Электронный архив ЦБ РФ

1

1. Электронный архив ЦБ РФ

 

            Решение о создании Центрального  электронного архива ЦБ РФ  было принято в 2000 году. Сотрудники  Главного Центра Информатизации (ГЦИ) ЦБ РФ разработали концепцию  Центрального электронного архива  и в качестве основы для его создания рассмотрели ряд программ российских и западных производителей. Летом 2000 года была выбрана система LanDocs, разработанная компанией ЛАНИТ. 

           Специалисты  Банка России и ЛАНИТ начали  работы с подготовки технического  задания на адаптацию системы LanDocs в соответствии со спецификой деятельности архивных служб банка. На первом этапе сотрудники холдинга разработали специализированные компоненты, обеспечивающие автоматизацию базовых функций архива, и внедрил технологию поточного (массового) сканирования и распознавания текстов документов.

           В  декабре 2000 года система Центрального  электронного архива была принята  в промышленную эксплуатацию. База  данных электронного архива функционирует  под управлением СУБД Oracle. В течение  2001 года в соответствии с планом ЛАНИТ производил работы по расширению функциональности ПО, завершившиеся к декабрю 2001 года. В 2002 году компания ведет работы по созданию подсистемы автоматизированной передачи дел из системы автоматизации делопроизводства Центрального аппарата в электронный архив. 

            Долгосрочным планом было предусмотрено  не только внедрение системы  в Центральном архиве Банка  России, но и ее тиражирование  в территориальных учреждениях  банка. Для этого специалисты  ЛАНИТ обеспечили поддержку СУБД Microsoft SQL Server. 

            В связи с большим количеством  территориальных учреждений тиражирование  системы рассчитано на несколько  лет. В сентябре 2002 года ГЦИ  закупил первые лицензии. По словам  начальника Управления систематизации  документов Административного департамента ЦБ РФ Анатолия Викторовича Дуванова, «в результате осуществления проекта было улучшено информационное обслуживание руководства и работников подразделений Банка России, а также значительно снижен риск утраты бумажных документов архива благодаря использованию их электронных копий».

            Система LanDocs, на базе которой  создан электронный архив ЦБ  РФ, предназначена для комплексной  автоматизации процессов делопроизводства  и ведения архива электронных  документов в организациях различного масштаба и специализации. Продукты семейства LanDocs позволили включить в контур делопроизводственной деятельности ЦБ не только пользователей архива, объединенных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных – обеспечивая доступ через INTERNET и через системы электронной почты.

            В состав системы, обеспечивающей  функционирование электронного  архива ЦБ РФ, вошли следующие  компоненты:

« Делопроизводство»

            Базовая система автоматизации  процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Реализована в архитектуре “клиент-сервер” на базе промышленной СУБД и функционирует в локальной вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows 95 / 98 / NT / 2000. Поставляется для работы с СУБД Oracle или Microsoft SQL Server. Снабжена документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервиса управления документами LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков;

«Сервер документов»          

           Серверное  программное обеспечение для централизованного управления хранением документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой «LanDocs: Делопроизводство» и осуществляет поддержку операций чтения, поиска, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение на специализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000;

«Сервер документов» обеспечивает возможность поиска слов и фраз в  текстах документов с учетом правил морфологии русского языка;

«Сканирование и визуализация изображений»

           Система  сканирования бумажных документов  и визуализации их электронных  образов.Позволяет комфортно работать  с электронными копиями бумажных  документов, перемещаться на нужную  страницу, выводить изображение  в разных масштабах, рассматривать детали в режиме «увеличительного стекла», панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.

«Интернет-доступ» 

           Специализированный WEB-сервер, обеспечивающий пользователям  возможность доступа к информации  системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть Internet, используя в качестве платформенно- независимого клиента стандартный Internet Browser (Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator);

 

«Почтовый сервер»

           Специализированное серверное программное обеспечение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты. Обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, на рабочих местах которых не установлено клиентское ПО «Делопроизводство».

«Почтовый клиент»

           Клиентское программное обеспечение, работающее в среде MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Обеспечивает пользователю возможность получать задания и документы из базы данных LanDocs и отчитываться об исполнении заданий, находясь в почтовом ящике MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

«Подсистема безопасности»

           Подсистема безопасности LanDocs предназначена для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема включает Сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений LanDocs. Сервер безопасности реализует функции Центра сертификации, который обеспечивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оперативного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сертификатов соответствует рекомендациям ITU-T X.509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты LanDocs, производить проверку подписей других пользователей. Конфиденциальные документы шифруются на индивидуальных ключах. События, связанные с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируются в протоколах работы

подсистемы.

«Маршрутизация»

            Программное обеспечение, расширяющее  возможности «Делопроизводства»  по управлению процессами обработки   документов. Моделирование процессов  движения документа производится  удобным и наглядным образом - посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа и определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статистические данные по фактическим параметрам деловых процессов.

Справочные подсистемы

           Включают  в себя корпоративные справочники  типов файлов, типов документов, способов доставки, номенклатуры дел, корреспондентов, типов сообщений, типов делопроизводственных операций и другие.

Основываясь  на приведенной информации об  электронной системе LanDocs, использованной для создания электронного архива ЦБ РФ, и о некоторых особенностях этого архива, можно выделить следующие достоинства рассматриваемого электронного архива:

Соответствие нормам отечественного делопроизводства: архив базируется на отечественных стандартах и нормах делопроизводства, практике организации учета документов и контроля действий исполнителей в государственных и негосударственных структурах;

Универсальность и функциональность: функциональность архива обеспечивает комплексную поддержку офисных  деловых процессов, максимально  используя накопленные навыки делопроизводственного персонала и сложившуюся инфраструктуру;

Прогрессивная архитектура: система архива может строиться в любой из трех давно и хорошо зарекомендовавших себя архитектур:

в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер»  на базе основных промышленных СУБД;

в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа  к данным системы через сеть Internet или в среде корпоративной Intranet сети, используя в качестве универсального платформенно - независимого клиента стандартный Internet Browser;

на базе стандартного клиента электронной  почты Microsoft Exchange или Lotus Notes.

На практике разумное комбинирование методов доступа к данным LanDocs дает возможность гибкого и   экономичного конфигурирования лицензий в соответствии со спецификой делопроизводственной нагрузки на конкретных рабочих местах организации-заказчика;

Открытость:  система архива предоставляет  пользователям:

документированный OLE-интерфейс, который  обеспечивает возможность встраивания сервисов управления документами в Windows-приложения, проектируемые внешними разработчиками;

поддержку промышленных стандартов, за счет которых она может быть интегрирована с внешними программными системами и специализированным оборудованием - системами электронной почты (интерфейс MAPI), системами электронной торговли (с использованием XML), сканерным оборудованием (интерфейс TWAIN), системой FineReader (для распознавания текстов сканированных документов).

Защищенность данных: реализованный в системе механизм управления разграничением полномочий пользователей реализован на трех уровнях (ОС, СУБД, программное обеспечение) и дает возможность:

обеспечить идентификацию/аутентификацию пользователя;

определить для каждого пользователя функциональные права - права на выполнение тех или иных функций системы (в частности на доступ к тем или иным журналам регистрации документов);

определить для каждого документа  уровень конфиденциальности, а для  каждого пользователя - права доступа  к документам различного уровня конфиденциальности;

подтвердить правомочность действий пользователя с помощью механизма  электронной подписи;

обеспечить необходимый уровень  информационной защиты конфиденциальных документов путем их шифрования, а  также шифрования всей информации, передающейся по открытым каналам связи, например, по электронной почте; шифрование производится с использованием сертифицированных криптографических средств;

протоколировать все действия пользователей  в журналах аудита (в журнале регистрации  входа и выхода из системы, журнале совершенных операций).

           К  недостаткам архива ЦБ РФ, созданного  на базе системы LanDocs, можно отнести его относительно ограниченную целевую направленность (не предусмотрена возможность взаимодействия на международном уровне и, как следствие, работа с зарубежными партнерами/клиентами, что представляется весьма важным для банка уровня ЦБ) и чрезмерную насыщенность архивной системы многочисленными приложениями,  некоторые из которых вполне могли бы быть унифицированы, что существенно облегчило бы процесс освоения и использования электронного архива.

 

2. Электронный архив  Газпромбанка

 

      Около года назад  компания Cognitive Technologies объявила о завершении внедрения  электронного архива финансовых и организационно-распорядительных документов в филиалах КБ «Газпромбанк» по России.

      Поставленная руководством  «Газпромбанка» перед компанией  Cognitive Technologies задача выглядела следующим образом: создание автоматизированной системы, предназначенной для обработки и архивирования банковских документов операционного дня и закрытых договоров, организации безбумажного архива документов, повышения надежности хранения документов и создания эффективной технологии оперативной работы с архивом документов.

      Следует заметить, что КБ «Газпромбанк» — один из крупнейших коммерческих банков России, занимающий 3-е место по размеру чистых активов и 5-е место по размеру собственного капитала.

      По мере увеличения  объемов обрабатываемой информации  в филиалах и отделениях Газпромбанка возникла потребность в применении новейших информационных технологий ввода, хранения и обработки документов, а также в обеспечении информационной безопасности при работе с конфиденциальными документами. Учитывая положительный опыт и высокий эффект, полученный от реализации данных технологий в центральном офисе, а также с целью унификации ПО, применяемого для ведения электронного архива в филиалах, руководством КБ «Газпромбанк» было принято решение распространить методику создания электронных архивов, разработанную компанией Cognitive Technologies, на все филиалы и отделения банка.

      Компанией Cognitive Technologies было предложено решение: создание  электронного архива на основе  технологий архивации, поиска  и извлечения документов (Евфрат/400 для AS/400), оптического распознавания CuneiForm, обработки изображений документов, потокового ввода документов и ввода стандартных форм документов Cognitive Forms.