Экспертиза ценности документов

среда: с 16:00 до 18:00

Находится по адресу: г. Абакан, ул. Тараса Шевченко 86а,

телефон/факс: 8 (3902) 34-32-87, 8 (3902)34-32-88.

Электронный  адрес:  mya-natali@mail.ru

Основными задачами деятельности Учреждения являются:

- охрана жизни и укрепление  физического и психического здоровья  детей;

- обеспечение познавательно-речевого, социально-личностного, художественно-эстетического  и физического развития детей;

- воспитание с учетом возрастных  категорий детей гражданственности, уважения к правам и свободам  человека, любви к окружающей  природе, Родине, семье;

- осуществление необходимой коррекции  недостатков в физическом и (или) психическом развитии детей;

- взаимодействие с семьями детей  для обеспечения полноценного  развития детей;

- оказание консультативной и  методической помощи родителям (законным  представителям) по вопросам воспитания, обучения и развития детей.

Учебный год в Учреждении начинается 1 сентября, заканчивается 31 мая. Если этот день приходится на выходной, то в этом случае учебный год начинается в первый следующий за ним рабочий день. Продолжительность учебного года составляет не менее 34 недель.

Делопроизводством в МБДОУ «Колокольчик» занимается делопроизводитель -Сунчугашева Анна Алексеевна.

Делопроизводитель относится к категории вспомогательного персонала. Назначается и освобождается от занимаемой должности заведующей МБДОУ детского сада. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее общее образование и стаж работы в должностях по делопроизводству. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

• Законодательными и нормативно-методическими документами рассматривающими вопросы делопроизводства и регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;
• уставом МБДОУ детского сада;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• приказами и распоряжениями заведующей МБДОУ детского сада;
• должностной инструкцией;

На делопроизводителя возлагаются функции: обеспечение учёта, регистрации, контроля исполнения поручений руководства дошкольного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам, их хранение.

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:

• Принимать и регистрировать корреспонденцию, передаёт руководителю дошкольного учреждения.
• Осуществлять документационное обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения.
• Организовать подготовку необходимых документов для руководства.
• Отвечать за качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности дошкольного учреждения.

Осуществлять контроль: исполнения документов, поручений и заданий руководства дошкольного учреждения, систематически докладывать руководителю о состоянии их исполнения; обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

Экспертизу ценности документов в МБДОУ осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.

Экспертная комиссия назначается приказом руководителя МБДОУ. В состав Экспертной комиссии включают не менее трех сотрудников.

Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел МБДОУ, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.

Оформление дел.

Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись.

На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное наименование вышестоящей организации, наименование образовательного учреждения, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела.

По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения: в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория, другие данные. В каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания данного тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем; из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.

 Надписи на обложках  дел постоянного и долговременного  хранения следует производить  четко, светостойкими чернилами.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись.

В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Заверительная надпись подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.

Внутренняя опись составляется к делам постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированным по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).

Дела временного хранения оформляются упрощенно:

они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

Описание документов постоянного срока хранения.

По окончании делопроизводственного года в МБДОУ производится отбор документов постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом номинального принципа (в соответствии с номенклатурой образовательного учреждения). Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в муниципальный архив, подлежит утверждению директором муниципального архива, согласованию с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) утверждению заведующей МБДОУ не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу.

Опись ведется в единой валовой нумерации в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с муниципальным архивом, куда поступают документы МБДОУ

На дела с истекшим сроком хранения составляется акт об уничтожении.

 

 

 

Структура МБДОУ детский сад "Колокольчик"

 

2.2 Порядок проведения и оформления экспертизы ценности документов

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК)[20]

Росархив разработал примерные положения об экспертной комиссии. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Назначение экспертной комиссии заключается:

• в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
• организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
• в организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Для этого экспертные службы организаций осуществляют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:

• организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
• рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):
• проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
• описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
• описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;
• актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
• подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения.

Также экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации.(Приложение 1)

В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.(Приложение 2)

Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.

Ведомственные экспертные службы осуществляют довольно широкие функции. Рассмотрим основные из них.

ЭК организует и проводит совместно с делопроизводственной сферой и архивом отбор документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению. Они рассматривают и выносят решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:

• графиков по подготовке и передаче документов на государственное хранение;
• сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения;
• перечней, проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного хранения;
• актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве учреждения документов, сроки хранения которых истекли.(Приложение 3)

ЭК рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и выносят решения на утверждение соответствующего архивного учреждения.

Ведомственные экспертные службы принимают участие в подготовке и рассмотрении номенклатур дел структурных подразделений и сводной по учреждению.

ЭК структурных подразделений, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников сфер делопроизводства и архива.

Одной из важнейших функций ЭК является разработка методических вопросов экспертизы ценности и организации документов в делопроизводстве. Она разрабатывает и представляет на утверждение архивного учреждения проекты инструкций по делопроизводству, классификаторов, ведомственных перечней документов и других нормативно-методических пособий. ЭК, как правило, принимает участие в их подготовке и рассмотрении[25].

(ЭК) наделена и большими правами. Так, в пределах своей компетенции она дает рекомендации, указания ответственным за делопроизводство по вопросам организации в нем документов, экспертизы их ценности, упорядочения, оформления и подготовке дел к передаче на постоянное хранение. (ЭК) имеет право запрашивать у работников делопроизводственных служб письменные объяснения о причинах утраты документов и дел, подлежащих передаче на государственное хранение, требовать розыска недостающих дел. Она принимает участие в организации проведения проверок состояния делопроизводства и архива. Экспертные органы систематически информируют руководство организации по вопросам, относящимся к их компетенции.

(ЭК) проводит заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Ее решения принимаются большинством голосов. Заседания комиссии протоколируются. Ведение делопроизводства (ЭК) и хранение ее документов возлагаются на секретаря комиссии.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации.

В процессе экспертизы производится:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1. документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
2. документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
3. документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
4. документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.