Состав кадровой документации

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства.6

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Состав кадровой документации

2.1. Краткая характеристика учреждения

  

Ноябрьский городской центр занятости был создан на основании решения Ноябрьского исполнительного комитета № 338 от 01 июля 1991 года. На основании приказа Минтруда РФ № 1000/77-рк от 11.09.2000 г., приказа департамента ФГСЗН по ЯНАО № 121-П от 25.10.2000 г., образовано Государственное учреждение «Ноябрьский городской центр занятости населения».

          На основании постановления Правительства РФ от 27.05.04 г. № 252 «О некоторых вопросах организации деятельности Федеральной службы занятости по труду и занятости и Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию» приказа Минтруда РФ от 01.07.04 г. № 186/1/4, название Государственное учреждение «Ноябрьский городской центр занятости населения» переименовано в Государственное учреждение Центр занятости населения города Ноябрьск.

С момента организации бюро и до настоящего времени Центр занятости возглавляет Рябушева Ольга Ивановна..

Деятельность центра занятости нацелена на осуществление активной политики занятости, применение всех видов и форм временного трудоустройства – развитие системы оплачиваемых общественных работ, организации временного трудоустройства несовершеннолетних граждан в свободное от учебы время, организации временной занятости безработной молодежи, приобретения ею профессиональных знаний, умений и навыков по программе «Молодежная практика»,  и других направлений деятельности службы занятости.  В оплачиваемых общественных работах за период деятельности Ноябрьского городского центра занятости приняло участие 1069 безработных граждан и граждан ищущих работу. В программе «Молодежная практика» приняло участие 380 человек. В летний период по программе «Трудоустройство несовершеннолетних граждан в свободное от учеты время» приняло участие 7584 несовершеннолетних.  

В целях повышения качества предоставления и комфортности государственных услуг по социальной адаптации безработных граждан на рынке труда, по психологической поддержке, по организации профориентации граждан в целях выбора сферы деятельности (профессии),  необходимо создание отдела профобучения и профориентации.

ЦЗНГН имеет круглую печать, может иметь знаки обслуживания, бланки, штампы, печати с указанием своего наименования в русской и латинской транскрипции.

К полномочиям Российской Федерации в области содействия занятости населения, переданным для осуществления органам государственной власти субъектов Российской Федерации, относится оказание в соответствии с законодательством о занятости населения следующих государственных услуг:

- содействие гражданам в поиске подходящей работы, а работодателям - в подборе необходимых работников;

- информирование о положении на рынке труда в субъекте Российской Федерации;

- организация ярмарок  вакансий и учебных рабочих  мест;

- организация профессиональной ориентации граждан в целях выбора сферы деятельности (профессии), трудоустройства, профессионального обучения;

- психологическая поддержка, профессиональная подготовка, переподготовка  и повышение квалификации безработных  граждан;

- осуществление социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными;

- организация проведения оплачиваемых общественных работ;

- организация временного трудоустройства несовершеннолетних граждан в возрасте от 14 до 18 лет в свободное от учебы время, безработных граждан, испытывающих трудности в поиске работы, безработных граждан в возрасте от 18 до 20 лет из числа выпускников образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, ищущих работу впервые;

- социальная адаптация безработных граждан на рынке труда;

- содействие самозанятости безработных граждан;

- содействие гражданам  в переселении для работы в  сельской местности;

- выдача работодателям  заключений о привлечении и  об использовании иностранных работников в соответствии с законодательством о правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации.

 

 

 

2.2. Анализ системы документирования

 

Деятельность организации основана на законодательных и нормативных актах, положениях, инструкциях, государственных стандартах. Без использования организационно - правовой базы не возможно организационная деятельность. Особые требования предъявляются к документу, который играет важную роль не только при регистрации предприятия, но и является главным регистрационным документом.

Документы составляются по указанию Генерального директора, руководства  ЦЗНГН, по инициативе структурных подразделений или в ответ на поступившие документы.

Оформление документов ЦЗНГН, высылаемых за его пределы, следует производить на бланках с изображением эмблемы (логотипа). Оформление внутренних документов предприятия следует производить на стандартных листах машинописной бумаги формата А4.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13,14,15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны проставляться арабскими цифрами, без знаков препинания.

Составление документов предполагает обязательное соблюдение следующих требований:

- указание учреждения - автора;

- наименование вида документа (на письмах наименование не указывается);

- заголовок документа;

- адресат и место составления или издания документа;

- проставление отметок о согласовании текста документа (визирование);

- удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати);

- проставление отметок о прохождении и исполнении документа;

- в письмах-ответах в установленном месте бланка ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ.

Заголовок составляется к любому документу, независимо от его назначения.

Датой документа является дата его подписания. Датой издания (принятия) распорядительного документа считается дата подписания его руководителем. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Датой документа, составленного совместно несколькими организациями, является дата подписания его последней организацией.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Если документ составлен на бланке ЦЗНГН, то должность указывается сокращенно.

При подготовке документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответственно занимаемой должности.

Отметка об исполнителе включает: фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа, номер его служебного телефона. Отметку располагают на лицевой стороне ниже подписи должностного лица с левой стороны листа или (при отсутствии места) на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

При уходе работника в отпуск, выезде в командировку, его увольнении или перемещении, имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику.

На каждого обратившегося гражданина заводится  личное дело, в которое включаются следующие документы (см. Приложения):

- направление на прохождение  медицинской комиссии;

-заявление о предоставление безработному гражданину государственной услуги по профессиональной ориентации;

- заявление о предоставление  безработному гражданину государственной  услуги по психологической поддержке;

- карточка персонального  учета гражданина, ищущего работу;

- приказ о назначении, размере и сроках выплаты пособия  по безработице;

- выписка из приказа  о назначении выплаты пособия  по безработице;

- приказ  о приостановке  предоставления государственной  услуги в виде выплаты пособия  по безработице;

- выписка из приказа  о приостановлении выплаты пособия;

- приказ о прекращении предоставления государственной услуги в виде выплаты пособия по безработице с одновременным снятием с учета в качестве безработного; 

- выписка из приказа  о приостановлении выплаты пособия  по безработице;

- приказ о назначении, размере и сроках выплаты стипендии;

- выписка из приказа  о назначении стипендии;

- заявление  гражданина  о направление на обучение;

- заявление-анкета о предоставлении  гражданину государственной услуги  содействия в поиске подходящей  работы;

- заявление-анкета о предоставлении  безработному гражданину государственной  услуги по социальной адаптации  безработных граждан на рынке труда;

- заявление о предоставлении  безработному гражданину государственной  услуги по содействию самозанятости;

- заявление  гражданина о начислении стипендии.7

 

2.3.Организация работы с документами

 

Организация документооборота – одна из функций канцелярии.

Документооборот, по определению ГОСТ  Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документооборот включает в себя всю совокупность перемещений документов в организации в процессе выработки, принятия и исполнения управленческих решений, все операции по приёму, передаче, рассмотрению, оформлению и отправке документов.

Документооборот в ЦЗНГН осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, приём, отправка, формирование дел и т. д.).

Форма организации документооборота в ЦЗНГН смешанная.

Принято выделять три основных документопотока организации:

- поступающие (входящие) документы;

- отправляемые (исходящие) документы;

- внутренние документы. 

1. Входящая документация

Входящие документы образуют  направления движения:

- руководству организации;

- непосредственно специалистам.

Вся поступающая в ЦЗНГН корреспонденция проходит первичную обработку канцелярией. Первоначальная обработка документов распределяется сначала на регистрируемые и нерегистрируемые, регистрируемые документы распределяются на документы, адресованные руководству или поступающие в адрес организации.

Регистрируются все документы, поступающие в адрес ЦЗНГН. Документы регистрируются в соответствующих журналах и в электронной базе данных в день их поступления.8

Электронная база представлена в виде программы Microsoft Visual FoxPro. В данной программе регистрируется:

- входящая корреспонденция (письма от других организаций/граждан  и заявления работников ЦЗНГН);

- исходящая корреспонденция;

- входящие ДСП (для служебного  пользования).

- исходящие ДСП;

- служебные записки;

- справки;

- приказы;

- распоряжения.

Для регистрации документа необходимо создать карточку регистрации, нажав на клавишу F6. При помощи клавиши Enter выбирается и вводится вид документа и присваивается очередной порядковый номер. Затем поэтапно вводятся значимые реквизиты документа. Для исходящей корреспонденции это будет наименование адресата, краткий заголовок. Также вносятся все комментарии  из резолюции.

При регистрации указываются стадии документа, так для входящей корреспонденции, служебных записок, приказов и распоряжений проставляется «передано на исполнение» , а для исходящей корреспонденции и справок – «отправлено адресату».

Для сохранения карточки регистрации необходимо щелкнуть курсором мышки по кнопке «Запись».

После регистрации входящей корреспонденции, к письму подкалывается бланк резолюции в левом верхнем углу, в котором заполняется дата и номер входящей корреспонденции из карточки регистрации. Карточка регистрации распечатывается и несет в себе информационную функцию.