Языковые особенности документов

Международная академия бизнеса и управления

Брянский филиал

 

Правоведение_____________________факультет

_________5_______________________курс

Таможенное делопроизводство______ дисциплина

_________________________________ вариант ( № контрольной работы )

 

 

РЕФЕРАТ

на тему: «Языковые особенности документов.»

 

 

 

 

Дата выполнения ( по графику )______________

Дата сдачи________________________________

Дата рецензирования_______________________

 

 

 

 

 

 

 

        Проверил:

Итог рецензирования_________________________

                                  ( зачтено, не зачтено )

 

Брянск - 2013

Содержание

1. Понятие документа………………………………………………………3
2. Особенности составления и оформления документов………………...5
3. Список литературы……………………………………………………..14

 

 

 

1. Понятие документа

Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления). Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков – исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

Важнейшей функцией документа  является как раз информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной  функцией. С помощью документа  обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации  их деятельности. Внешние связи предприятий  и организаций обеспечивает коммуникативная  функция документов.

Документ несет юридическую  функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже  об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен  юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет  воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. Еще есть управленческая функция, которая позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; историческая, которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняют факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений  и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Документ, созданный юридическим  или физическим лицом, оформленный  и удостоверенный в установленном  порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом. Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся  на две большие группы. Первая —  это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства  предприятием (организацией) и его  производственной деятельностью. Эти  документы могут составлять работники  всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения  и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные  записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными;

• по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
• по содержанию: простые (посвященные одному вопросу)
• по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
• по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
• по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
• по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
• по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник — это подписанный  и надлежащим образом оформленный  экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение  подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное  в установленном порядке соответствующим  должностным лицом. На копиях служебных  документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется  не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного  его раздела. При оформлении выписки  обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и  печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа  выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий  одинаковую юридическую силу с подлинником.

 

 

2. Особенности составления и оформления документов

При составлении текста документа необходимо учитывать, что в практике документирования сформировались текстовые модели, в  соответствии с которыми составляются тексты отдельных видов и разновидностей документов. Во многих случаях для  правильного составления текста документа необходимо знать, по какой  модели составляется текст документа  данного вида или разновидности.

Модель  текста документа определяет не только композиционную структуру текста, то есть последовательность расположения коммуникативно-смысловых частей текста, но и языковые и стилевые особенности  основного текста документа.

В делопроизводстве организаций тексты документов могут  составляться:

• на основе официально утвержденных унифицированных форм документов;
• с учетом требований нормативных актов, регламентирующих создание отдельных видов документов;
• в форме, отражающей устойчивую практику документирования.

 

 

Текст на основе унифицированной формы

Тексты  документов, составляемые на основе унифицированных  форм, могут быть представлены в  виде текста-трафарета, таблицы или  анкеты.

Текст-трафарет – текст документа, содержащий постоянную информацию и пропуски для переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию. Текст документа, составляемый на основе трафаретной формы, сохраняет грамматическую связность, свойственную обычному тексту.

Таблица – способ представления информации, систематизированной по определенным признакам. Информация в таблице располагается в ячейках, образованных пересечением горизонтальных и вертикальных линий.

Анкета – способ представления текста в виде последовательности тематически взаимосвязанных предложений, построенных по принципу «вопрос – ответ».

Тексты  документов, составляемые без использования  унифицированных форм документов, оформляются  в виде грамматически связного текста, соответствующего по своей композиционной структуре текстам документов определенного  вида. 

 

Способы изложения текста

Тексты  документов излагаются:

• от 1-го лица единственного числа: Прошу рассмотреть вопрос об установлении льгот…; Приказываю подготовить и представить на рассмотрение…;
• 3-го лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет…; Министерство не может согласиться с вашим предложением…;
• 1-го лица множественного числа: Просим предоставить данные о…; Представляем на рассмотрение и утверждение…; Слушали…; Выступили…; Постановили… (в протоколах); Приказываем…; Решили… (в совместных документах);
• 3-го лица множественного числа: Дирекция, профсоюзный комитет ОАО «Кристалл» убедительно просят...

В текстах  законодательных и иных нормативных  правовых актов широко используются предложения, в которых сказуемое  выражено глаголом в форме настоящего времени, которая придает тексту констатирующе-предписывающий характер, например:

Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. 

 

Рубрикация в тексте документа

Рубрикация  – членение текста на составные  части, графическое отделение одной  части от другой с помощью заголовков, подзаголовков, нумерации, знака дефис (тире) или абзацного отступа.

В деловой  речи сложился особый тип предложений  – сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации, например:

Обладатель информации при осуществлении своих прав обязан:

– соблюдать права и законные интересы иных лиц;

– принимать меры по защите информации;

– ограничивать доступ к информации, если такая обязанность установлена федеральными законами.

Для выделения рубрик может использоваться знак тире, абзацный отступ или нумерация  арабскими цифрами. Другие символы  в оформлении текста документов не приняты.

Рубрикация  может быть многоуровневой (но не более  четырех уровней). В этом случае номер  рубрики второго и последующего уровней включает номера вышестоящих  рубрик. Номера самых крупных рубрик текста состоят из одного знака, рубрик второго уровня – из двух знаков и т.д. Такая система нумерации  исключает необходимость использовать слова «раздел», «глава», «параграф» и т.д.

Приведем  пример рубрикации текста инструкции:

13. Порядок передачи документов на хранение в архив

13.1. Организация архивного хранения документов

13.1.1. Документы министерства являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в федеральный архив как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

13.1.2. Для хранения документов государственной  части Архивного фонда Российской  Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих  практическое значение, а также  документов по личному составу,  их учета, использования, отбора  и подготовки к передаче на  государственное хранение министерство  образует архив.

13.2.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив осуществляется работниками службы делопроизводства и сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и включает в себя проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел... 

 

При использовании в текстах документов рубрикации следует учитывать, что:

• рубрики могут выделяться лишь в том случае, если элементов перечисления не менее двух;
• при цифровой нумерации рубрик не рекомендуется использовать более четырех уровней рубрикации;
• однотипные средства нумерации могут применяться лишь по отношению к однотипным частям теста (по назначению, по месту в структуре текста);
• каждая составная часть текста, соответствующая разделу, подразделу, пункту, подпункту, получает свой номер, обозначенный арабской цифрой с точкой;
• в конце рубрики ставится точка с запятой (кроме последней рубрики, завершающейся точкой).

При оформлении нормативных правовых актов  федеральных органов исполнительной власти необходимо соблюдать требования, установленные Правительством РФ.

Извлечение

из Правил подготовки нормативных правовых актов

федеральных органов исполнительной власти

и их государственной регистрации

(утверждены постановлением Правительства  РФ 

от 13.08.1997 № 1009, в ред. от 29.07.2011)

6. […]  Нормативные предписания оформляются  в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами*с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.