Роль секретаря в структуре документационного обеспечения управления. Категории секретарей

В действительности квалификационные и иные требования, предъявляемые к современным секретарям, гораздо обширней. К сожалению, при приеме на работу секретаря руководитель не всегда в состоянии четко эти требования сформулировать. И должностная инструкция, там, где она имеется, не дает полного представления об обязанностях секретаря-референта.

Профессиональный секретарь-референт должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными деловыми и личными качествами.

Профессиональные знания и навыки, необходимые современному секретарю-референту, можно условно разделить на три группы:

 

1. Знания, необходимые для документационного  и информационного обеспечения  руководства и фирмы в целом.

Секретарь-референт должен знать:

- нормативно-методические  документы по документационному  обеспечению управления,

- основные  принципы организации документооборота,

- основы  архивного дела,

- основные  прикладные программы,

- русский  язык,

- один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы).

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

- составлять  и оформлять основные виды  и разновидности управленческих  документов;

- рационально  организовать работу с управленческими документами, вести архив;

- находить, систематизировать и хранить  информацию;

- пользоваться  пишущей машинкой, персональным  компьютером, принтером, другими средствами  составления, изготовления, копирования  документов.

 

2. Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации:

- правила  ведения деловой беседы;

- принципы  организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок;

- современные  средства связи;

- основы  профессиональной этики.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

- вести  деловые беседы и телефонные  переговоры;

- организовать  совещания, презентации, служебные  поездки;

- пользоваться  современными средствами связи;

- организовать  прием посетителей;

- планировать  свою работу, планировать и беречь время руководителя.

 

3. Знания, связанные с основными направлениями  деятельности фирмы, ее внутренней  структурой и внешними связями:

- принципы  организации управленческого труда, правовые основы управления;

- основы  административного, трудового и  хозяйственного права;

- правовые  акты и положения, регламентирующие  деятельность фирмы и ее сотрудников.

На основе этих знаний секретарь должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя.

Дополнительно можно сказать о тех специальных познаниях, которыми должен обладать ученый секретарь, имеющий обычно не только высшее образование, но и ученую степень.

Ученому секретарю необходимо знать:

- научные  проблемы соответствующей области  знаний, науки и техники;

- направления  развития экономики в конкретной  сфере деятельности учреждения;

- отечественные  и зарубежные достижения в  аналогичной области знаний;

- установленный  порядок организации, планирования, финансирования, проведения и внедрения  в жизнь научных исследований  и разработок, а также их патентование;

- действующее законодательство, регулирующее защиту авторских прав и патентов;

- методы  организации труда научных работников  и управления научными исследованиями  и разработками и др.

Таким образом, секретарь-референт должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Но его работа отличается от работы других секретарей прежде всего высочайшим профессионализмом, наличием референтских видов работ, связанных со сбором, анализом, представлением материалов и составлением документов, свободным знанием иностранных языков и безупречным знанием компьютерных технологий. Секретарь-референт - это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности.