Разработка автоматизированной информационной системы по начислению заработной платы

Автоматизация офисной деятельности осуществляется на основе программно-аппаратного  комплекса, называемого электронным  офисом.

Электронный офис. Внедрение электронного документооборота позволяет улучшить контроль над движением и исполнением документов, значительно упростить и ускорить доступ к информации и, как следствие, повысить эффективность управления.

Множество взаимосвязанных компьютерных технологий, осуществляющих автоматизацию  документооборота: сбора, хранения, передачи и рассылки документов называют  электронным офисом. Эти технологии безбумажного делопроизводства, выполняемые  прикладными программами, основаны на использовании информационных систем и сетей, позволяющих достичь  важных целей:

• автоматизация обработки и передачи документов;
• хранение документации в памяти систем;
• интеграция всех процессов документооборота;
• повышение информированности руководства;
• уменьшение стоимости документального обеспечения;
• сокращение времени поиска документов;
• создание качественно новой информационной базы документации.

 В результате этого, электронный  офис осуществляет комплексную  обработку документов, связанных  с деятельностью организации  или предприятия. Используемые  здесь технологии опираются на  базы данных, информационные хранилища,  электронные библиотеки. В перечень  функций, выполняемых электронным  офисом, входят:

• учет и анализ корреспонденции;
• учет кадров и ведение бухгалтерии;
• составление и отслеживание договоров;
• обслуживание производства заказов, сбыта продукции;
• выполнение экспертиз и проведение консультаций;
• анализ и разработка предложений по ликвидации узких мест;
• проведение баланса и оценок работы;
• ревизия отчетности;
• ведение электронных картотек. [9] 

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: одна или несколько ЭВМ, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами, входящими в офис, являются:

• текстовый редактор;
• электронная таблица; 
• система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса  могут также входить:

• программа анализа и составления расписаний; 
• программа презентации;
• графический редактор;
• программа обслуживания факс-модема;
• программы перевода. [5]

Электронная очередь — это программно-аппаратный комплекс, позволяющий формализовать и оптимизировать управление потоком посетителей. Главная цель системы электронной очереди - целенаправленное направление посетителей внутри организации и получение информации о наиболее востребованных услугах, время их оказания и многое, многое другое...

Электронные системы управления потоками клиентов помогают изменить и повысить качество обслуживания. В случае необходимости  позволяют организовать запись посетителей на прием по времени и дате. Системы электронной очереди позволяют на основе полученных в процессе работы данных оптимизировать обслуживание или разрабатывать новые методики, а также оперативно вносить коррективы. Следствием применения систем электронных очередей является улучшение общего климата обслуживания и более высокий коэффициент работы персонала учреждения.

Система электронной очереди, отличается от систем «вызова клиента» тем, что  позволяет ввести гибко настраиваемый  алгоритм управления потоком клиентов, вести учёт и статистику работы операторов и интенсивности потока, что позволяет  эффективно планировать нагрузку на операторов, а также использовать информационные табло для отображения  рекламной информации. Кроме этого, в системе предусмотрены функции  управления настройками системы  и её исполнительными модулями. Данный тип систем можно отнести к on-line системам, работающим и управляемым  в реальном времени. [7]

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Пример. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.

Могут ежедневно по электронной  почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и  акций этой фирмы, которые ежедневно  корректируются в соответствующем  массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает  на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная  почта, компьютерные конференции и  пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и  с другими фирмами.[8]

Диспетчеризация. Как правило, на каждом объекте система диспетчеризации имеет свое предназначение и выполняет конкретные задачи, их решение нацелено на выполнение основных задач.

  Основные задачи системы  диспетчеризации это – централизованный  оперативный контроль за режимами  работы процессов, происходящих  на обслуживаемом объекте (телеметрия), и управление этими процессами (телемеханика и автоматизация).

  Прикладные задачи системы  диспетчеризации:

• передача на центральный диспетчерский пункт технических и диагностических параметров применяемого технологического оборудования (мониторинг состояния оборудования);
• оптимизация режимов работы технологического оборудования, увеличение его ресурса;
• передача сообщений аварийной (охранной и пожарной) сигнализации, обеспечение безопасности;
• передача значений расхода энергоресурсов (учет);
• дистанционное управление технологическим оборудованием (удаленная перенастройка параметров регулирования оборудования, перепрограммирование контроллеров);
• опрос и диагностика контроллеров, управляющих системами (узлами) объекта диспетчеризации;

Как правило, на каждом объекте система  диспетчеризации имеет свое предназначение и выполняет конкретные задачи, их решение нацелено на выполнение основных задач.

•   Основные задачи системы диспетчеризации это – централизованный оперативный контроль за режимами работы процессов, происходящих на обслуживаемом объекте (телеметрия), и управление этими процессами (телемеханика и автоматизация).
• Прикладные задачи системы диспетчеризации:
• передача на центральный диспетчерский пункт технических и диагностических параметров применяемого технологического оборудования (мониторинг состояния оборудования);
• оптимизация режимов работы технологического оборудования, увеличение его ресурса;
• передача сообщений аварийной (охранной и пожарной) сигнализации, обеспечение безопасности;
• передача значений расхода энергоресурсов (учет);
• дистанционное управление технологическим оборудованием (удаленная перенастройка параметров регулирования оборудования, перепрограммирование контроллеров);
• опрос и диагностика контроллеров, управляющих системами (узлами) объекта диспетчеризации;
• протоколирование всех событий (аварий, действий диспетчера, включения и выключения исполнительных механизмов, поступления тревожных сигналов и сообщений и т.п.);
• протоколирование всех событий (аварий, действий диспетчера, включения и выключения исполнительных механизмов, поступления тревожных сигналов и сообщений и т.п.). [10]

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

• ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;
• обработка дынных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);
• вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;
• качественное оформление табличных форм представления данных;
• многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;
• проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;
• проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций. [5]

Почта - Это традиционные средства связи, позволяющие обмениваться информацией, по крайней мере, двум абонентам. Для того чтобы этот обмен состоялся, необходимо написать послание и, указав адрес, опустить в почтовый ящик, откуда письмо неминуемо попадет на почтовый узел. Если указанный адрес соответствует общепринятым стандартам, то через некоторое время почтальон положит его в почтовый ящик адресата. Далее абонент вскроет послание, и - обмен информацией состоялся.

Электронная почта (E-mail), специальный пакет программ для хранения и пересылки сообщений между пользователями ЭВМ. Посредством электронной почты реализуется служба безбумажных почтовых отношений. Она является системой сбора, регистрации, обработки и передачи любой информации (текстовых документов, изображений, цифровых данных, звукозаписи и т.д.) по сетям ЭВМ и выполняет такие функции, как редактирование документов перед передачей, их хранение в специальном банке, пересылка корреспонденции, проверка и исправление ошибок, возникающих при передаче, выдача подтверждения о получении корреспонденции адресатом, получение и хранение информации в собственном «почтовом ящике», просмотр полученной корреспонденции. [5]

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем, аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три  типа конференций: аудио, видео и  компьютерную.

Видео конференции предназначены для тех же целей что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют  сократить транспортные и командировочные  расходы, большинство фирм применяет  их не только по этой причине. Эти фирмы  видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

• односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении (от руководителя проекта к исполнителям);
• односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;
• двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус. [8]

2. РАЗРАБОТКА АВТОМОТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПО НАЧИСЛЕНИЮ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ ПО 18-РАЗРЯДНОЙ ТАРИФНОЙ СЕТКЕ НА ПРИМЕРЕ БАУТИНА, ВОЛОДИНА, ГАЙДУКОВА, КИСЛЯНСКИХ

1. Пояснительная записка

Используя методику расчета и нормативно-правовую базу, разработать и реализовать  в табличном процессоре MS Excel автоматизированную информационную систему по начислению заработной платы по 18-разряной тарифной сетке.

Задачи и условия.

Исходя  из учетных сведений о сотрудниках, количестве отработанных дней, 18-разряной тарифной системы оплаты труда и  соответствующего алгоритма расчета  сформировать ведомость выдачи заработной платы.