Современные технологии организации делопроизводства

В делопроизводстве принято выделять группы документов - входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные. При работе в системе электронного документооборота такое деление, как правило, остается.

В качестве примера  сделаем описание работы в системе  электронного документооборота с каким-нибудь типом документа, например - входящим.

Документ создается (чтобы документ стал входящим, он конечно  должен быть создан, но происходит это  где-то там, в другой организации), рецензируется, утверждается и распространяется (на этом этапе документ попадает в организацию).

На этапе  создания (в данном случае получения  документа системой электронного документооборота из внешних систем) требуется выполнение наиболее трудоемкой части работы по занесению информации о документе  в систему электронного документооборота.

Работа эта  состоит из двух частей:

1) ввод реквизитов  документа;

2) ввод образа  документа.

Ввод реквизитов документа похож на процесс составления  регистрационно-контрольной карточки документа. Эту операцию выполняют, как правило, все системы электронного документооборота, но не все могут хранить электронный образ документа.

Далее документу  присваивается регистрационный  номер. На документ накладывается резолюция, назначаются ответственные за его  исполнение, прописывается срок исполнения. Выполняет выдачу резолюции автор резолюции. Но бывают ситуации, когда он не может (или не хочет) это делать. Тогда на плечи секретаря ложится работа по занесению в систему резолюции, выполненной автором в традиционном - «бумажном» - формате. Следующим этапом обработки документа является создание отчета о его исполнении (отметки об исполнении). Гораздо удобнее, если можно сделать не просто пометку «выполнено такого-то числа», а иметь возможность оставить комментарий, сохранить файл, который будет являться подтверждением, что документ действительно исполнен.

Данная операция может быть разбита на две части:

• отчет самого исполнителя;

• отметка руководителя о том, что результат его устраивает.

Кто конкретно  внесет информацию об этих операциях  в систему? Все зависит от того, как организована работа. Варианты могут быть самыми разными: это может быть и исполнитель, и автор резолюции, данные функции также могут быть делегированы делопроизводителю. При изучении системы электронного документооборота на эти операции следует обратить особое внимание. Лучше, когда сами исполнители вносят информацию об исполнении - это разгружает службу делопроизводства.

Кроме того, дополнительные возможности систем электронного документооборота (сортировка документов на выполненные  и невыполненные, автоматическая рассылка системой уведомлений о приближении срока выполнения документа) позволяют поднять исполнительскую дисциплину среди сотрудников.

Наступление этапа  «передача в архив» совсем не обозначает, что документ стал ненужным. Необходимо организовать хранение так, чтобы документ можно было легко найти и получить нужную информацию. Как правило, для этого используют номенклатуру дел.

 

3. ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

 

Офисная система - это программная среда, ориентированная  на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Круг задач  электронной офисной системы:

1) автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;

2) организация одновременного доступа к документам различных пользователей;

3) осуществление эффективного поиска информации;

4) обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы  должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций:

  - ввод, подготовка и редактирование документов;

- регистрация  документов;

- совместная  работа над документами;

- контроль исполнения  документов;

- создание баз  данных (хранение документов);

- прием и  пересылка документов;

- систематизация  документов, формирование дел;

- подготовка  к хранению и архивное хранение  дел.

Рассмотрим  несколько характерных офисных  систем.

Система автоматизации  делопроизводства и документооборота «Дело». Поддерживает полный жизненный  цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Система включает в себя 2 продукта:

ü «ДЕЛО-Предприятие» - многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).

ü «ДЕЛО-Секретарь» - полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающий обмен по электронной почте на уровне «исходящих-входящих документов».

Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел  и схему доступа к различным документам).

Система электронного документооборота и автоматизации  делопроизводства компании «Интертраст» включает в себя 3 продукта:

ü «Делопроизводство» - комплект баз данных для автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает регистрацию всех документов предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива документов.

ü «Малый офис» - комплект баз данных для автоматизации офисной деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг, Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени, Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов, Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты.

ü «Канцелярия» - система автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает подготовку и хранение исходящей корреспонденции; подготовку распорядительной документации; регистрацию входящей и исходящей корреспонденции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль переадресации документов по подразделениям; сортировка и поиск документов; формирование сводок и отчетов.

Система автоматизации  делопроизводства, документооборота и  управления деловыми процессами крупных  организаций на базе DOCS Open и Work Route.

Применяется для  комплексной автоматизации делопроизводства документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций.

Используется  поэтапное внедрение автоматизированной системы:

- автоматизация  централизованной службы ДОУ;

- автоматизация  служб ДОУ структурных подразделений;

- автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях;

- автоматизация централизованного архива.

Система автоматизации  конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow».

Система «Optima-Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального документооборота.

Система отслеживает  и фиксирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства.

Система управления неструктурированной информацией предприятия на базе платформы Documentum.

Предназначена для работы с любыми типами файлов: текстовыми документами, изображениями, чертежами, веб-страницами, аудио- и  видеофайлами, отсканированными изображениями  и др. Отдельные программы платформы можно применять совместно при любых комбинациях для решения разнообразных задач управления.

Система ЕМС (Enterprise Content Management) управление корпоративным  содержанием) упорядочивает неструктурированную  информацию, а именно:

- обеспечивает создание, управление, обработку, распространение и архивирование информации любого содержания по определенным пользователем бизнес-правилам;

- устанавливает связи между частями содержания, позволяя использовать одну и ту же информацию в различном контексте, версиях и форматах;

- предоставляет возможность интеллектуального анализа содержания информации, упрощает ее публикацию и распространение.

Делопроизводство  в аппарате управления общества осуществляют с использованием автоматизированной системы «Документооборот», предназначенной для автоматизированного учета, обработки, сопровождения и контроля исполнения документов. Эффективность информационно-поисковой системы достигается за счет разработки и применения классификационных справочников: виды документов, корреспонденты, исполнители, номенклатура дел. В корпоративной автоматизированной системе, в ее поисковых массивах поиск конкретного документа осуществляют по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру, или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в заголовке к тексту документа или в аннотации). При этом поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов текста.

Контрольная база данных программного комплекса систематизируется  по срокам исполнения документов, исполнителям, по группам документов, в частности, акты и поручения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, решения совета директоров и правления, приказы, распоряжения, протоколы совещаний.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Учитывая вышеизложенное, можно сделать вывод, что организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности, которая достигается путем внедрения современных технологий.

За время  своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы.

Сейчас уже  очень трудно представить современный  офис не только без компьютера, но и  без специальных программ, позволяющих  автоматизировать всю работу с документацией.

 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.-2-е

изд., перераб. и  доп.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и  », 2006 - 520 с.

2. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2008 - 232 с.

3. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство 2005. №1. С. 41-46.

4. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2005. №4. С. 23-28.

5. Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2005. №2. С. 27-32.

6.   Интернет-ресурсы.