Совершенствование системы документооборота в коммерческой организации

«Совершенствование системы  документооборота в коммерческой организации».

Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Следовательно, документированная информация составляет основу управления и выполняет важнейшую  роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.

В связи  с усложнением структуры и  содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость  упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций  управления.

Современное развитие общественного производства выдвигает новые, более высокие  требования к организации управленческой деятельности. Особое место в этом процессе отводится той роли, которую  играют документы в деятельности учреждений, предприятий и организаций.

Организация документооборота - это правила, в  соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает  рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так  и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию  исполнения, удостоверения, оформления и отправки.Документооборот является важным звеном делопроизводства, т.к. определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

В делопроизводстве документооборот рассматривается  как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечением деятельности аппарата управления, его документирование, хранение и использование ранее созданной информации.

С нечеткой организацией движения документов и  в настоящее время связывают  многие недостатки в организации  документационного обеспечения  деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения  принимаемого управленческого решения  включает три составляющие:

• информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией);
• документирование решения (создание распорядительного документа);
• контроль за его исполнением (организация работы, выполнение задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.).

Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, затем - к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом.

Анализ  документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны  управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных  инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.

Цель  анализа документооборота состоит  в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного  задания.

Совершенствование документооборота предприятия предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путем использования  унифицированных форм и унифицированных  языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и  оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого  решения, что в совокупности обуславливает  экономию временных, трудовых и материальных ресурсов. Одна из ее важных задач совершенствования  информационной деятельности предприятия - повышение общего уровня информационного  обеспечения систем социально-экономического управления.

Наиболее  оптимальным в аспекте совершенствования  документационного обеспечения  представляется переход к принципиально  новым информационным технологиям, основанных на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс – автоматизированной системе документационного обеспечения управления.

Выбор автоматизированной информационной системы документационного  обеспечения управления (АИС ДОУ) является в настоящее время весьма актуальной задачей для многих отечественных  организаций и предприятий. Большинство  публикаций на данную тему посвящено  в основном отдельным функциональным достоинствам и недостаткам различных  систем электронного документооборота. В них, как правило, не рассматриваются  и не учитываются в полной мере требования самого объекта автоматизации - управленческой деятельности

Система автоматизации документационного  обеспечения управления должна функционировать  в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные  на рабочих местах работников структурных  подразделений, участвующих в технологических  процессах делопроизводственной деятельности.

В число  основных автоматизируемых функций, которые  должна обеспечивать система входят следующие: регистрация всей поступающей  корреспонденции, включая письма, с  последующим направлением корреспонденции  на рассмотрение руководству организации  или в ее структурные подразделения; регистрация всей исходящей корреспонденции, и ее внутренних документов; списание документов в дело; осуществление  контроля за исполнением поручений; поиск документов.