Совершенствование документооборота

= 100000+155000+17000/500*150=81600                   (6)

Следовательно Э= 1620000 +81600= 1701600

Таким образом, период окупаемости  будет равен 

                                                                                                           (7)

Т=3280000 /1701600= 1,9  г

    Таким образом  можно сделать вывод о том  что система не только качественна  и удобна, она так же сооответствует  стоимостным характеристикам и  быстро окупаема (в течение 2 лет).

    При этом необходимо  учесть то, что внедрение новых  технологий в управление повышает  уровень ДОУ, повышается качество  исполнения бизнес-процессов в  организации, усиливается контроль  за исполнением поручений и  т.д.

 

 

3.4.Схема движения  документов в СЭД «Дело-Предприятие»

     Для начала  создадим схему движения документов  существующей системы делопроизводства на основе приказа (Приложение 2). По созданной схеме можно определить, что в целом жизненный цикл документа включает в себя следующие этапы [19]:

1. Подготовка исполнителем проекта документа.
2. Согласование (визирование) проекта документа.
3. Доработка проекта документа по замечаниям.
4. Повторное визирование документа.
5. Подписание документа руководителем.
6. Регистрация документа (канцелярия)
7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).
8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

    Документы, переданные  на отправку, должны быть отправлены  в тот же день или, в крайнем  случае, – на следующий день.

    Движение внутренних  документов организации на стадии  подготовки и оформления должно  быть организовано аналогично  движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или  использования – аналогично движению  поступающих документов.

    Весь процесс  движения документов весьма трудоемок  и требует больших временных  и материальных затрат. Это еще  и при огромном количестве  поступающей и обрабатываемой  документации не хватает штатных  единиц чтобы вовремя успевать  делать всю работу.

Затем  построим схемы движения документов (на уровне декомпозиции) в СЭД  «Дело». Готовим проект документа (определяем его шаблон, создаем план, наполняем пункты документа информацией, проверяем подготовленный документ). Далее необходимо обработать документ а именно: (согласовать, утвердить). После чего согласовываем и подписываем документ, регистрируем (определяем название и текст документа, определяем дату, номер, журнал, определяем исполнителей, составляем аннотацию к документу), и отправляем документ на исполнение (определяем последовательность работы исполнителей над документами, выполняем задание документа). Далее выполняем контроль за исполнением документа (контролируем маршрут документа, контролируем исполнение задания документа, контролируем сроки исполнения документов). Отправка документа на хранение включает в себя (проведение экспертизы ценности документа, определение сроков его хранения, направление документов в архивное хранилище, утилизирование документа по истечению срока хранения).

3.5. Разработка табеля  и альбома форм документов  для отдела делопроизводства  Администрации МО Эхирит-Булагатского района.

Разработка табеля форм документов

В целях оптимизации состава  применяемых в организации форм документов разрабатывается Табель форм документов [12].

Табель - это перечень разрешенных  к применению форм документов, необходимых  и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой  их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

    В текущей деятельности  организации Табель выполняет  функцию справочника, содержащего  в упорядоченном виде наименования  форм документов, используемых в  организации, и позволяющего осуществлять  оперативный поиск необходимых  форм документов. Кроме того, поскольку  в Табеле указаны все или  основные этапы подготовки документов, он является одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

    Актуальность  и неизбежность разработки Табеля  становятся очевидны, когда организация  осуществляет автоматизацию управленческой  деятельности.

    Разработка Табеля  состоит из следующих этапов:

1. Предпроектное обследование.

2. Выбор формы Табеля (сбор  и анализ материала).

3. Формирование структуры  Табеля.

4. Отбор форм документов  для включения в Табель.

5. Составление Табеля.

6. Согласование Табеля.

7. Утверждение Табеля.

    Форма Табеля  зависит от задач, которые решаются  при его разработке. К ним относятся:

- оптимизация состава  применяемых в организации форм  документов и их закрепление  в едином нормативном документе;

- классификация применяемых  в деятельности организации форм  документов по функциям и задачам  управленческой деятельности (или  по структурным подразделениям);

- унификация и нормативное  закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее  важных этапов) управленческих документов  в организации;

- упорядочение в целом  документационного обеспечения  организации в целях повышения  эффективности использования компьютерных  информационных технологий и  оптимизация документооборота организации.

Табель составляется в табличной форме (Приложение 3).

    Подготовленный  проект Табеля согласовывается  со всеми подразделениями организации,  после чего утверждается руководителем  организации и вводится в действие.

    Для установления  последовательности расположения  форм документов в Табеле необходимо  определить его внутреннюю структуру.  Структура табеля - это своего  рода классификационная схема  управленческих функций и задач,  решаемых организацией.

    Табель является  превосходным инструментом оптимизации  и «инвентаризации» форм документов  организации именно в условиях  автоматизированной подготовки  и обработки документов.

    Результаты унификации  состава документов получают  закрепление в Табеле форм  документов, применяемых в деятельности  организации, а результаты унификации  форм - в альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

Разработка альбома форм документов

Альбом форм документов организации  разрабатывается параллельно с  Табелем [10].

Альбом форм документов организации - это сборник эталонных унифицированных  форм документов, применяемых для  документирования деятельности организации.

    Унифицированная  форма документа - это бланк  с реквизитами, обязательными  для разновидности документа,  и унифицированным текстом.

Цель разработки альбома  форм документов - регламентация формы  и содержания документов, используемых в деятельности организации.

    Разработка альбома  форм документов предполагает  унификацию документов организации.  Унификация форм документов подразумевает:

- определение информации, необходимой и достаточной для  решения конкретных задач управления;

- установление оптимального  набора реквизитов и показателей  для каждой формы документа,  исключение дублирующих и неиспользуемых  показателей;

- унификацию текста документа.

    Альбом форм  документов содержит формы документов, включенные в табель, и закрепляет  результаты проведенной унификации  состава и форм документов  организации по функциям управления. Унифицированные формы документов  группируются в альбом форм, порядок  их расположения должен соответствовать  табелю форм документов (Приложение 9).

   Формы документов, включенные в альбом, проходят  экспертизу в структурных подразделениях  организации. После экспертизы  и согласования всех замечаний  и предложений альбом форм, как  и табель форм документов, утверждается  руководителем организации.

    Альбом форм  документов, применяемых в организации,  должен быть представлен в  двух вариантах: бумажном и  электронном. 

   Применение табеля  и альбома форм документов  обеспечивает:

- соответствие используемых  форм документов решаемым задачам;

- юридическую силу документов, подготавливаемым в организации;

- оперативность реализации  управленческих функций организации;

- сокращение затрат рабочего  времени на составление, оформление  и обработку документов.

    В процессе  ведения табеля и альбома в  них включаются вновь утвержденные  и введенные в действие формы  документов. Структурные подразделения,  предлагающие формы документов, включение которых основывается  на практической целесообразности, должны представить соответствующее  обоснование. Сведения о формах  документов включаются в табель  и альбом только с разрешения  руководителя организации.

 

 

 

Заключение

 

Целью исследования является разработка рациональных предложений по совершенствованию  системы ДОУ  на основе анализа  работы канцелярии Администрации муниципального образованияЭхирит-Булагатского района.

Для реализации вышеуказанной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические основы  построения системы ДОУ в администрации  муниципального образования;

- охарактеризовать объект исследования, привести организационную структуру;

- провести анализ системы документооборота, выявить основные проблемы документооборота, проанализировать направления совершенствования  существующей системы документооборота;

- разработать на основе анализа  существующей системы ДОУ конкретные  мероприятия по ее совершенствованию;

- провести расчет экономической  эффективности от внедрения проекта  СЭД

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1.ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998 – 62 с.

2.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела, 1991 – 124 с.

3.ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003 – 69 с.

4.Андреева, В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.

5.Банк, В.Р., Зверев, В.С. Информационные системы в экономике: Учебник. - Астрахань, 2003 – 567 с.

6.Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова, Т.В., Санкина, Л.В., Быкова, Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М., ЮНИТИ-ДАНА, 2001 – 359 с.

7.Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Кузнецова, Т.В., Лихачев,М.Т. , Райхцаум, А.Л., Соколов, А.В.: Сост. М.Т. Лихачев. — М., Экономика, 2001 - 271 с.

8.Еремченко, В.А. Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления. / Делопроизводитель – 2001 - №1 – с.15-18.

9.Илюшенко, М.П. Организация документооборота. / Делопроизводство - 1998 - №1 - с. 51-57.

10.Козлов, М.С. Совершенствуем делопроизводство. / Автоматизация документооборота – 2002 - №2 – с.24-26.

11.Кузнецов, С.Л. Делопроизводство на компьютере. Компьютерные технологии в производстве. – 3-е изд., доп. - М., ЗАО «Бизнес-школа», 2003 – 625 с.

12.Кузнецов, С.Л. Программы автоматизации. Общий обзор. / Делопроизводство – 2001 - № 1 – С. 73-77.

13.Кузнецов, С.Л. Применение современных технологий в работе с документами. / Секретарское дело. - 2002 - № 3 - с.48.