ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
«БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
НАЦИОНАЛЬНЫЙ
ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ
УНИВЕРСИТЕТ»
ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
ИСТОРИКО-ФИЛОЛОГИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ
КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
РОЛЬ
И МЕСТО СЕКРЕТАРЯ В
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ
СТРУКТУРЕ
ОРГАНИЗАЦИИ
Курсовая работа
студентки заочной формы обучения
5 курса группы 02031053
Радченко Людмилы Алексеевны
Научный руководитель:
доцент
Шаповалова С. П.
Белгород 2013
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
IХарактеристика должности
секретаря
1.1 Категории секретарей в организациях
РФ
1.2 Требования к знаниям, умениям,
квалификации современного секретаря
1.3 Нормативная регламентация
деятельности секретаря
IIСекретарь в системе управления
организации
2.1 Виды и характеристика систем
управления организации
2.2 Характеристика деятельности
секретаря (документационное и бездокументное
обслуживание)
Заключение
Библиографический список
3
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность. Секретарь — это помощник и
правая рука руководителя. В то время как
руководитель занимается решением глобальных
производственных вопросов, секретарь
обеспечивает административную и управленческую
деятельность. Он занимается составлением
и оформлением документов, приказов, договоров
и других деловых бумаг, организационными
вопросами, обеспечивает рабочую обстановку
своему начальнику. Данная тема крайне
актуальна в наше время, так как практически
ни одна организация не обходится без
секретаря.
Степень изученности
проблемы. На тему роли секретаря в организации
написано немало работ. Ее раскрывали
такие авторы как: Овчинникова Т.И, которая
полагает, что секретарь – профессия творческая;
Байкова И. Ю. Настольная книга секретаря
– референта,данная книга является хорошим
помощником в работе; у Поспеловой Е.Н.
развернутая должностная инструкция,
в которой прописано, что должен уметь
секретарь, обязанности и права; Кузнецова
Т. В., Стенюков М.В. в своих работах по секретарскому
делу повествуют очень много важного для
данной профессии; у Замедлиной Е.А. об
этике и психологии делового общения,
что тоже очень важно для секретарей; а
также Анохина, Оскерко, Галахов и многие
другие авторы изучали данный вопрос.
Объект. Объектом исследования является
секретарское дело.
Предмет. Роль и место секретаря в управленческой
структуре организации. Насколько важна
данная профессия обществу.
4
Цель исследования. Целью курсовой работы является
исследование требований, предъявляемых
секретарю, задач, навыков и умений, полномочий.
Задачи.Выяснить какое место отводится
секретарю в организации, как и на чем
строится его работа.
Методы.Методами изучения данной
темы является теоретическое исследование
и анализ научной и специальной литературы.
Структура.Курсовая работа состоит из
введения, двух разделов, семи пунктов,
заключения и библиографического списка.
5
I. Статус секретаря,
требования, предъявляемые к секретарю
1.1 Основные знания и умения,
необходимые секретарю
Секретарь – первый, с кем встречается
посетитель, приходя в фирму, учреждение,
организацию, предприятие. Он как бы представляет
фирму. Через него идет прием посетителей
и ведутся телефонные переговоры. Именно
поэтому секретарь должен очень хорошо
знать свою фирму, ее историю: когда она
создана, меняла ли название, чем она занимается,
изменялся ли ее профиль, какова ее структура
сегодня.1
Кроме истории, секретарь (секретарь-референт)
должен хорошо знать все направления деятельности
фирмы, какие виды работ она выполняет,
какие услуги предоставляет и соответственно
какие структурные подразделения (работники)
выполняют конкретные функции. Если секретарь
только поступил на работу, то он должен
посвятить именно этому вопросу первые
дни, так как секретарь – связующее звено
как между руководством и посетителями,
так и между работниками фирмы. Именно
секретарь должен направить посетителя
в соответствующий отдел, к работнику,
занимающемуся интересующими посетителя
вопросами. Он же соединяет позвонившего
по телефону с нужным ему работником. Наконец,
разбирая полученную корреспонденцию,
секретарь определяет пути ее дальнейшего
движения – кому ее надо передать. Следовательно,
определяя направления движения документов,
посетителей, телефонных звонков, секретарь
(секретарь-референт) должен безупречно
знать структуру фирмы.2
6
Секретарь (секретарь-референт)
особенно небольшой фирмы обязан знать
всех должностных лиц не только по фамилии,
но и по имени и отчеству. Основным организационно-правовым
документом секретаря (секретаря-референта)
является должностная инструкция, на которую
он опирается в своей работе. В инструкции
определены место секретаря в структуре
управления, его подчиненность, функции
и обязанности, права, ответственность.
Весь круг обязанностей, который записан
в должностной инструкции, секретарь обязан
выполнять полностью. Но очень часто должностных
инструкций в фирме еще нет. Тогда секретарь
сам разрабатывает этот документ, помня,
что именно на должностную инструкцию
он будет опираться в своих взаимоотношениях
с сотрудниками. Должностная инструкция
помогает секретарю оградить себя от выполнения
не свойственных ему функций. 3Условно работу любого секретаря
можно разделить на две части: работа с
документами (информационно-документационное
обслуживание); работа организационная
(в литературе обычно называемая бездокументным
обслуживанием). К этому виду деятельности
обычно относят организацию совещаний,
приема посетителей, телефонных переговоров,
командировок и т. д. 4
С первого дня секретарь должен
стремиться любую порученную работу выполнять
наилучшим образом. Для того чтобы знать,
как ее выполнить и какие требования к
ней предъявляются, секретарь обязаниметь
ГОСТы и нормативно-методические документы
по делопроизводству, разработанные Федеральной
архивной службой России. 5
7
Как видно из самого названия
ГОСТ, в нем определен весь порядок оформления
служебных документов и его требования,
секретарь не только сам должен строго
соблюдать, но и не допускать отправку
из фирмы документов, выполненных с нарушением
этого стандарта. Этот стандарт всегда
должен быть на виду.6
Секретарь упорядочивает весь
напряженный рабочий день руководителя,
корректирует планы, напоминает о важных
встречах, необходимых звонках, событиях,
составляет график посещений, мероприятий
и приема посетителей, защищает и охраняет
руководителя от нежелательных, назойливых,
отнимающих напрасно время посетителей,
которыми могут быть не только клиенты,
но и сотрудники фирмы. Очень важно самому
секретарю не стать таким занудливым и
надоедливым субъектом для своего шефа,
не раздражать его, не отвлекать по пустякам.
Поэтому психологическая совместимость
начальника и секретаря – один из самых
важных аспектов успешного сотрудничества. 7
8
1.2 Профессиональные и личностные
качества секретаря
Итак, какие же качества нужны
квалифицированному секретарю? Для квалифицированного
секретаря необходим минимальный набор
умений: знание иностранного языка, компьютера,
основ делопроизводства. Но все это необходимо
для того, чтобы получить место секретаря.
А что же нужно, чтобы удержаться на этом
месте и успешно продвигаться по службе?
Во-первых, работодатель будет учитывать
психологические особенности работника:
секретарь – это помощник руководителя,
лицо фирмы. Ведь первый сотрудник фирмы,
с которым имеет дело посетитель, – секретарь,
и от того, как секретарь встретит посетителя,
какое настроение ему создаст, зависит
впечатление и о фирме в целом, и о ее состоятельности. 8
В серьезной фирме работают
профессионалы, многие посетители дальше
приемной и не бывают – просто нет такой
необходимости, секретарь ответит на все
вопросы. Они уносят с собой то впечатление,
которое произвел сам секретарь. И существует
большая вероятность того, что эти посетители
своими впечатлениями поделятся с некоторым
количеством друзей, коллег и просто знакомых. 9
9
Еслисекретарь произвел плохое
впечатление на одного человека, то негативное
впечатление о фирме возникнет у нескольких
десятков человек. Поэтому помимо профессиональных
навыков, секретарь должен обладать следующими
качествами: быть приветливым, тактичным,
внимательным, терпеливым, уравновешенным
человеком, а также должен уметь находить
общий язык со всеми – на грубость не отвечать
грубостью или раздражением, лучше перевести
все в шутку. 10
Особенность работы секретаря
заключается в том, что ему приходится
не только работать с документами и техническими
средствами, но и осуществлять многочисленные
контакты с людьми: своим руководителем,
сотрудниками, посетителями, телефонными
абонентами. Секретарю приходится сталкиваться
с большим разнообразием решаемых задач,
необходимостью выполнять несколько дел
одновременно. Часто неполадки в работе
секретаря являются следствием его негативных
профессиональных и личных качеств. Профессиональные
и личные качества при выполнении той
или иной работы проявляются в тесном
взаимодействии и дополняют друг друга.
При оценке труда секретарей принято выделять
следующие деловые качества:
Профессионализм. Это качество
подразумевает владение комплексом профессиональных
знаний, умений и навыков, предусмотренных
квалификационной характеристикой: умение
печатать на пишущей машинке, работать
на компьютере, стенографировать, знать
основы работы с документами, правила
орфографии и пунктуации, работать со
справочной литературой.
Ответственность. Секретарь
должен быть готов принять на себя ответственность
по выполнению задач, поставленных руководителем,
10
особенно в пределах своей компетенции.
Это качество вырабатывается с опытом
работы. Руководитель должен быть уверен
в том, что секретарь может работать самостоятельно,
способен квалифицированно решать такие
вопросы, как оформление и составление
документов, расшифровка стенограмм и
диктограмм, организация приема посетителей,
оповещение участников совещаний т. п.
При решении таких вопросов, как подготовка
документов, в беседе с посетителями и
по телефону секретарь должен использовать
строго проверенную информацию. Недопустимо
разглашать информацию, имеющую закрытый
характер, а также информацию, которая
может нанести ущерб организации или отдельным
лицам. Необходимо правильно хранить документы,
не допуская свободного доступа к ним
других сотрудников.
Организованность. Умение организовать
свое рабочее место, рационально спланировать
работу, обеспечить безусловное выполнение
каждодневных задач.Недопустимы опоздания
секретаря как на работу, так и на деловые
встречи, совещания, заседания. Организованность
и пунктуальность должны проявляться
в своевременности и качестве подготовки
документов, представлении их руководителю.
Осведомленность. Секретарь
должен хорошо ориентироваться в вопросах
деятельности, по которым работают его
руководитель и предприятие (фирма) в целом;
быть в курсе событий, происходящих в учреждении
(подразделении). 11
11
Инициативность. Секретарь
должен проявлять самостоятельность и
инициативу в решении вопросов своей компетенции,
не дожидаясь указаний руководителя. Однако,
принимая то или иное решение, секретарь
должен быть уверен, что оно пойдет на
пользу делу, поддержит имидж организации.
Преданность профессии. Любовь
к избранной профессии, понимание ее важности,
стремление к постоянному совершенствованию
своего мастерства – необходимые условия
для того, чтобы стать не просто квалифицированным
исполнителем, а буквально первым помощником
руководителя организации.
Кроме всех перечисленных деловых
качеств, секретарю в себе также нужно
воспитывать целый ряд личных ниже перечисленных
качеств:
Трудолюбие. Приучать себя выполнять
нужную для дела работу своевременно,
качественно. Трудолюбие – необходимое
качество секретаря, как и любого другого
работника организации.
Добросовестность. Секретарь
должен обязательно, качественно и своевременно
выполнять работу, которую обещал выполнить,
отпечатать документ, выяснить какой-либо
вопрос, навести справку. Специфика труда
секретаря требует от него готовности
оказать помощь другим, особенно в сложных
и напряженных ситуациях.12
12
Нужно уметь быстро
переключаться с одного вида
работы на другой, правильно рассчитывать
время, в частности в период
больших нагрузок в дни приема
посетителей, подготовки совещаний
и т. п. У секретаря должна быть уверенность,
что он сделал все, от него зависящее.13
Аккуратность. Небрежность
в работе с документами, в одежде, в организации
рабочего места создает неблагоприятное
впечатление о секретаре, даже если он
и обладает необходимыми деловыми и личными
качествами. Следует помнить, что секретарь
– лицо организации, а «лицом» самого
секретаря являются качество выполняемой
им работы, культура рабочего места, внешний
вид.
Доброжелательность. В деловом
общении секретарь всегда должен быть
готов оказать максимальное содействие
сотрудникам, посетителям, пойти в случае
необходимости на некоторые личные неудобства
ради дела. Любой человек, обратившийся
к секретарю, должен быть уверен, что все
возможное будет сделано, а отрицательный
результат может быть вызван только объективными
причинами.
Активность, гибкость поведения.
Люди обладают разными темпераментами,
которые даны им от природы. То есть психологические
различия заложены уже на уровне физиологии.
Поэтому мы, помимо нашей воли, по-разному
ведем себя и реагируем на происходящее.
И изменить свой темперамент нам не под
силу. А профессия секретаря предъявляет
требования и к темпераменту.14
13
Идеальный секретарь должен
быть общительным, но не пустомелей и сплетником,
должен быть спокойным, но активным и работоспособным,
должен быть чутким и внимательным, но
не обидчивым и слезливым, должен быть
вежливым и доброжелательным и при этом
деловым и строгим. Такие противоположные
требования приводят к главному общему
заключению: секретарь, как и хороший руководитель,
должен быть разным в зависимости от обстоятельств
и людей. Его поведение должно быть не
раз и навсегда заученным и не жестким,
а гибким и творческим. Труднее всего быть
секретарем тем, кто не любит людей, предпочитает
одиночество и не может подчиняться. 15