой базой  данных заключается в поиске информации по определенным критериям. С увеличением  количества записей поиск информации затрудняется. Excel позволяет упростить  этот процесс путем фильтрации данных. 
 
2. Планирование базы данных Access

Приложение Microsoft Access является мощной и высокопроизводительной системой управления базой данных (далее СУБД). 
 
База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Практически все СУБД позволяют добавлять новые данные в таблицы.  
 
Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц: 
 
- СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной  
 
обработки больших объёмов информации, намного больших, чем  
 
те, с которыми справляются электронные таблицы. 
 
- СУБД может легко связывать две таблицы так, что для  
 
пользователя они будут представляться одной таблицей.  
 
Реализовать такую возможность в электронных таблицах  
 
практически невозможно.  
 
- СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы,  
 
содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных  
 
таблиц.  
 
Access – мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows, обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы (Word), электронные таблицы (Excel), презентации (PowerPoint). 
 
Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам. 
 
База данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули). 
 
В последних версиях Access представлен новый формат файла (MDE) –библиотеки, с помощью которого можно создавать приложения, не включая VBA-код. 
 
Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей. 
 
Основные функции: 
 
- создание таблиц и управление ими; 
 
- Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям  
 
полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в  
 
одну; 
 
- функция добавление и изменение данных требует разработки и  
 
реализации представленных данных, отличных от табличных; 
 
- Access позволяет создавать различные отчёты на основе данных  
 
таблиц и других объектов базы данных; 
 
- использование макросов позволяет автоматизировать  
 
повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы  
 
используют для совместимости; 
 
- модули представляют собой процедуру или функцию, написанные  
 
на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры  
 
можно использовать для сложных вычислений. Процедуры на  
 
Access VBA превышают возможности стандартных макросов. 
 
- защита базы данных позволяет организовать работу  
 
приложения в многопользовательской среде и предотвратить  
 
несанкционированный доступ к базам данных. 
 
- с помощью средств печати Access позволяет распечатать  
 
практически всё, что можно увидеть в базе данных. 
Использование Мастера таблиц служит отличным примером, позволяющим понять общую процедуру работы с мастерами Access. В большинстве случаев для создания таблиц используется импорт или связывание данных с другими базами данных или электронными таблицами.   
Access дает возможность создания таблиц непосредственно в режиме таблицы. При этом Access создает пустую таблицу на основе таблицы, используемой по умолчанию, со структурой, имеющей 20 полей и 30 пустых записей. После этого можно вводить данные прямо в таблицу. При ее сохранении Access анализирует данные и выбирает тот тип для каждого поля, который больше всего соответствует введенным данным.  
3. Формы ввода - вывода Access

Форма — это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения  данных из таблицы или запроса. Формы  могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью  можно определять, какие поля или  строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям  достаточно видеть лишь несколько полей  большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование  базы данных. Для автоматизации часто  выполняемых действий в форму  можно добавить кнопки и другие функциональные элементы.

Формы можно рассматривать  как окна, через которые пользователи могут просматривать и изменять базу данных. Рационально построенная  форма ускоряет работу с базой  данных, поскольку пользователям  не требуется искать то, что им нужно. Внешне привлекательная форма делает работу с базой данных более приятной и эффективной, кроме того, она  может помочь в предотвращении неверного  ввода данных. В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены  новые средства, помогающие быстро создавать формы, а также новые  типы форм и функциональные возможности, благодаря которым база данных становится более практичной.

При помощи инструмента «Форма»  можно создать форму одним  щелчком мыши. При использовании  этого средства все поля базового источника данных размещаются в  форме. Можно сразу же начать использование  новой формы либо при необходимости  изменить ее в режиме макета или  конструктора.

Использование инструмента  «Форма» для создания новой формы

В области переходов щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.

На вкладке Создание в группе Формы выберите команду Форма.

Приложение Access создаст форму  и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения  в структуру формы при одновременном  отображении данных. Например, при  необходимости можно настроить  размер полей в соответствии с  данными. Для получения дополнительных сведений о режимах макета и конструктора см. раздел Режим макета и режим конструктора.

Если Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим»  с таблицей или запросом, который  использовался для создания формы, Access добавляет таблицу данных в  форму, основанную на связанной таблице  или запросе. Например, если создается  простая форма, основанная на таблице  «Сотрудники», и между таблицами  «Сотрудники» и «Заказы» определено отношение «один-ко-многим», то в  таблице данных будут отображаться все записи таблицы «Заказы», относящиеся  к текущей записи сотрудника. Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить. Если существует несколько  таблиц, связанных отношением «один-ко-многим»  с таблицей, которая использовалась для создания формы, то Access не добавляет  таблицы данных в форму.

Создание  разделенной формы при помощи инструмента «Разделенная форма»

Разделенная форма — это  новая возможность в Microsoft Office Access 2007, позволяющая одновременно отображать данные в двух представлениях  — в режиме формы и в режиме таблицы.

Эти два представления  связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно  добавлять, изменять или удалять  в каждой части формы (при условии, что источник записей допускает  обновление, а параметры формы  не запрещают такие действия).

Работа с разделенной  формой дает преимущества обоих типов  формы в одной форме. Например, можно воспользоваться табличной  частью формы, чтобы быстро найти  запись, а затем просмотреть или  изменить запись в другой части формы.

Чтобы создать разделенную  форму при помощи инструмента  «Разделенная форма», выполните следующие  действия.

В области переходов щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме, или откройте таблицу или запрос в режиме таблицы.

На вкладке Создание в группе Формы щелкните Разделить форму.

Приложение Access создаст форму  и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения  в структуру формы при одновременном  отображении данных. Например, при  необходимости можно настроить  размер полей в соответствии с  данными. Для получения дополнительных сведений о режимах макета и конструктора см. раздел Режим макета и режим конструктора.

Для получения дополнительных сведений о создании разделенных  форм и работе с ними см. статьюСоздание разделенной формы.