Организация автоматизированного учёта расчётов с подотчётными лицами

Ввод операций по расчетам с подотчетными лицами вручную. Операции по учету расчетов с подотчетными лицами можно вводить вручную. При вводе операций вручную вы должны самостоятельно указать корреспондирующие счета, объекты аналитического учета, количество  и суммы проводок. 

 

Последовательность  выполнения:

Главное меню «Журналы» - «Авансовый отчёт» - клавиша «Insert» - в типе авансового отчёта выбрал: «Рублевый», далее в графе «Сотрудник» выбрал «Назаров Станислав Иванович» - нажал кнопку «Записать» - нажал кнопку «Показать». В результате чего виден неизрасходованный остаток денежных средств у подотчетного лица, в данном случае, 10 000 рублей.

Перехожу на закладку «Оборотная сторона»

Заполняю содержание «Авансового отчёта»

Операция №1: В строке «Документ» прописал документ, на основании которого оформляется  авансовый отчёт, данном случае «Товарный  чек» - «Дата документа» - 05.12.08 –  «№ документа» – 1 – «Корр. счёт» - 10.2. Выбрал купленный материал: в данном случае «панели», количество – 100, сумма 12 000. Авансовый отчёт заполнил полностью, нажал клавишу «Ок».

Аналогичным образом  занёс авансовые отчёты : Петрову  М.И. в сумме 5 000 рублей; Смирнову М.И. в сумме 20 000 рублей; Михеев С.И. в сумме 13 000 рублей.

 

 

Для ввода в  информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ "Авансовый отчет". Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

Последовательность  выполнения:

Чтобы распечатать  Авансовый отчёт необходимо: нажать кнопку «Печать»

4. Получение отчетов

Для получения  итоговых и детальных сведений о  состоянии расчетов с подотчетными лицами можно использовать стандартные  отчеты.

Стандартный отчет "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" может быть использован для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами.

Стандартный отчет "Карточка счета" позволяет получить детальную информацию по всем операциям  с подотчетными лицами за установленный  период.

Стандартный отчет "Карточка счета" с выбранным  значением субконто позволяет получить информацию по всем операциям с конкретным подотчетным лицом. Операции по учету  расчетов с подотчетными лицами можно  вводить вручную. При вводе операций вручную вы должны самостоятельно указать корреспондирующие счета, объекты аналитического учета, количество  и суммы проводок.

Получение отчетов

Для получения  итоговых и детальных сведений о  состоянии расчетов с подотчетными лицами можно использовать стандартные  отчеты.

Стандартный отчет "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" может быть использован для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами. Стандартный отчет "Карточка счета" позволяет получить детальную информацию по всем операциям с подотчетными лицами за установленный период. Стандартный отчет "Карточка счета" с выбранным значением субконто позволяет получить информацию по всем операциям с конкретным подотчетным лицом.

Последовательность  выполнения:

После того, как  я разнёс все авансовые отчёты мне необходимо посмотреть расчёты с подотчётными лицами. Для этого, необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71.1

Главное меню «Отчёты» - «Оборотно-сальдовая ведомость  по счёту» - задал период за 5.12.08, в  графе «счёт» поставил 71.1 – нажал «Ок».

 

В результате чего увидел, что Михеев Степан Иванович должен 2 000 рублей, а Назаров Станислав Иванович перерасходовал 2 000 рублей. Поэтому, Михеев должен вернуть деньги в кассу, а Назарову необходимо их довыдать.

 

5. Возврат в кассу неиспользованных подотчётных денежных средств

Для отражения  в учете операций по возврату неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником  под отчет на хозяйственные расходы  или командировочные нужды предназначен документ "Приходный кассовый ордер".

Последовательность выполнения:

Главное меню «Журналы» - «Касса» - клавиша «Insert» - «Приходный кассовый ордер». В графе «Движение  денежных средств» - «Прочие поступления». «корр. счёт» - 71.1 – «Сотрудник» - Михеев Степан Иванович – «Основание» пишу «возврат неиспользованных подотчётных средств» - в графе «Сумма» - 2 000 – нажать «Ок».

                                                                                                                                                      

 

Раздел III. Обоснование выбора программного обеспечения.

Я использовал  для автоматизированного учёта  программу «1С:Бухгалтерия», т.к. она  является универсальной системой для  автоматизации ведения бухгалтерского учёта. Она может поддерживать различные  системы учёта, различные методологии учёта, использоваться на предприятиях различных типов деятельности.

В системе «1С:Бухгалтерия» главные особенности учёта ведения  учёта задаются конфигурацией системы. К ним относятся: основные свойства плана счетов, виды аналитического учёта, состав и структура используемых справочников, документов, отчётов и т.д.

В данной типовой конфигурации реализована методология ведения бухгалтерского и налогового учётов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Конфигурация  включает в себя:

• план счетов, содержащий типовые настройки аналитического, валютного и количественного учёта (в т.ч. для целей ведения налогового учёта);
• справочник валют, используемый при ведении валютного учёта;
• набор справочников для формирования первичных документов и ведения списков объектов аналитического учёта;
• набор перечислений для организации аналитического учёта с регламентированным набором значений;
• набор документов, предназначенных для ввода, хранения и печати первичных документов и для автоматического формирования бухгалтерских проводок;
• набор констант, используемых для настройки общих параметров ведения учёта в конкретной организации;
• набор стандартных отчётов, позволяющих получать данные бухгалтерского учёта в различных разрезах по любым счетам,  любым объектам аналитики;
• специализированные отчёты по конкретным разделам бухгалтерского учёта;
• набор регламентированных отчётов (налоговых, бухгалтерских и др.) и механизм их обновления;
• специальные режимы обработки документов и операций, выполняющие сервисные функции.

План счетов в типовой конфигурации настроен практически для всех разделов бухгалтерского учёта.

Набор документов, автоматизирующих отражение хозяйственных  операций в учётной системе, рассчитан  на ведение наиболее важных разделов учёта:

• учёт операций по кассе;
• учёт операций по банку;
• учёт основных средств;
• учёт нематериальных активов;
• учёт материалов;
• учёт товаров;
• учёт на производство и незавершенного производства;
• учёт полуфабрикатов;
• учёт выпуска продукции;
• учёт издержек обращения;
• учёт реализации (в т.ч. по посредническим договорам);
• учёт взаиморасчётов с поставщиками и покупателями;
• учёт договоров;
• учёт оплаты труда;
• учёт расчётов с подотчётными лицами;
• учёт финансовых результатов.

Документы, как  правило, можно проводить одновременно как по бухгалтерскому, так и по налоговому учёту.

Конфигурация  также содержит специальные документы, с помощью которых автоматизированным способом выполняется расчет необходимых  показателей в конце отчётного  периода (расчёт себестоимости продукции, работ и услуг, реализованной торговой наценки, расчёт стоимости остатков незавершенного производства в налоговом учёте и т.д.) с последующим автоматическим отражением в учёте полученных результатов.

В конфигурации предусмотрено автоматизированное формирование книги продаж и книги покупок, отражение операций купли-продажи иностранной валюты.

 

Заключение

Подводя итог проделанной  работе отмечу, что использование  данного вида автоматизации учёта  расчётов с подотчётными лицами является удобным и имеет большое количество конкурентных возможностей. Автоматизация учёта позволяет осуществить процесс систематизации и подробной его детализации. Дополнительно избежать ошибок, связанных с неудобством работы с отчётами на бумажных носителях и благодаря отказу от использования ручного труда в огромных объёмах.

Использование автоматизации отчётов позволяет: ввести автоматизацию всех проводимых учётов с дальнейшей увязкой их в  одни отчёт. Также это удобный  интерфейс. Правильный выбор и настройка  позволяет осуществлять совместимость  со всеми операционными системами.

При автоматизированном учёте разработаны бланки отчётности и представлена возможность выгрузки отчётов для передачи по каналам  связи в контролирующие органы.

Для ряда серьёзных  предприятий использование автоматизированного учёта позволяет решать вопросы информационной безопасности, а также предотвращения несанкционированного доступа к отчётам посторонних лиц.

Безусловно, что  использование автоматизированных отчётов позволят значительно снизить  затраты любого предприятия, использующего автоматизированные отчёты, как стоимостные, так и временные. Что в свою очередь даёт преимущество перед другими однотипными предприятиями, выводя в большей степени на рынок свой продукт производства.

Однозначно, что  использование любой автоматизированной системы учёта, её доработка, изменение, разработка новой – это постоянно происходящий процесс.

 

Список  использованной литературы

1. 1С:Бухгалтерия 7.7 : руководство по ведению учёта (описание типовых конфигураций редакции 4.5) / ЗАО «1С», 2004.
2. Информационные технологии (для экономиста) : учеб. пособие для вузов / под ред. А.К. Волкова. – М. : ИНФРА, 2001.
3. Информационные системы в экономике : учебник для вузов / К.В. Балдин, В.Б. Уткин. – М. : Акадения, 2005.
4. Автоматизированные информационные технологии / М.И. Семенов и др. – М. :  Финансы и статистика, 2000.
5. Информационные системы в технологии в экономике : учебник для вузов / В.Б. Уткин, К.В. Балдин. – М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2003.
6. Информационные технологии бухгалтерского учёта / О.П. Ильина. – СПб. : Питер, 2002.