Система контроля в организации и оценка ее эффективности

      Контроль, выполняя важную социальную роль в  общественном производстве материальных и духовных благ, служит средством получения информации о происходящих в обществе и его отдельных образованиях процессах, соответствии общественной деятельности, намеченным целям. Контроль, как функция управления, представляет собой наблюдение и проверку соответствия процесса функционирования объекта принятым управленческим решениям - законам, планам, нормам, стандартам, правилам, приказам и т.д.;

      Выявление результатов воздействия на объект, допущенных отклонений от требований управленческих решений, от принятых принципов организации и регулирования - Это определение не является единственным. Так, В.С. Основин считает, что данное решение-определение не содержит указания на цель, предотвращение и устранение недостатков, вскрытых в выполнении управленческого решения.

      Г.А. Туманов считает, что контроль не может заключаться только в наблюдении с целью фиксации результатов, в той или иной мере он всегда пополняется управляющими воздействиями со стороны субъекта, осуществляющего контроль. На основании этого он делает вывод, что контроль является одной из форм "целенаправленного, целеустремленного воздействия на управляемые объекты", "общей функцией всякого процесса управления".

      Другие  авторы дают сходные определения  контроля, обращая внимание на его организационную сторону, значение в деле укрепления дисциплины и законности.

      Наиболее  полным представляется определение  контроля, как социальной функции, как составной части организующей деятельности, назначением которой является изучение фактического положения дел в различных областях общественной и государственной жизни. С тем, чтобы объективно отображать действительность, проверять исполнение принимаемых решений, выявлять соответствие деятельности государственных и общественных организаций, их должностных лиц, а в определенных пределах и деятельности отдельных граждан, интересам государства, народа.

      При этом четко отражаются цели контроля - информационное отображение действительности во всей ее сложности, во всех аспектах и все его многообразное значение. Исходя из рассмотренных определений контроля, можно прийти к выводу, что контроль есть деятельность (функция), осуществляемая руководителями в соответствии с задачами управления в отношении административно-подчиненных служб и подразделений, с целью повышения качества и эффективности их функционирования на основе выявления положительного опыта, недостатков и их причин. Следовательно, контроль в аппаратах управления служит двум основным целям; во-первых, направлять деятельность на выполнение предварительно установленных заданий посредством проверки фактического состояния дел, степени реальности выполнения принятых решений и заданий; во-вторых, управлять процессом непрерывного совершенствования деятельности аппаратов путем своевременного обнаружения и устранения возникших отклонений и их причин.

      Для осуществления этих целей руководитель любого аппарата должен четко предоставлять  в каждый момент, как идет работа, каковы её результаты в подчиненных службах и подразделениях, где и по каким причинам произошли отклонения от намеченных планов, что необходимо сделать для устранения обнаруженных недостатков. Контроль должен пронизывать деятельность аппаратов по всем направлениям, обеспечивать организационное единство действий различных служб и подразделений, способствовать совершенствованию форм и методов работы.

      Являясь объективно необходимым результатом  общественного труда, в том числе деятельности по управлению, контроль выделялся в самостоятельную функцию управления, важный элемент организаторской работы. Он выступает как одно из важных средств сужения сферы стихийности в механизме управления, проведения в жизнь экономической и социальной политики государства, повышения уровня всей организаторской работы, воспитания кадров.

      Контроль  обладает всеми признаками функции  управления. Он представляет собой объективно необходимую для эффективности функционирования систем деятельность, имеет особую направленность; отличается в определенной мере, самостоятельным характером и однородностью содержания (Бойделл , 2007).

      Специфическая целенаправленность контроля, как функции  управления, выражается в следующем:

      во-первых, в установлении и констатации  фактического состояния подконтрольных органов;

      во-вторых, в сравнительном анализе фактического положения дел с заданным режимом и оценкой характера допущенных отклонений;

      в-третьих, в разработке мероприятий по улучшению  и корректировке процесса управления, принятии мер и их реализации.

      Специфика контроля в системе управления состоит  в следующем:

      а) контроль не является первичной деятельностью, он носит производный, вторичный характер;

      б) содержание контроля включает сбор и  обработку информации о функционировании проверяемой системы, а также непосредственное управляющее воздействие для устранения выявленных недостатков;

      в) объем, формы, методы контроля зависят  от уровня органа управления и специфики его функций;

      г) функция контроля находит внешнее  проявление в виде самостоятельной стадии процесса управления, следующий за принятием управленческого решения и организацией его исполнения;

     д) контроль неразрывно связан с учетом результатов работы,    который    обеспечивает    его    информацией (количественными показателями).

      В целом же контроль помогает руководителю обеспечить такое поведение подчиненных, которое соответствовало бы требованиям законов, нормативных актов и других управленческих решений. Именно поэтому контроль над деятельностью подчиненных является прерогативой руководителя любого управленческого звена. Руководитель осуществляет его либо сам, либо через таковых только до тех пор, пока он сохраняет за собой контроль над деятельностью, возглавляемой им организации.

      Контроль  всегда обуславливается какой-то уже  совершенной работой и поэтому носит производный, вторичный характер. Контролировать и учитывать можно лишь то, что уже делается, имеется. Имея вторичный, производный характер контроль является, образно говоря, своего рода связующим звеном в цепи других функций управления. Он связан с проверкой исполнения управленческих решений и получением необходимой информации для анализа и планирования последующей деятельности. Поэтому, когда контроль рассматривают применительно к каждому конкретно принятому управленческому решению, его обычно называют стадией управленческого цикла.

      Однако  производственный характер контроля не означает, что он не является самостоятельным видом работы. По своему содержанию он представляет собой сбор и анализ информации о функционировании системы или отдельных исполнителей. На этой основе определяются пути более эффективного решения ими своих задач. Поэтому контроль не ограничивается только наблюдением с целью фиксации результатов деятельности, он непременно дополняется управляющими воздействиями, направленными на устранение выявленных недостатков в работе подразделений и должностных лиц, на совершенствование их деятельности.

      Контроль  деятельности любого аппарата является неотъемлемой составной частью процесса управления, самостоятельным элементом управленческого цикла, следующим за принятием управленческого решения и организацией его исполнения. Мало определить четкие цели и задачи системы, выработать обоснованное управленческое решение, подобрать и расставить кадры для его исполнения, организовать взаимодействие и обеспечить деятельность исполнителей. Руководителю необходимо установить систематический контроль над деятельностью всех исполнителей, за исполнением решения в целом, независимо от степени совершенствования реализации остальных элементов организаторской работы.

      В то же время, учитывая, что все функции  процесса управления неразрывно связаны, переплетены, контроль, как специфическая  форма получения руководителем  информации о функционировании аппарата управления не только может, но и должен осуществляться для принятия управленческих решений, для организации их исполнения, для регулирования системы.

      Контроль  носит постоянный характер, он пронизывает  всю деятельность субъектов управления и составляет важный элемент их организаторской  работы. Поэтому функция контроля имеет тесную связь с функциями общеорганизационного характера: прогнозированием, планированием, регулированием, координацией, учетом и т.п.

      Следует особо отметить, что учет лежит  в основе всякого контроля, осуществляется в процессе контроля и завершает функцию контроля в управленческом цикле. Учет заключается в получении, обработке, анализе и систематизации сведений, выраженных, как правило, в количественной форме, в количественных показателях о результатах функционирования системы и выполнения исполнителями полученных ими задач.

      Следовательно, учет дает контролирующему субъекту только количественные показатели деятельности системы. И хотя эти показатели связаны  с качественной стороной функционирования контролируемой системы, сам по себе учет не решает проблему качественного контроля. Контроль же полагает получение не только количественной, но и качественной информации.

      Учет  лежит в основе контроля, так как, изучая информацию, обработанную и систематизированную в процессе учета, субъект контроля (управления) делает вывод о наличии в объекте контроля тех или иных недостатков, неблагоприятных тенденций, принимает меры к организации выполнения задач, стоящих перед объектом. Информация, полученная в процессе учета, является и побудительным мотивом для проведения более глубокого, комплексного контроля.

      Одновременно  учет является завершающей стадией  процесса контроля, поскольку с его  помощью производится сравнение  результатов фактического состояния  работы с намеченными целями. Наиболее же существенным значением контроля является получение данных о причинах отклонения процесса работ от заданных параметров, разработка и принятие мер к их устранению. Это свидетельствует о том, что в процессе контроля добывается наиболее объективная количественная и качественная информация, а также о том, что он является специфической формой получения информации, звеном механизма обратной связи, через который эта информация идет снизу вверх.

      Такая информация используется всеми звеньями аппарата управления и управляемого объекта в целях совершенствования их деятельности. В этом проявляется специфическое свойство информации, полученной в процессе контроля - ее универсальность. Исходя из целевого назначения контроля, можно сформулировать его основные задачи.

      Задачами  контроля являются:

     1. Обеспечение неуклонного соблюдения дисциплины в деятельности личного состава контролируемых органов путем проверки фактической реализации требований текущего законодательства и ведомственных нормативных актов;

     2. Строгое соблюдение законности в деятельности организации, пресечение нарушений дисциплины, проявлений бюрократизма и волокиты обеспечивается как самим фактом существования контроля оказывающим воздействие на поведение сотрудников, побуждая их придерживаться установленных правил, так и возможность применения к ним по результатам контроля соответствующих санкций. Через проверку обеспечения законности отражаются не только результатов деятельности организации, но и все остальные задачи контрольной деятельности;

     3. Обеспечение своевременности и качества выполнения управленческих решений, повышение исполнительской дисциплины, ответственности за порученное дело путем выявления соответствия содержания, форм, методов, результатов деятельности проверяемых подразделений, заданных режимов работы;

     4. Повышение общего уровня организаторской и служебной деятельности аппаратов управления, совершенствование стиля и методов руководства подчиненными, форм, методов работы руководителей проверяемых органов, внедрение научной организации труда, новейших достижений науки и техники, выявление передового опыта и внедрение его в практику работы;

     5. Содействие правильному подбору, расстановке, воспитанию и обучению кадров;

     6. Оказание практической помощи подчиненным аппарата и отдельным работникам в устранении вскрытых в их деятельности недостатков;

     7. Повышение конечных результатов работы контролируемой организации, как общий результат работы по контролю. Организации, при проведении инспектирования, контрольных или целевых проверок, обязаны устранять, по возможности на месте, вскрытые недостатки и упущения в организаторской деятельности. Разрабатывать совместно с руководством проверяемой организации план мероприятий на более длительную перспективу по устранению выявленных недостатков, в необходимых случаях - ставить вопросы об оказании более действенной помощи силами других органов или вышестоящей инстанции.