Типовые функции секретаря

Заключение

Трудно сегодня представить  деятельность любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. И  действительно, секретарь  лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель. Первый, с кем встречается, начиная трудовой день, руководитель. Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда “в форме”: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей  компетенции. И в то же время ему  необходим дар чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, “не видеть и не слышать” того, что не следует видеть и слышать. Секретарь на виду и в курсе многих дел.

Функции секретаря разнообразны. Ряд из них нетрудно освоить за сравнительно короткий период времени. Иногда секретарю приходится выполнять разовые поручения, например, передачу денег, междугородний разговор, посещение больного сослуживца и т. д.

Техническое обновление производства, совершенствование процессов труда  требуют постоянного повышения  знаний и умений всех категорий работников, включая секретарей.

Сегодня во всех развитых странах  в подготовке секретарей произошел  поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь  ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную для  бизнеса информацию. Будущее профессии  секретаря, несомненно, связано с  владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль.

Специфика работы секретаря  заключается в том, что ему  приходится не только выполнять операции с неодушевлёнными предметами труда (документы, технические средства), но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что  секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в  них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько  работ. Нередко неполадки в работе секретаря являются следствием его  негативных деловых и личных качеств. Невозможно, к примеру, эффективно выполнять  работу, если секретарь не имеет  полного представления о роли и задачах своего руководителя и  их значения в деятельности своей  организации, не имеет достаточно профессиональной подготовленности.

Деловые и личные качества при выполнении определённой работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правил приёма посетителей и эффективное  применение на практике невозможно без  наличия у секретаря, таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.

Таким образом, в сложившейся  практике оценки труда секретарей можно  выделить следующие деловые качества: профессиональное мастерство, инициативность, организованность, пунктуальность, осведомлённость, дипломатичность, умение хранить служебную  тайну, хорошая память, преданность  работе.

Список литературы

1. Андреева В. И. Делопроизводство: практическое пособие. - М.: 2005;
2. Андреева В.И., Балдина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. – М.: 2004;

3. Белов А.Н. Совершенствование документооборота в научной  организации. - М.: 1984;

4. Белов А.Н. Повышение эффективности деятельности аппарата управления. -  М.: 1980;

5. Белов А.Н. Организация труда руководителя. - М.: 1976;

6. Белов В.Н. Коммерческое представительство и  агентирование (договоры). - М.: 2001;

7. Березина Н.М., Воронцова  Е.П., Лысенко Л.М. Современное  делопроизводство. – Питер: 2006;

8. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. -  М.: 1989;

9. Васильева И.Н. Основы  делопроизводства и персональный  менеджмент. – М.: 2005;

10. Волгин Б.Н. Деловые совещания. - М.: 1970;

11. Демин Ю. М. Секретарское  дело. Универсальный справочник. –  М.:2003;

12. Зиновьева Н.Б. Документоведение: учебно-методическое пособие. - М.:2001;