Информационные системы

Обоснование проектных решений по программному обеспечению включает выбор операционной системы и системы управлениями базами данных для разработки и последующего функционирования автоматизированной системы документооборота.

Операционная  система (ОС) – так называется первая и самая главная программа, благодаря  которой становится возможным общение  между компьютером и человеком [26, с. 32]. ОС принимает на себя сигналы-команды, которые посылают другие программы, и «переводит» их на понятный машине язык. ОС управляет всеми подключёнными к компьютеру устройствами, обеспечивая доступ к ним другим программам. Задача ОС – обеспечивать удобство работы с компьютером для человека-пользователя. Каждая ОС состоит из трех обязательных частей:

1. первая – ядро, командный интерпретатор, «переводчик» с программного языка на «железный», язык машинных кодов;
2. вторая – специализированные программы для управления различными устройствами, входящими в состав компьютера;
3. третья часть – удобная оболочка, с которой общается пользователь – интерфейс;

В качестве операционной системы была выбрана ОС – Windows XP.

Тогда система управления базами данных должна быть рассчитана для работы в выбранной операционной системе. В мире существует множество систем управления базами данных документооборота. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий [1, с. 19]. Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. Примером таких систем является Евфрат-Документооборот.

Евфрат  – для малых и средних учреждений (от 5 до 120 компьютеров), стремящихся  организовать эффективную работу с  корпоративными документами, как отдельных сотрудников, так и организации в целом, наладить на современном уровне делопроизводственный процесс компании, организовать электронный архив документов различных типов.

Евфрат  – это решение для автоматизации  делопроизводства, создания и ведения  электронного архива документов самых  различных типов: тексты, электронные  таблицы, графические изображения, аудио и видео. Система позволяет  вносить документы в архив, снабжать их необходимыми реквизитами, систематизировать их, размещая в системе иерархических папок, и находить, используя разнообразные средства поиска документов. Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранение первозданного вида документов, без вызова внешних программ.

Дополнительные  возможности:

• показ папок и картотек в виде таблицы значений реквизитов, с возможностью масштабирования ячеек и экспорта в Excel. Возможность фильтрации таблицы по реквизитам;
• печать или запись в файл отчетов по документам в папке или при разметке по картотеке;
• совместная работа с другими приложениями – MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer , Photoshop и т.д;

Новый подход к созданию документов:

• новый единый диалог создания и корректировки документов из различных источников;
• предварительный просмотр файлов перед внесением в систему;
• мастер создания документов, который сам предлагает пользователю варианты создания новых документов в системе;
• слежение за директориями. Евфрат автоматически отслеживает все изменения, происходящие с документами в указанных директориях на локальных и сетевых дисках;
• загрузка Интернет документов с показом WWW-сервера в виде дерева.

Евфрат  также позволяет производить  архивирование документов, зарегистрированных в базе системы [52, с. 4].

Для того чтобы сотрудники кафедры эффективно работали с большим  информационным потоком, база данных должна отвечать следующим требованиям:

• хранение больших объёмов актуальной и достоверной информации;
• простота обращений пользователей к БД;
• возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других манипуляций с данными БД;
• поиск информации по различным группам признаков;
• возможность расширения и реорганизации данных в БД при изменениях предметной области.

В виду того, что на кафедре вся документация ведется в текстовом редакторе  Word и табличном редакторе Excel, для автоматизации работы и ведения учета документации была выбрана система управления базами данных Access. Выбор обосновывается несколькими факторами преимущества:

1. Приложение Access является реляционной СУБД, которая поддерживает все средства и возможности по обработке данных, свойственные реляционным моделям. При этом информация, которую необходимо хранить в соответствующих БД, может быть представлена в практически любом формате, частности, текстовом, графическом, числовом, денежном, дата или время и т.д.;
2. Среди средств, которые предлагает СУБД Access нельзя не отметить возможность динамического обмена данными (DDE) между Access и другими приложениями, которые поддерживают эту технологию. Также имеется возможность применения технологии ActiveX, позволяющей использовать разработчику в своем программном продукте не только, те объекты, которые свойственны данному приложению (в частности, Access), но и объекты других приложений (например, Excel или Word);
3. При обработке данных в Access используется структурированный язык запросов SQL, который без преувеличения можно назвать стандартным языком БД. С его помощью можно выполнять самую разнообразную обработку имеющихся данных, в частности, создавать выборки требуемой структуры, вносить необходимые изменения в имеющиеся БД, преобразовывать или удалять таблицы, формировать данные для отчетов и многое другое;
4. Важным преимуществом СУБД Access является то, что с ее помощью можно разрабатывать системы, которые обрабатывают БД как на отдельном компьютере, так и в локальной сети учреждения или в Internet, используя режим обработки данных «клиент-сервер» [39, с. 204].

Access предоставляет  широкие возможности по созданию  приложений, связанных с обработкой  БД. При этом разработчику не  обязательно быть программистом  высокого класса, а вполне достаточно  иметь представление о создании  событийных приложений в среде  Windows, а также владеть некоторыми навыками программирования на языке Visual Basic. В этом случае разработчик достаточно быстро сможет овладеть навыками по созданию приложений в Access, что позволит выполнять автоматизирование как простых, так и достаточно сложных задач, связанных с обработкой данных [35, с. 84].

Рассмотрим обоснование  по технологическому обеспечению системы. Реализация технологического процесса включает работу по учету вводимой информации, а также ведению информационной базы и формирование отчетов по соответствующим запросам к базам данных.

Содержание  операций приема и контроля поступившей  информации зависит от типа носителя первичной информации. Если поступающая  информация представлена на бумажном носителе, то во время ее выполнения осуществляется следующая совокупность действий:

• контроль количества поступивших документов, полноты и качества их заполнения;
• отбор правильно заполненных документов;
• отбраковка документов, не соответствующих требованиям, предъявляемым к документам.

Если  информация поступает на машинном носителе (гибком диске), то в этом случае проверяется  качество записи диска, регистрируются имя файла, объем, источник и время поступления [10, с. 497].

Работа с программой начинается с вывода информационного  окна и активизации системы меню.

При машинной обработке информации предполагается несколько этапов:

• сбор, прием, контроль первичных документов и передача их на ввод (домашинный этап);
• ввод, вычисления и иная обработка первичных документов (машинный этап);
• вывод полученных данных на печать и последующая работа с ними (послемашинный этап) [12, с. 198].

Все перечисленные  выше процессы обработки информации являются технологическими, поскольку  предусматривают выполнение строго регламентированных операций по детально разработанной технологии [30, с. 5].

Организационное обеспечение системы включает непосредственных исполнителей, ответственных за правильное функционирование системы и администратора внутривузовской сети, а также их взаимодействие в рамках решения задачи автоматизации документооборота.

Выводы по 1 главе. На первом этапе исследования выявлено, что одним из приоритетных направлений в повышении эффективности управления образованием является создание интегрированной автоматизированной информационной системы, объединяющей органы управления и образовательные учреждения в единое информационное пространство. Наибольшее применение информационные системы в образовательных учреждениях находят при автоматизации следующих задач:

• управление учебным процессом (формирование учебных планов, построение расписания, мониторинг результатов обучения);
• финансовое планирование и бухгалтерский учет;
• документооборот (формирование приказов, контроль исполнения);
• подготовка оперативной и внешней отчетности.

На втором этапе исследования был проведен детальный анализ и характеристика предметной области – Нижнекамский Муниципальный институт и непосредственно подразделение кафедра. Это позволило определить характер документооборота для последующей его автоматизации.

Для успешного  решения этой задачи на третьем этапе  был проведен функционально-структурный  анализ технологии документооборота на основе диаграмм SADT (IDEF0). Структурный анализ позволяет избежать ошибок при построении реальной системы и является фундаментом, от которого зависит качество и функционирование системы в дальнейшем.

На четвертом  этапе был произведен выбор технологии проектирования технического, информационного, программного, технологического и организационного обеспечения.

 

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА КАФЕДРЕ

 

2.1 Информационно-логическая модель  предметной области на основе  ER

 

Для построения базы данных необходимо разработать  информационно-логическую модель предметной области. Эта модель позволит выявить  основные структуры данных в предметной области и их логические связи. Основу разрабатываемой инфологической модели составляют структуры данных. На практике применяется иерархическая, сетевая и реляционные модели данных [17, с. 95].

Требования, предъявляемые  к инфологической модели:

• адекватное отображение (язык для представления инфологической модели должен обладать достаточными выразительными возможностями);
• непротиворечивость (не должна допускаться неоднозначная трактовка модели);
• легко расширяемость (обеспечение ввода новых данных);
• гибкий язык (язык должен быть применим как при ручном, так и при автоматизированном проектировании);
• понятность всем пользователям [31, с. 485].

Инфологическое  моделирование выполняется чаще всего путем разработки ER-моделей. Эти модели требуют выделения из предметной области «сущностей» и установление связей между ними. Сущности выделяются не на уровне объектов, а на уровне классов объектов. Сущность имеет имя, уникальное в пределах моделируемой системы. Так как сущность соответствует некоторому классу однотипных объектов, то предполагается, что в системе существует множество экземпляров данной сущности. Объект, которому соответствует понятие сущности, имеет свой набор атрибутов – характеристик, определяющих свойства данного представителя класса. При этом набор атрибутов должен быть таким, чтобы можно было различать конкретные экземпляры сущности. Такие модели требуют графического изображения.

Практически применяется несколько нотаций ER-моделей. ER-диаграмма позволяет графически представить все элементы информационной модели согласно простым, интуитивно понятным, но строго определенным правилам – нотациям. Воспользуемся нотацией IDEF1 (более современный вариант этой нотации – IDEF1X используется в CASE-системах, например в системе ERWin). Далее мы будем пользоваться условными обозначениями, принятыми в методологии информационного проектирования [16, с. 179].

Отношение (связь) сущностей на ER-диаграмме  изображается линией, соединяющей эти сущности. Каждая сущность может быть связана любым количеством связей с другими сущностями модели. Связь предполагает некоторое отношение сущностей, которое характеризуется количеством экземпляров сущности, участвующих в связи с каждой стороны.

Различают три типа отношений:

1*1 –  «один-к-одному» – одному экземпляру  первой сущности соответствует один экземпляр второй;

1*n – «один-ко-многим» – одному экземпляру первой сущности соответствуют несколько экземпляров второй;

n*m – «многие-ко-многим» – каждому экземпляру первой сущности может соответствовать несколько экземпляров второй, и наоборот, каждому экземпляру второй сущности может соответствовать несколько экземпляров первой [5, с. 377].

Связь любого из этих типов может быть обязательной, если в данной связи должен участвовать каждый экземпляр сущности, необязательной – если не каждый экземпляр сущности должен участвовать в данной связи. При этом связь может быть обязательной с одной стороны и необязательной с другой стороны.

В данной предметной области можно выделить шесть  сущностей:

1. Подразделения института;
2. Сотрудники кафедры;
3. Документы;
4. Номенклатура дел;
5. Штат кафедры;
6. Группы студентов.