Автоматизация деловых процессов

Содержание

 

 

Введение	3
1. Автоматизация деловых процессов	4
2. Система автоматизации деловых процессов. Общая характеристика технологии	7
3. Принципы работы системы WorkRoute II	12
Заключение	15
Список использованной литературы	16

 

 

Введение

 

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.

Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота.

Цель данной контрольной работы – рассмотреть автоматизацию деловых процессов.

 

1. Автоматизация деловых процессов

 

Одной из основных задач, присущих электронному офису, является документационное обеспечение управления, которое состоит из различных видов офисных работ и предполагает проведение большого объема деловых процессов, включающих [1, c.39]:

- обработку входящей и исходящей информации: чтение и ответы на письма (как в электронном виде, так и обычные), написание всевозможных отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может содержать также рисунки и диаграммы;

- сбор и последующий анализ некоторых данных (например, отчетности за определенные периоды времени по различным подразделениям, организациям, удовлетворяющей различным критериям выбора). Здесь, как правило, требуется представлять результаты наглядно, в виде диаграмм;

- хранение поступившей информации, обеспечивающее быстрый доступ к ней и поиск необходимых данных, т. е. работу с некоторыми базами данных.

Работа должна быть хорошо скоординирована между выполняющими ее людьми; должны быть обеспечены тесные связи, позволяющие обмениваться информацией в кратчайшие сроки, процесс движения документов должен быть по возможности оптимизирован.

Анализ деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в общем виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и исполнителями этих задач. Такая классификация задач основана на степени их интеллектуальности и сложности.

1. Наиболее  простые задачи, состоящие из  полностью формализуемых процедур, выполнение которых не представляет  особых трудностей для исполнителей. Эти задачи легко стандартизуются и программируются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т. п. Подобного рода задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами (например, «Бухгалтерский учет», «Подготовка производства», «Кадры», «Складской учет» и т. д.). Задачи этого класса, если они используются для принятия решений, называются задачами принятия решений в условиях полной определенности. При этом случайные и неопределенные факторы отсутствуют. Такие задачи часто решаются путем разработки различного вида информационных систем с использованием средств языка системы управления базами данных.

2.  Более  сложные задачи — задачи принятия  решений в условиях риска, т. е. в том случае, когда имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения. Постановка и решение таких задач возможны на основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования.

3. Слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для таких задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.

4. Задачи  принятия решений в условиях  противодействия или конфликта (например, необходимо учитывать наличие  активно действующих конкурентов, преследующих собственные интересы). В задачах этого класса могут иметься случайные факторы, для которых известны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны (правда не всегда) методами теории вероятностей, теории нечетких множеств и теории игр.

5.  Наиболее  сложные задачи принятия решений  при отсутствии возможности формализации  из-за высокой степени неопределенности. К таким задачам относится  большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т. п. Основой решения этого класса задач являются творческий потенциал исполнителя, особенности его личности, а также атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция, образование и т. п.). Решение таких задач возможно с применением экспертных систем.

 

 

2. Система автоматизации деловых  процессов. Общая характеристика  технологии

 

Система автоматизации деловых процессов (САДП) (или система маршрутизации работ и документов с контролем исполнения) - это класс программных продуктов, автоматизирующих описание и выполнение произвольных бизнес-процессов (полностью или частично), при этом документы, информация, задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с заданными правилами. Основным понятием САДП является поток работ (workflow).

Workflow является системой обеспечения  выполнения потоков работ, в рамках  процессного управления. Автоматизация  деловых процессов невозможна  только с помощью внедрения  учетной системы, поскольку в подобных системах не решается вопрос взаимодействия между участниками учетных процессов.

Workflow-технологии позволяют гибко  управлять жизненным циклом электронного  документа, включая распространение  и маршрутизацию документа в  организации. Документ предоставляется сотрудникам для информирования или модификации в зависимости от их роли в обработке документа на текущем этапе его жизненного цикла. Документы могут быть и частью более общего делового процесса, который требует управляемого распределения документов конкретным сотрудникам для модификации или ознакомления в определённой последовательности и в соответствии с заданными правилами [8, c.7].

Работа workflow-систем, как правило, основывается на том, что большая часть деловых процессов представляет собой периодически повторяемую, отрегулированную последовательность действий (выполнение заданий), которая может быть легко формализована. Для этой цели в них с помощью специальных редакторов создаются так называемые карты деловых процессов, которые описывают, кто, когда, на каком рабочем месте (возможно, в удаленном филиале), с помощью каких программ и как должен обработать те или иные данные. Заложенное в карту описание делового процесса позволяет автоматизировать формирование, активизацию, выполнение и контроль различных заданий.

САДП позволяет описать взаимодействие сотрудников организации при выполнении различного рода работ, выполнить анализ прохождения заданий и загрузки пользователей, определить условия прохождения некоторого задания и соответствующих документов через рабочие места пользователей.

Решаются проблемы координации деятельности сотрудников и подразделений, обеспечения их необходимой информацией и контроля исполнительской дисциплины, а руководство получает своевременный доступ к достоверным данным о ходе производственного процесса и имеет средства для оперативного принятия и воплощения в жизнь своих решений.

Карта делового процесса создается, а обычно просто рисуется мышью с использованием нескольких графических примитивов и затем может быть легко изменена. Таким образом, без всякого программирования можно за считанные минуты получить реально работающее workflow-приложение. В некоторых workflow-системах создание информационных моделей деловых процессов возможно только с помощью программирования, что представляет собой довольно кропотливый процесс, требующий к тому же специальных знаний.

Следует помнить, что значения переменных, в идеале, должны считываться не только из базы данных workflow–системы, но и из баз данных прикладных программ, поддерживающих наиболее распространенные промышленные стандарты СУБД. Это позволяет интегрировать систему автоматизации деловых процессов с внешними приложениями в разрезе совместного использования данных.

Что же касается встроенного языка программирования, то к нему предъявляются такие требования, как простота (например, он должен быть семантически совместим с каким-либо распространенным языком – на сегодняшний день предпочтительнее всего VBA), эффективность, наличие широких возможностей по управлению деловыми процессами и связанными с ними данными.

Система автоматизации деловых процессов оперирует следующими понятиями:

- Задачи (tasks) – это совокупность  действий, направленных на достижение  некой деловой цели (конкретного  сотрудника, отдела, предприятия в целом);

- Участники делового процесса (participants) – конкретные сотрудники (роли, группы), которые выполняют задания в  определенном порядке на основании  заранее определенных условий  или правил;

- Инструменты (tools) – в реальной жизни информация, связанная с каждой отдельно взятой задачей обрабатывается не АДП-приложением, а специализированной информационной системой. Приложения, которые обрабатывают информацию, связанную с задачей или задачами называются инструментами;

- Процесс (process) – собрание скоординированных  последовательных и/или параллельных  действий;

- Деловой процесс (Business Process) – собрание  скоординированных последовательных  и/или параллельных действий в  контексте структуры организации  и политики фирмы для достижения каких-либо деловых целей;

- Описание процесса (Process definition) –  формализованное описание процесса. Описание процесса состоит из  описание действий и их взаимосвязей  и критериев которые определят  начало и окончание процесса;

- Действие (Activity) – выделенный, логический  шаг внутри делового процесса, который вносит вклад в достижение  деловой цели. Это мельчайший (самый  маленький, который мы способны  выделить) элемент из делового  процесса в целом, который мы  способны описать с помощью модели, которая помогает нам формализовать деловые процессы;

- Данные (Data) – информация, которая  необходима для осуществления  действия. Выделяют два типа данных: данные процесса и внешние  данные. Пример данных процесса: срока, даты. Примеры внешних данных: документ в самых разнообразных форматах (текстового процессора, электронной таблицы, изображение, голос, видео и т.п.)

Кроме того, системы можно подразделить по типу движения задач:

1) Свободная.

Сотрудник в каждый момент времени может определить новый деловой процесс (в частном случае маршрут движения документа), тут же задать его параметры и запустить его на выполнение. Под параметрами процесса понимается список сотрудников, участвующих в нем, последовательность прохождения задания по сотрудникам, права каждого сотрудника по операциям с конкретным заданием, сроки, ответственные сотрудники.

2) Жесткая.

Перед тем, как сотрудники начинают работать, неким аналитиком создается карта деловых процессов, которая проверяется, тестируется и потом преобразуется в АДП–приложение. Сформированное АДП–приложение запускается на сервере с помощью модуля исполнения. Некоторые сотрудники имеют право инициировать деловые процессы в рамках запущенного процесса, некоторые имеют право только исполнять задания в тех же рамках.

Нельзя говорить о преимущества и недостатках того или иного способа движения задач. Каждый из них применим для конкретной ситуации на конкретном предприятии. Для того, что бы определится c тем, как решать для конкретного случая проблему выбора, необходимо поговорить еще об одном важном элементе АДП–систем, как контроль исполнения.

Контроль исполнения также является интегрирующим термином. Для того, чтобы лучше понимать о чем идет речь, рассмотрим уровни контроля исполнения задания:

- Контроль доставки – выдается информация инициатору задания, что его задание достигло места назначения;

- Контроль прочтения – выдается  информация инициатору заданию, что с его заданием ознакомились  сотрудники, для которых это задание  было предназначено;

- Контроль выполнения – выдается информация инициатору задания, о том что задание выполнено;

- Мониторинг – инициатор всегда  может посмотреть кто и что  сейчас делает с его заданием;

- Извещение о нарушении сроков  исполнения – АДП–истема может  известить инициатора, о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником.

Итак, обобщая систему классификации и перекладывая ее на реальную жизнь, можно сказать, что:

Системы со свободным движением документов с контролем доставки и прочтения - это обычные системы электронной почты. С помощью дополнительного программирования к ним можно добавить еще и контроль выполнения. Системы со свободным движением документов и со всеми функциями контроля исполнения, включая мониторинг, извещения и историю – это класс специализированных маршрутизаторов. К ним можно отнести маршрутизатор WorkRoute 1 Компании ВЕСТЬ-Метатехнология