Шляхи вдосконалення організації роботи секретаря керівника на приватному підприємстві «Дей-Сон»

А також секретар повинен друкувати за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або вводити поточну інформацію в банк даних. Організовувати приймання відвідувачів, сприяти оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників. Формувати справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здавати до архіву. Копіювати документи на персональному ксероксі.

Як зазначає дослідниця Домнікова  є ряд вимог, які повинен дотримуватися  успішний секретар керівника, а саме: раціональне планування часу і роботи та безпосереднє полегшення роботи керівника [6, 29].

Щодо першого  пункту, то здатність відокремити головне від другорядного в роботі часто відсутня у багатьох керівників. Це призводить до того, що співробітники, а також інші служби бувають перевантажені потоком  інформації, яку необхідно проаналізувати. Головне в будь-якій справі можна знайти тільки володіючи критерієм важливості, тобто вміння визначати різні за значенням мети: загальні, приватні. Тому необхідно виробити в собі здатність якомога швидше і точніше це зробити [6, 29].

Щодо другого  пункту, то одним способом полегшення є призначення графіка, а також  своєчасне виконання чергових завдань, розпізнавання власних сильних і слабких сторін, краще використання власного часу, економія праці як своєї, так і керівника, підвищення продуктивності праці [6,29].

Оскільки, за всі помилки платить секретар, то він повинен дбати про календар-пам'ятки свого керівника. Багато керівників часом забувають про свої розпорядження, і тому секретар зобов'язаний думати не тільки за себе, але і за керівника, бути так званим «опікуном» [7, 10].

У секретаря  повинен завжди бути порядок, починаючи  від робочого стола і до розташування документів на комп’ютері. Щодо звичайної документації, то порядок має бути таким:

1. Вхідна кореспонденція: матеріали, які надходять в секретаріату.

2. Поточна обробка:  матеріали, які вже відпрацьовані  чи повинні бути незабаром  завершені.

3. Вихідні матеріали:  те, що йде з секретаріату. Ці групи документів повинні бути зібрані в папки або обкладинки.

Вихідні документи  необхідно розділити на: 

1. Власне вихідну пошту, що йде за межі підприємства.

2. Документи, що розсилаються в межах підприємства.

3. Документи, призначені для підшивки у справи.

Важливим фактором успішності секретаря є правильний розподіл часу виконання роботи. Як правильно розділити роботу показує дослідник Стенюков.

Таблиця 1.1

Розподіл поточної роботи секретаря

 

№/п	Вид роботи	Час виконання
	Строкова	До виконання сьогодні (матеріали для телефонних переговорів повинні знаходиться окремо).
	Менш строкова	Слід скласти всі разом те, що відноситься до певної справи, в одну папку або обкладинку.
	Призначені  терміни виконання роботи та прийому  відвідувачів	Матеріали повинні  розташовуватися у шафі з справами так, щоб і керівник, і його помічник, і інші співробітники могли відразу знайти їх. Сам список термінів повинен бути складений і покладено в окрему папку.
	Документи постійного вживання	Це відділення не повинно бути занадто великим. У ньому може лежати тільки те, чим  користуються особливо часто. Час від  часу необхідно перевіряти, чи всі документи часто бувають потрібні в даний час [22, 188].

 

Дуже часто  буває так, що керівника практично  не буває на місті роботи, або  він завжди у роз’їздах, то в цьому  випадку організація роботи секретаря  буде відрізнятися. Проте, секретар повинен мати можливість за необхідності говорити зі своїм керівником у невідкладних справах. Якщо робота керівника добре узгоджена з роботою його секретаря, то обидва мають один план, з якого видно, в який час керівник буде знаходитися в певному місці і як з ним можна зв'язатися за телефоном або використовуючи Інтернет якщо це необхідно [25, 3]. У обов’язки секретаря керівника також входить робота на нарадах та підготовка до проведення конференцій. Запрошення на конференцію потрібно розіслати запрошеним, принаймні, за 2 тижні до її початку, причому слід просити відповісти на запрошення, оскільки необхідно знати, скільки прибуде учасників. У запрошенні обов'язково повинно бути вказано місце засідання, частина будинку або корпус, поверх, кімната, а також найменування транспорту, на якому можна буде дістатися до призначеного місця. Секретар має подбати про те, щоб при проведенні засідань було забезпечено наступне:

• приміщення для засідань на весь час їх проведень;
• забезпечити прохід запрошених через вахту чи прохідну без затримки. Для цього необхідно заздалегідь скласти список запрошених і віддати на прохідну;
• службові машини або таксі для підвезення учасників з готелів або з вокзалу;
• обслуговування в залі засідань [15, 45].

Є ще ряд факторів, на які слід звернути увагу у роботі секретаря керівника, вони представлені на схемі.

 

Фактори впливу на роботу секретаря

ділові контакти секретаря;

                   користування телефоном;

                                       організація прийому відвідувачів;

                                                                    робота з інформацією для керівника.

 

Рис. 1.1

Щодо першого  фактора, то одним з важливих ділових  контактів є взаємини керівник-секретар. Оскільки секретар є першим помічником керівника,  він повинен виконувати роботу в його стилі. Фактично секретар є особистим організатором керівника,  допомагає йому в плануванні робочого часу, а також у виконання намічених заходів, звільняючи від виконання допоміжних технічних операцій, фільтрує потоки кореспонденції, телефонних дзвінків та відвідувачів. На жаль, на практиці секретар часто зустрічається з такою трудністю, як необов'язковість керівника стосовно інформації про його місцезнаходження,  що створює великі труднощі. У таких випадках секретар має право прямо запитати, куди йде керівник і коли повернеться. Як уже згадувалося раніше слід врахувати, що не всі керівники вміють раціонально планувати свій робочий час. Допомогти керівнику в цьому – завдання секретаря. Необхідно послідовно, але не нав'язливо виховувати потребу в плануванні часу. Бажано разом з керівником щодня уточнювати заплановані заходи на наступний день. Робити це можна під час ранкового доповіді про поточні справи і кореспонденції або під час вечірнього доповіді [6, 29].

Другий фактор характеризується тим, що основне завдання секретаря в роботі з телефоном – звільнити керівника від викликів. Допомога секретаря в організації службових розмов по телефону сприяє раціональній організації роботи керівників. Секретар завжди повинен пам'ятати про необхідність дотримання службової таємниці.

Щодо третього фактору, то обов'язки секретаря різні залежно  від того, який вид прийому проводиться  керівником. Прийом відвідувачів можна  розділити на три види:

• прийом співробітників своєї установи за поточними справах;
• прийом представників інших організацій;
• прийом з особистих питань.

Секретар повинен  пам'ятати, що відвідувач будь-якого  рангу, без винятку, може увійти до кабінету керівника тільки після доповіді секретаря. Якщо відвідувач прийшов  без попередньої домовленості, то секретар може самостійно вирішити чи доповідати про нього негайно чи  записати на прийом. Особливу увагу секретар повинен виявляти до організації прийому керівником відвідувачів з особистих питань [6, 29].

Четвертий фактор є одним із найважливіших, адже від того як буде проінформований керівник, залежатиме робота організації. Секретар повинен допомагати керівникові орієнтуватися в інформаційних потоках, знаходити, обробляти потрібну інформацію, а іноді і готувати інформаційно-оглядові реферати. Секретар повинен уважно переглядати статті, що розкривають цікавлять керівника питання виробничої діяльності, науково-технічні результати і т.д.

Отже, професія секретаря вимагає від людини високої підготовленості, цілого комплексу особистих і ділових якостей, зумовлених специфікою секретарської праці. Завдання секретаря полягає в тому, щоб звільнити керівника від виконання нетворчих, допоміжні-технічних операцій.

 

3. Професійна етика та робоче місце секретаря

 

 Розпочнемо з робочого місця секретаря. За дослідницею Комовою робоче місце – це зона трудової діяльності одного чи кількох виконавців, обладнана необхідними засобами для виконання службових обов’язків. Відповідно до чинних норм площу службових приміщень встановлюють з розрахунку 4 м²  на одного працівника. Організація робочого місця включає обладнання меблями, канцелярським приладдям, необхідним засобами оргтехніки з урахуванням антропометричних показників, технологічне планування та вдосконалення умов праці [12, 144].

Планування  робочого місця секретаря повинно  забезпечити максимальну зручність  при виконанні професійних обов’ язків, а також відповідати вимогам економії площі приміщення:

• робоче місце секретаря в приймальні, як правило, розміщують поряд з кабінетом керівника в центрі кімнати, недалеко від дверей в кабінет так, щоб було легко бачити відвідувачів, що заходять до приймальні;
• у приймальні слід розміщувати тільки ті предмети, які потрібні секретареві та іншим працівникам в процесі роботи;
• меблі для відвідувачів необхідно розміщувати в зручній, спеціально відведеній для цього зоні, з врахуванням фактору прямої видимості цієї зони секретарем.
• в обов’язковий набір меблів входять: канцелярський стіл з тумбою, крісло, допоміжний стіл для оргтехніки, шафа для зберігання документів, сейф, крісла для відвідувачів [6, 145].

Важливим елементом  організації робочого місця секретаря  є внутрішня організація відділень  столу. Ящики повинні легко, плавно і безшумно висуватися. Необхідно  постійно і строго стежити за порядком на робочому місці і в ящиках столу. Слід пам'ятати, що нерідко секретар має велику кількість різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користуються інші працівники: дирокол, швидкозшивач, принтер, сканер, факс. Їх розміщують таким чином, щоб вони були доступні для підходу і короткочасного користування, але знаходилися під постійним спостереженням секретаря. Користуватися своїм персональним комп’ютером, диктофоном іншим співробітникам дозволяти не слід, так як це може привести до серйозної поломки, а також до оприлюднення секретної  інформації [24, 54].

Повертаючись  до професійної етики секретаря, то найголовнішим фактором дослідник  Кибанов називає вимоги до зовнішнього  вигляду секретаря. Відвідувачі, що приходять до установи, звертаються  за допомогою здебільшого саме до секретаря. Від того, як виглядає секретар, в значній мірі залежить враження щодо установи в цілому. Тому, зовнішній вигляд секретаря має бути заздалегідь продуманим і сучасним.

 Для секретаря  недоречні: занадто яскраве вбрання,  декольтоване вечірнє плаття, взуття спортивного типу, домашнє взуття.  Залежно від пори року одяг секретаря має бути різноманітним за кольоровою гамою, а також за фактурою тканини. Важлива вимога до вбрання – стриманість, елегантність, залежність від напрямку моди. Не рекомендовано доповнювати вбрання претензійними, великими за розмірами прикрасами, недоречні занадто вишукані дорогоцінності. Прикраси мають підкреслювати елегантність вбрання та добрий смак його власника. Взуття добирається до одягу. Воно має бути зручним, однак це  не означає, що ви можете ходити на роботі у тому, що вийшло з моди. Враховуючи велике навантаження на ноги протягом робочого дня, не рекомендовано одягати взуття на високих підборах [9, 54].

Окрім, зовнішнього вигляду не менш важливим є культура спілкування секретаря. Найважливішим показником культури секретаря є люб’язність, коректність, чемність, доброзичливість. Секретар повинен володіти мімікою, інтонацією голосу. Слід пам’ятати, що він має працювати в тісному контакті з людьми. Звичайно, артистична вдача може стати у нагоді для того, щоб подолати в собі інколи негативне ставлення до відвідувача. Секретар не повинен вести приватні розмови по телефону й розмови, що містять інформацію про службові таємниці, коли в приймальні знаходяться відвідувачі. Секретар повинен знати правила вітання. Якщо виникає потреба у вітанні за руку, то необхідно встати з-за столу, вийти до відвідувача й подати руку. Першими подають руку працівники вищих рангів та жінки. Жінка може руку не подавати, якщо вона цього не бажає. Знайомлять таким чином: молодшого за віком і службовим станом –  зі старшим; жінку з чоловіком і т.ін. Секретар повинен пам’ятати: злий вираз обличчя, грізний погляд, іронічність, зневажливе ставлення до відвідувачів – ознаки низького рівня культури секретаря [19, 2].

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 2. РОБОТА СЕКРЕТАРЯ КЕРІВНИКА НА ПРИВАТНОМУ ПІДПРИЄМСТВІ «ДЕЙ-СОН»

1. Обов’язки секретаря керівника на приватному підприємстві «Дей-Сон»

Про обов’язки секретаря керівника йшла мова у першому розділі, тому на основі цього ми розглянемо роботу секретаря на приватному підприємстві (далі ПП) «Дей-Сон». Але спершу потрібно знати чим займається дане підприємство та організацію діловодної служби в ньому.