Система распорядительной документации

 В качестве адресата могут  быть организации, их структурные  подразделения, должностные или  физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Требования к бланкам документов

 Документы изготавливают на  бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 ? 297 мм) и А5 (148 ? 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

 Бланки документов следует  изготавливать на белой бумаге  или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

 В зависимости от расположения  реквизитов устанавливают два  варианта бланков - угловой (рисунок  АЛ) и продольный (рисунок А.2).

 Реквизит 01 (02 или 03) располагают  над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на  уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

 Для организации, ее структурного  подразделения, должностного лица  устанавливают следующие виды  бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

 Общий бланк используют для  изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в  зависимости от учредительных  документов организации включает  в себя

реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

 Для организаций субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду  с государственным языком Российской  Федерации государственный язык  субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного  бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на  одном уровне.

 При изготовлении документов  на двух и более страницах  вторую и последующие страницы  нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания. В ряде случаев срок вступления в силу указываются в самом документе.

Управление организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.  
В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.  
Правила оформления документов закреплены в правовых и нормативных актах, которые издают федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, органы управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений.  
Требования к оформлению документов также закреплены в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.  
Применение стандартов на практике способствует улучшению качества документов, и как следствие более эффективной деятельности организации.