Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления

Раздел 1. Основы документирования управленческой деятельности.

Тема 1.1 Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления.

 

Цель занятия: изучение основных терминов и определений  ДОУ.

 

Вопросы для изучения:

1. Предмет, содержание и задачи  ДОУ.

 

Залог обоснованного  и эффективного управленческого  решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения  и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что  отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных  форм собственности, созданных с  различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

Информация  – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и  т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и  во времени является документ, а  деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Документационное  обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы  документирования и организации  работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы  движения и учета документов связаны  с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

 Документационное  обеспечение управления является  основополагающей технологией менеджмента,  основной целью которого является  обеспечение руководства информацией  о состоянии дел на предприятии  для принятия обоснованных управленческих  решений и контроле их выполнения.

Объектом  ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ  – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины заключается  в овладении  основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные  задачи ДОУ:

• отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
• обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.
• Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке  документов сосредоточиваются в  едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная  форма предусматривает рассредоточение  делопроизводственных операций между  структурными подразделениями.

При смешанной  форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму  организации делопроизводства  выбирают с учетом размера  предприятия, объема документооборота, состава структурных  подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется  централизованная форма).

 

Тема 1.2. Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения управления

 

Цель изучения: изучение федеральных законов, ГОСТов, классификаторов, регулирующих документационную деятельность в России.

 

Вопросы для  изучения:

1. Состав нормативно-методической базы ДОУ.

2. Государственная система документационного обеспечения управления

3. Стандартизация и унификация системы ДОУ.

4. Общероссийские классификаторы документации.

 

1. В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов,  правилами и указаниями архивного управления.

Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных  и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в  текущей деятельности организации  или учреждения. Эта база также  включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

• законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
• указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;
• государственные стандарты на документы;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации;
• нормативно-правовые акты организации, а также методические документы по делопроизводству, разработанные в организации.

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также  законодательные акты субъектов  РФ и правовые акты, принимаемые  органами исполнительной власти субъектов  РФ.

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации

Законодательство  РФ регламентирует общие принципы организации  документационного обеспечения  управления организаций.

Основным  законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

Закон устанавливает  правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в том числе:

• определяет порядок документирования информации;
• устанавливает право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;
• перечисляет категории информации по уровню доступа к ней;
• регулирует порядок правовой защиты информации.

Названный закон  определяет основные понятия в сфере  информации и информатизации.

Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать, называется документированной информацией (документ).

Отдельные документы  и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и др., представляют собой информационные ресурсы.

А также обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы и в  соответствии с законом должно осуществляться в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и информационную безопасность Российской Федерации, то есть документирование информации.

Информационные  ресурсы могут быть государственными и негосударственными и как элемент  состава имущества находятся  в собственности граждан, органов  государственной власти, органов  местного самоуправления, организацией общественных объединений.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны предоставлять  документированную информацию органам  и организациям, ответственным за формирование и использование государственных  информационных ресурсов.

Государство имеет право выкупа документированной  информации у физических и юридических  лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник  информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесённые к государственной  тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения государственных  органов государственной власти.

Документы и  массивы документов, созданные за счёт средств физических и юридических  лиц, а также приобретённые ими  на законных основаниях, полученные в  порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических  и физических лиц.

С вступлением  в силу Федерального Закона Российской Федерации от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» на отечественном правовом пространстве исчезло ещё одно «белое пятно». Данный закон регулирует отношения в связи с отнесением информации к коммерческой тайне, охрану, конфиденциальность данной информации и определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну.

Защиту интересов  Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, а также защиту интересов, прав и  свобод физических и юридических  лиц при международном информационном обмене обеспечивает Федеральный Закон  от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене».

Закон определяет объекты и субъекты международного информационного обмена. Объектами  международного информационного обмена могут быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена. Субъектами международного информационного  обмена являются Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и местного самоуправления, физические и юридические  лица.

Закон устанавливает  право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, вводит ограничения  на вывоз документированной информации, определяет порядок защиты конфиденциальной информации и регулирует вопросы  международного информационного обмена.

Правовые  основы стандартизации в Российской Федерации устанавливаются законом  от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

В соответствии с этим законом стандартизация –  это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях  обеспечения:

• безопасности продукции, работ, услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
• технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
• качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологий, единства измерений;
• экономии всех видов ресурсов;
• безопасности хозяйственных объектов с учётом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
• обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Закон о техническом  регулировании определяет порядок  проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и  их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением  требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений  закона, порядок финансирования работ  по стандартизации и др.

К нормативным  документам по стандартизации, действующим  на территории Российской Федерации, закон  о техническом регулировании  относит:

• государственные стандарты Российской Федерации, применяемые в установленном порядке; международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы техническо-экономической информации;
• стандарты отраслей, организаций, научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций.

В нормативных  документах по стандартизации в делопроизводстве закреплены требования к построению, изложению и оформлению документов, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов  технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим  средствам обработки информации; терминологии, применяемой при работе.

В соответствии с законом о техническом регулировании  формирование и реализация государственной  политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением стандартов, участие в работе по международной стандартизации и некоторые другие вопросы возложены на комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России). Комитет принимает государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, обязательные для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности, которые вводятся в действие после их государственной регистрации.

Вопросы использования  государственного языка Российской Федерации и государственных  языков субъектов Российской Федерации  в делопроизводстве регулирует закон  РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-I «О языках народов Российской Федерации».

В соответствии с этим законом официальное делопроизводство может вестись на государственном  языке Российской Федерации –  русском, государственных языках субъектов  и народов Российской Федерации, определяемых законодательными органами, организациями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведётся на русском  языке.