База данных склад

• Сохраняем запрос и закрываем таблицу запроса.

 

Запрос на изменение – эти запросы позволяют создавать новые таблицы базы данных из итоговых таблиц запросов или вносить значительные изменения в уже имеющиеся таблицы. С их помощью, возможно, добавлять в таблицу новые записи или удалять ненужные, а также вносить необходимые изменения при помощи выражений, встроенных в саму конструкцию запроса.

 

Для создания запроса  на изменение зарплаты продавцов:

• Открываем вкладку Запросы;
• Щелкаем по кнопке<Создать>;
• В появившемся окне выбираем Простой запрос и щелкаем по кнопке <Ок>;
• В появившемся окне в строке Таблице и запросы выбираем из списка таблицу Продавцы;
• Переносим все поля из окна «Доступные поля» в окно « Выбранные поля», щелкнув по кнопке >>;
• Щелкнем по кнопке<Далее>. Затем в появившемся окне снова щелкнем по кнопке  <Далее>;
• В появившемся окне введем имя запроса « Изменение зарплаты»;
• Щелкнем по я чейке Изменение макета запроса;
• Щелкнем по кнопке <Готово>;
• В строке Условия отбора введем <15000;
• Откроем пункт меню Запрос Обновление в поле Зарплата введем: [Зарплата]*1.1;
• Выполним запрос, подтвердив готовность на обновление данных - «!»;
• Закроем запрос, подтвердив его сохранение;
• Откроем таблицу Продавцы;
• Посмотрим изменение зарплаты у продавцов, у которых зарплата менее 15000;
• Закроем таблицу.

 

Перекрестный  запрос – суммируют данные из одной или нескольких связанных таблиц и формируют новую электронную таблицу. Весьма полезны для задач анализа данных или создания графиков и диаграмм, основанных на сумее значения числовых полей таблиц.

Создадим перекрестный запрос о покупателях и их итоговой цены на покупку товаров.

Но такой запрос строится на основе одной таблицы или одного запроса, в связи, с чем надо сформировать запрос, в котором были ли бы поля Фамилия продавцов, Телефон, Название покупаемого товара и его цена. Для этого:

• На вкладке Запросы щелкаем по кнопке <СОЗДАТЬ>;
• В появившемся окне выбираем Простой запрос и щелкаем по кнопке <Ок>;
• Выберем и таблицы Покупатели поле «Фамилия» и «Телефон»;
• Выберем из таблицы Товар поле «Название товара»;
• Выберем из таблицы Цены поле « Цены»;
• Щелкнем по кнопке<Далее>. Затем в появившемся окне снова щелкнем по кнопке  <Далее>;
• В появившемся окне введем имя запроса «Покупатели запрос»;
• Щелкнем по кнопке <Готово>;
• Сохраняем запрос и закрываем таблицу запроса.

• Теперь создадим перекрестный запрос. Для этого:
• На вкладке Запросы щелкаем по кнопке <СОЗДАТЬ>;
• В появившемся окне выбираем Перекрестный запрос и щелкаем по кнопке <Ок>;
• Щелкнем по ячейке Запросы, выберем Покупатели запрос и щелкнем по кнопке<Далее>;
• Выберем поле «Фамилия» и щелкнем по кнопке<Далее>;
• Выберем поле «Название товара»и щелкнем по кнопке<Далее>;
• Выберем функцию «AVG», т.е. среднее и щелкнем по кнопке<Далее>;
• Введем название запросы «Покупатели и итоговая цена» и щелкнем по кнопке<Готово>. Откроется таблица перекрестного запроса.

 

• Закроем таблицу запроса

 

 

2.5 Описание создания  отчетов в базе данных «Магазин»

Отчеты предназначены  для печати данных, содержащихся в  таблицах и запросах, в красиво  оформленном виде. Access позволяет использовать различные форматы оформления отчетов и включать в отчеты иллюстрации, что делает вид отчета еще более привлекательным.

Создаем запрос на выборку, на основе которого будет формироваться  отчет.

Для создания запроса:

• На вкладке Запросы щелкаем по кнопке <СОЗДАТЬ>;
• В появившемся окне выбираем Простой запрос и щелкаем по кнопке <Ок>;
• Из таблицы Продавцы, выберем поля « Фамилия», «Имя», «Дата рождения», «Должность» и «Зарплата», щелкнув по кнопке >,  и щелкаем по кнопке <Далее>;
• Щелкаем еще раз по кнопке далее ;
• Введем название запроса «Зарплата продавцов» и щелкнем по кнопке<Готово>;

• Закроем запрос.

1) Для создания  итогового отчета « Зарплата  продавцов»

выполним следующее:

• На вкладке Отчеты щелкаем по кнопке <СОЗДАТЬ>;
• Выберем Мастер отчетов, из раскрывающегося списка – запрос «Зарплата продавцов» и щелкаем по кнопке <Ок>;
• Выберем все поля запроса, нажимая >>, и щелкаем по кнопке <Далее>;
• Тип представления данных нас устраивает, поэтому щелкаем по кнопке <Далее>;
• Выберем макет отчета( в столбец, табличный или ступенчатый). Щелкаем по кнопке <Далее>;
• Выберем любой стиль отчета, который нам понравится и щелкаем по кнопке <Далее>;
• Введем название отчета «Зарплата продавцов» и щелкаем по кнопке <Готово>. На экране появится отчет. Его можно просмотреть,изменяя масштаб; распечатать, выполнив команду Файл, Печать; откорректировать в режиме конструктор;

 

Зарплата продавцов

Фамилия Имя Должность Зарплата

Петров Сергей Кассир 20 000,00р.

Казимирова Наталья Кассир-продавец 25 000,00р.

Ковалевская Елена Консультант 15 000,00р.

Кузнецова  Кристина Стажер 15 972,00р.

Федотов Илья кассир-продавец 25 000,00р.

Иванова Елена Консультант 15 000,00р.

30 мая 2012 г. 

• Закроем окно просмотра отчета.

2)На основе  перекрестного запроса «Покупатели  и итоговая цена», создадим  отчет под таким же названием:

• На вкладке Отчеты щелкаем по кнопке <СОЗДАТЬ>;
• Выберем Мастер отчетов, из раскрывающегося списка – запрос «Покупатели и итоговая цена» и щелкаем по кнопке <Ок>;
• Выберем все поля запроса, нажимая >>, и щелкаем по кнопке <Далее>;
• Тип представления данных нас устраивает, поэтому щелкаем по кнопке <Далее>;
• Выберем макет отчета( в столбец, табличный или ступенчатый). Щелкаем по кнопке <Далее>;
• Выберем любой стиль отчета, который нам понравится и щелкаем по кнопке <Далее>;
• Введем название отчета «Покупатели и итоговая цена» и щелкаем по кнопке <Готово>. На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб; распечатать, выполнив команду Файл, Печать; откорректировать в режиме конструктор;

 

2.6 SQL и VBA

SQL — это язык программирования, предназначенный для работы с  наборами фактов и отношениями  между ними. В программах управления  реляционными базами данных, таких  как Microsoft Office Access, язык SQL используется для работы с данными. В отличие от многих языков программирования SQL удобно читаем, и понятен даже новичкам. Как и многие языки программирования, SQL является международным стандартом, признанным такими комитетами по стандартизации, как ISO(на английском языке) и ANSI(на английском языке).

На языке SQL описываются  наборы данных, помогающие получить ответы на вопросы. При использовании SQL необходимо применять правильный синтаксис. Синтаксис  — это набор правил, позволяющих  правильно сочетать элементы языка. Синтаксис SQL основан на синтаксисе английского языка и включает много таких же элементов, как  и синтаксис языка Visual Basic для  приложений (VBA).

Например:

SELECT Покупатели. [Код Покупателя], Покупатели. Фамилия, Покупатели. Имя, Покупатели. Отчество, Покупатели. Телефон, Товар.[Код товара], Товар.[Название товара], Цены.Цены

FROM Товар INNER JOIN (Покупатели INNER JOIN Цены ON Покупатели.[Код  Покупателя] = Цены.[Код покупателя]) ON Товар.[Код товара] = Цены.[Код товара]

WHERE (((Покупатели.Фамилия)=[Введите фамилию]));

VBA -  средство разработки программного обеспечения, разрабатываемое корпорацией Microsoft и включающее язык программирования и среду разработки. Язык Visual Basic унаследовал дух, стиль и отчасти синтаксис своего предка — языка Бейсик, у которого есть немало диалектов. В то же время Visual Basic сочетает в себе процедуры и элементы объектно-ориентированных и компонентно-ориентированных языков программирования. Среда разработки VB включает инструменты для визуального конструирования пользовательского интерфейса.

На встроенном языке VBA можно  писать процедуры обработки событий, возникающих в формах и отчетах. Процедуры обработки событий  хранятся в модулях, связанных с  конкретными формами и отчетами, в результате чего код становится частью макета формы или отчета. Кроме того, существует возможность  вызова функции VBA свойством события.

Пример: Премия

Option Compare Database

Public Function премия(Зарплата As Single) As Single

If Зарплата < 1000 Then

премия = Зарплата * 0.7

ElseIf Зарплата < 2000 Then

премия = Зарплата * 0.5

ElseIf Зарплата < 5000 Then

премия = Зарплата * 0.4

Else

премия = Зарплата * 0.2

 

End If

End Function

 

 

Пример: уценка

 

Public Function Уценка(Цены As Single) As Single

If Цены > 31000 Then

Уценка = Цены * 0.66

ElseIf Цены > 16000 Then

Уценка = Цены * 0.73

ElseIf Цены > 10000 Then

Уценка = Цены * 0.81

Else

Уценка = Цены * 0.92

 

End If

End Function

 

 

Заключение

База данных — это совокупность структурированных и взаимосвязанных  данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

таблицы для сохранения данных;

запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

отчеты для анализа  и печати данных в определенном формате;  

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.

Разработанная в данном курсовом проекте база данных для решения  задач документооборота в компьютерном магазине, позволяет автоматизировать весь документооборот, что позволяет  разгрузить отчетный документооборот, и сократить ошибки в документации. При появлении новых производственных задач разработчик может в  кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.

 

 

 

Список литературы

• А.С. Горшков учебное пособие «базы данных».

Ссылки

1. http://asu105.narod.ru/study/db/lection_1.html
2. http://gos.kzotov.ru/1-7.htm
3. http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t4.html