Требования к текстам служебных документов

При употреблении графических сокращений следует помнить, что графическое сокращение не должно оканчиваться на гласную. Допускается употребление в тексте только общепринятых графических сокращений, зафиксированных в государственных стандартах и словарях.

Не допускается перегружать текст графическими сокращениями. Не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком отрезке текста. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа.

Прежде чем включать в текст документа сокращения, следует тщательно проанализировать:

а) удобно ли такое сокращение для произнесения вслух, запоминания;

б) не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др.

Во всех остальных случаях следует включать полную форму слова наряду с сокращением. Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.

Сложносокращённые слова - слова, образованные сложением начальных элементов составных наименований (вид аббревиатур).

Сокращение должно быть понятно всем, читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде.

Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.

Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке -- это слово не сокращается.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                    

 

                  Список использованных источников

1. Арутюнова, Е.В. Стиль официальных документов: требования к языку и распространенные ошибки / Е.В. Арутюнова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2010. - № 7. - С. 50-54.

2. Басаков, М.И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): Практическое пособие. - изд. 9, доп. и перераб. - Ростов-на-Донку: Феникс, 2009. - 249 с.

3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения : введ. 1998 - 02 - 27. - М. : Изд-во стандартов, 1998. - 12 с

4. Емышева Е.М Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Т.В. Кузнецова, О.В. Мосягина,делопроизводство Л. В. Санкина; под общей ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: Форум, 2011. - 256 с.

5. Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство: учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. - 2-е изд. - СПб.: Питер, 2007. - 416 с.

6. Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству / М.Ю. Рогожин. - 3-е изд., перераб. и доп. - С-Пб.: Питер, 2011. - 178 с.

7. Рогожин, М.Ю. Справочник кадровика: практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: Проспект, 2011. - 249 с.