Назначение и состав современных программ MS Office

HTML стал полноправным  форматом файлов, создаваемых в  приложениях MS Office. Документы, сохраняемые в формате HTML, давали возможность их просмотра при помощи браузера, и при этом их по-прежнему можно было редактировать в соответствующих программах Office, используя все имеющиеся средства исходных приложений.

В октябре 2003 года появился новый продукт, Office System. Основой Office System стал пакет Microsoft Office 2003. К тому же, помимо Microsoft Office 2003, в который вошли такие популярные продукты, как Word, Excel, Power Point, Access, туда был включен еще целый ряд приложений.

Например, в состав Office System было добавлено новое приложение OneNote 2003 - программа для записи заметок  и управления ими. Используя OneNote, можно  записывать, упорядочивать и повторно использовать заметки на переносном или настольном компьютере.

Кроме того, Office System содержит программу FrontPage 2003 - средство для создания Web-узлов и управления ими.

В Office System имеется также Microsoft Publisher 2003 - удобная настольная издательская система, предназначенная, прежде всего для бизнес - пользователей, желающих выпускать собственные маркетинговые материалы, не обращаясь за помощью к профессиональным дизайнерам. Microsoft Publisher обеспечивает создание и оформление маркетинговых и информационных материалов высокого качества.

Эта программа обладает многими возможностями Word, но если главная  задача Word - формирование содержательной основы документа, а получить с помощью Word полиграфическую продукцию высокого качества невозможно, то назначение Publisher - реализация документа в виде высококачественного полиграфического издания. Наибольшее распространение программа Publisher получила в области изготовления красочных буклетов, каталогов, пригласительных билетов, поздравительных открыток и т.д., поскольку содержит все необходимые для этого инструменты, шаблоны и заготовки для разного вида печатной продукции.

В Office System также входит целый ряд других приложений, которые  остаются за рамками этой книги.

Office System развивается не  только за счет новых приложений: в ней реализованы важные технологические решения, и в частности расширенная поддержка языка разметки XML.

XML широко используется для передачи бизнес - данных через Интернет, устраняя проблему несовместимости программ, компьютерных сетей, структур данных и операционных систем. Кроме того, XML обеспечивает удобный способ обмена данными. XML позволяет автоматизировать обмен данными, не прибегая к большому объему программирования. Поскольку данные XML представлены в текстовом виде и не связаны с конкретными языками программирования, становится возможным обмен данными между несовместимыми системами.

XML следует рассматривать  не как замену HTML, а скорее как  надстройку над ним. HTML создан  для отображения данных и фокусируется  на том, как данные выглядят, в то время как XML разработан для описания данных и концентрируется на том, что собой представляют данные. Преимущество XML по сравнению с HTML заключается в том, что он отделяет интерфейс пользователя от структурированных данных. Отделение данных от их представления позволяет интегрировать данные из различных источников.

Поддержка XML обеспечивает интеграцию офисных программ со специализированными  системами управления бизнесом.

Офисная среда постоянно  меняется, возрастает роль Интернета, увеличивается интенсивность обмена информацией, растет значение производительности отдельных сотрудников и рабочих групп.

Для чего нужны  компьютеры

Еще в начале 60-х годов  американский ученый Джозеф Ликлайдера (которого сегодня с полным основанием считают одним из отцов Internet) высказал мысль о том, что одним из главных назначений компьютеров должна стать автоматизация рутинной работы человека. В те времена эта идея казалась просто шуткой профессионала, который иронизирует над простыми смертными, многие из которых вообще не имели представления о существовании вычислительной техники.

Действительно и тогда, и спустя еще почти два десятка  лет областью применения компьютеров  считалось исключительно решение  неких принципиально новых и  очень сложных математических задач. Однако сфера интересов вычислительной техники очень быстро расширялась, причем именно за счет продвижения в сторону "традиционных" задач в различных областях деятельности человека (на первых порах, особенно проведения разнообразных экономических расчетов, хранения и обработки архивных данных, управления технологическими процессами).

Спектр решаемых компьютером  практических вопросов начал экспотенциально  расти с появлением в середине 80-х годов персональных компьютеров, доступных не только предприятиям, но и частным лицам.

В результате сегодня не менее 40 процентов ПК приходится на домашних пользователей, а 90 процентов вычислительных мощностей всех компьютеров (в том числе и на предприятиях) применяются для выполнения той самой рутинной, традиционной работы. Конечно же, здесь речь не идет о тривиальном повышении производительности туда за счет простого увеличения скорости выполнения тех или иных операций.

Основной эффект заключается  в возможности объединения воедино  нескольких разрозненных функций, благодаря  которой многие ранее необходимые операции становились просто ненужными. Кроме того, возникают некоторые принципиально новые, ранее недоступные функции.

Самый простой пример — подготовка некоторого объемного  документа, например, отчета о НИР  на 100 страниц. На его оформление (с момента создания исходного рукописного варианта) уходило до месяца работы нескольких человек, причем львиная доля времени тратилась на объяснения машинистке, как разобраться в этих бумагах. Помните интермедию в исполнении Владимира Винокура: «здесь играем, здесь не играем, на это вообще не смотрите, а этот кусок на обратной стороне», потом проверить, что получилось, и вновь объяснить машинистке, что нужно исправить. А когда отчет был готов, оказывалось, что пропущены один раздел и несколько параграфов. О подготовке и вставке иллюстраций не приходится даже говорить...

Программы для  офиса и дома

Среди обилия прикладного  ПО можно выделить группу программ, которые решают задачи самого широкого назначения и поэтому в той  или иной степени нужны практически  каждому пользователю компьютера, независимо от его профессии. В последние годы такие программные пакеты принято называть офисными.

Однако следует иметь  в виду, что для многих технологических  производств на рабочих местах требуются  жестко определенные программы, без всяких «архитектурных излишеств». Так, для операциониста в сберкассе какие-либо «непрофильные» программы категорически запрещены. Но дома он все равно столкнется с офисными и многими другими приложениями.

Созданием таких программ занимаются многие ведущие мировые разработчики (например, Corell и Sun), однако лидирующие позиции здесь уже многие годы занимает корпорация Microsoft, фактически определяющая стандарты де-факто в этой сфере. Стоит отметить, что для достижения успеха на рынке продуктам Microsoft пришлось (примерно лет 10 назад) вступить в жесткую борьбу с тогдашними фаворитами, например текстовым редактором WordPerfect и электронными таблицами Lotus 1-2-3.

Начав разработку офисных  пакетов, Microsoft сразу же поставила  целью создание не отдельных программ, а комплекса взаимосвязанных и взаимно дополняющих приложений под названием Microsoft Office. История развития этой системы, в ходе которой расширялись функции ранее созданных программ и появлялись новые приложения, представляет интерес не только с технологической точки зрения. На самом деле этот процесс достаточно точно отражает увеличение сферы применения компьютерных технологий «среднестатистическим» пользователем. Он является иллюстрацией того, как специальные задачи, доступные ранее только профессионалам, переходят в разряд обыденных для неискушенного пользователя.

Microsoft Office. Состав, назначение, основные программы-приложения

Для выполнения основных задач компьютерной обработки данных в современных офисах целесообразно  использовать не отдельные программы, а интегрированные пакеты офисного обслуживания. В них реализуется не просто объединение больших автономных программ в пакеты, а их интеграция в прикладные программе комплексы, означающая их полную унификацию. Программы в них имеют общий пользовательский интерфейс и единообразные подходы к решению типовых задач по управлению файлами, форматированию, печати, работе с электронной почтой и т. д.

Некоторое время на рынке прикладных офисных программных продуктов доминируют пакеты фирмы Microsoft Office 97 и 2000. Последние версий этих офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Интернет.

Microsoft (MS) Office 2000 может  работать под управлением операционных систем Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows 2000. Необходимая для эффективной работы конфигурация компьютера зависит от используемой операционной системы, но минимально достаточный набор включает:

1. микропроцессор Pentium любого типа;
2. оперативную память емкостью не менее 32 Мбайт;
3. объем свободного дискового пространства 300 Мбайт;
4. видеоадаптер с памятью не менее 4Мбайт.

Комплект Microsoft Office 2000 поставляется в нескольких вариантах, включающих разное количество основных приложений:

• Office 2000 Standard — предназначен для пользователей, которым нужен базовый набор средств для делопроизводства, расчетов и анализа информации, а также для создания и публикации документов в сети Интернет;
• Office 2000 Professional — дополнительно обеспечивает средства работы с большими базами данных в настольных издательских системах, а также для управления малым бизнесом;
• Office 2000 Premium — самый полный универсальный вариант поставки;
• Office 2000 Small Business — ориентирован в основном на решение задач малого бизнеса;
• Office 2000 Developer — предназначен для профессиональных разработчиков, включает в себя большое число дополнительных средств и приложений разработки программ, дополнительную электронную и печатную документацию.

Основные приложения Microsoft Office:

1. Word — текстовый процессор, предназначен для создания и редактирования текстовых документов;
2. Excel — табличный процессор, предназначен для обработки табличный данных и выполнения сложных вычислений;
3. Access — система управления базами данных, предназначена для организации работы с большими объемами данных;
4. Power Point — система подготовки электронных презентаций, предназначена для подготовки и проведения презентаций;
5. Outlook — менеджер персональной информации, предназначен для обеспечения унифицированного доступа к корпоративной информации;
6. FrontPage — система редактирования Web-узлов, предназначена для создания и обновления Web-узлов;
7. Photo Draw — графический редактор, предназначенный для создания и редактирования рисунков и деловой графики;
8. Publisher — настольная издательская система, предназначена для создания профессионально оформленных публикаций;
9. Small Business Tools — специализированный инструментарий, предназначенный для работы с информацией и осуществления бизнес - анализа;
10. Internet Explorer.— Web-обозреватель для сети Интернет, предназначен для поиска данных разного типа.

Кроме основных приложений Microsoft Office содержит также множество  вспомогательных программ, используемых для создания и включения в, базовые  документы различных объектов в виде диаграмм, рисунков, формул и т. д. К ним относятся:

• MS Graph — предназначен для создания различных графиков и диаграмм на основе числовых рядов и таблиц;
• MS Equation Editor — предназначен для создания и редактирования научных формул;
• MS Office Art — графический редактор, предназначен для создания рисунков, геометрических фигур, блок-схем и т. д.;
• MS Word Art — предназначен для создания и красочного оформления заголовков и других элементов текста;
• MS Photo Editor — предназначен для обработки и преобразования тоновых рисунков, фотографий, объектов, считанных сканером;
• MS Clip Gallery — предназначен для включения в документ имеющихся рисунков, пиктографических изображений, звуковых объектов;
• MS Organization Chart — предназначен для построения иерархических структурных схем и блок-схем.

Microsoft Office 2000 обеспечивает:

• Простоту в эксплуатации и поддержке. Имеются удобный интерфейс и справочная система, расширенный набор мастеров и шаблонов, улучшенные возможности коллективной обработки документов;
• Расширенный набор интеллектуальных инструментов. В состав Microsoft Office входят простые в использовании интеллектуальные приложения, которые обеспечивают автоматизацию работы пользователя, позволяя сократить время выполнения задач;
• Поддержку передовых технологий Интернета. Значительно расширены возможности взаимодействия с Интернетом и интрасетями;
• автоматическую подстройку интерфейса. Приложения Microsoft Office могут в процессе работы автоматически подстраивать набор команд меню под конкретного пользователя;
• простоту инсталляции и восстановление работоспособности системы. Новая программа инсталляции Windows Installer обеспечивает упрощение процедуры развертывания Office 2000 и осуществление поддержки.

Развитие офисных  пакетов как зеркало

 роста потребностей  пользователей

За последние шесть  лет Microsoft выпустила четыре версии комплекта MS Office — 4.0 (1994 год), 95 , 97 и 2000. Далее мы рассмотрим состав и назначение приложений, входящих в состав MS Office 2000. Однако следует  иметь в виду, что этот комплекс продается в виде 5 выпусков, с разным составом программ: Стандартный, Для Малого Бизнеса, Профессиональный, Расширенный и Для Разработчиков. "Расширенный" выпуск включает все перечисленные ниже программы, "Для Разработчиков" (точнее, Developer Edition, так как этот вариант поставляется только в англоязычном варианте)  - дополнительно содержит расширенные средства программирования, о которых речь пойдет позднее.