Роль и значение информационно-справочных документов в управленческой деятельности

 

Телеграмма оформляется  в двух экземплярах. Первый экземпляр  подписывается и направляется на телеграф, второй подшивается к делу. Телеграмма, направляемая по нескольким адресам, подписывается в одном  экземпляре. На экземпляре, остающемся в организации, указываются все  адресаты (или к телеграмме прилагается  список адресатов). (Приложение 1)

Текст телеграммы должен быть кратким. В нем не излагаются цели, причины, задачи документа – но только просьбы, напоминания, извещения и  т.п. В тексте телеграммы можно не употреблять союзы, предлоги, местоимения, если при этом не искажается содержание. Не рекомендуется использовать в  телеграммах распространенные предложения. Если в тексте знаки препинания необходимы, они обозначаются сокращенно: «тчк» - точка, «зпт» - запятая, «квч» - кавычки, «двтч» - двоеточие, «скб» - скобки. Цифры в тексте телеграмм рекомендуется писать словами. Знак № обозначается сокращением НР или пишется словом. Такие знаки как «-», «+», «!», «?», «%» и т.п. также пишутся словами.⁴ Текст печатается без абзацев (только начало текста печатают с красной строки), слова в тексте не переносятся, исправления не допускаются.

Исходящий номер телеграммы печатают на отдельной строке под  текстом.

Число в начале текста телеграммы обозначает ссылку на индекс входящей корреспонденции.

Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии. Подпись заверяется печатью организации.

Если телеграмма составлена совместно с другой организацией, то обе подписи заверяются печатями организаций.

На последней строке документа  печатают дату телеграммы арабскими  цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Между цифрами  точки не ставятся.

Бланк телеграммы делится  на две части горизонтальной чертой. Над чертой (в оплачиваемой части) может быть указано:

• сокращенное наименование должности в реквизите «Подпись»;
• фамилии без инициалов.
• Под чертой (в неоплачиваемой части) указывают:
• полное наименование организации, отправляющей телеграмму;
• ее почтовый адрес;
• полное наименование должности лица, подписавшего документ;
• расшифровку его подписи. ⁵

Над горизонтальной чертой телеграмму печатают прописными буквами.

Под горизонтальной чертой телеграммы оформляют по обычным  правилам машинописного оформления документов: прописные и строчные буквы, знаки препинания, межстрочные  интервалы, полное наименование должности  лица, подписавшего телеграмму, личная подпись и ее расшифровка, дата подписания, печать организации.⁶

2.2. Оформление телефонограмм

 

Телефонограмма – это документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях и т.п.

Текст телефонограммы должен быть кратким (не более 50 слов), лаконичным, четким, без труднопроизносимых слов. В телефонограмме необходимо акцентировать  внимание на фактах, дате, времени, месте проведения мероприятия, на вопросах, подлежащих обсуждению и т.п.

Телефонограмма должна быть подписана руководителем организации или ответственным исполнителем.

При передаче телефонограмм  необходимо придерживаться следующих  правил:

• вначале указывать название своей фирмы и телефон, вид документа;
• после передачи текста записать должность, имя, отчество и фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи;
• при передаче текста указываются все знаки препинания.
• При приеме телефонограммы:
• необходимо записать название организации-автора телефонограммы и номер ее телефона, текст телефонограммы, должность, имя, отчество и фамилию лиц, подписавших и передавших телефонограмму, дату и время приема;
• во избежание неточностей и ошибок необходимо, чтобы принимающий повторил записанный текст телефонограммы передающему лицу. (Приложение 2).
• Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов. Поступившая телефонограмма регистрируется и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована. (Приложение 3)

2.3. Правила приема и передачи факсимильных сообщений

 

Факс - документ, полученный с помощью факсимильного аппарата (факса) по телефонным каналам связи. (Приложение 4).

Средства факсимильной связи  предназначены для оперативной  передачи и приема текстов документов; при этом информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не считается документом, имеющим юридическую силу. Факс является по сути копией переданного документа. По факсу могут быть переданы любые виды документов (контракты, прайс-листы, акты) и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии.

Документы передаются для  отправки за подписью руководителя подразделения. Документ регистрируется в журнале  с указанием порядкового номера факсограммы, даты передачи, краткого содержания, количества листов и фамилии  должностного лица, передавшего документ для отправки. После этого документ возвращается в подразделение с отметкой о дате передачи и подписью передавшего его лица. (Приложение 5)

Поступившие факсограммы  регистрируются в журнале и доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные - без промедления. Особым преимуществом факсимильной связи является возможность оперативной, адресной ("привязанной" конкретному телефонному номеру) и неискаженной (т.е. достоверной, поскольку полученное адресатом сообщение внешне практически идентично оригиналу, оставшемуся у отправителя) передачи, помимо текстовой, графической информации, в т. ч. фотоизображений, чертежей, рисунков и т.п. Не менее важно и то, что факсимильное сообщение в точности воспроизводит подпись отправителя (при условии, что она имеется на оригинале).

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В своей работе я рассмотрела роль, и значения информационно-справочных документов в управленческой деятельности; описала основные виды и способы передачи информационно-справочной документации и способы приема-передачи сообщений с использованием средств электросвязи.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Деятельность любого предприятия связана с получением, составлением, направлением документов. Именно поэтому результативность управленческой деятельности напрямую зависит от эффективного использования вопросов документирования и организации работы с документами.

Одним из видов информационно-справочной документации являются: телеграммы, телефонограммы и факсы. В настоящее время телеграмма потеряла свою актуальность ввиду появления множества более удобных альтернативных средств связи, но чтобы обеспечить срочное получение информации отправляют телеграммы. Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. Используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.)

В настоящее время всеобщей глобализации факсимильная и электронная  связь – самые популярные способы  обмена информацией. Особым преимуществом факсимильной связи является возможность оперативной, адресной и неискаженной передачи сообщений.

Знание и умелое использование  всех способов и средств информационно-справочной документации значительно облегчает усвоение передаваемой информации, ее понимание и способность ее целесообразно влиять на процесс выработки управленческих решений. 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
2. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2008 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобрена коллегией Госархива СССР 27.04.88 (приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33).
4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 08.11.2005 № 536 и зарегистрированная Минюстом Российской Федерации 27.01.2006 № 7418.
5. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. Учебно-практическое пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2008. – 256 с.
6. Березина Н.М. Современное делопроизводство. – 3-е изд. – СПб.: Питер, 2008. – 224 с.
7. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 3-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2009.
8. Документирование управленческой деятельности: Методические указания к практическим и самостоятельным занятиям/ Сост. О.И. Афонюшкина. – Белгород: Изд-во БГТУ им. В.Г. Шухова, 2009.
9. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – 2-е изд., испр. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. – 288 с.
10. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – 3-е изд., перераб. и доп. – СПб.: Питер, 2011. – 178 с.
11. Шишин И.О. Корпоративный документооборот. Учебное пособие. – СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2008. – 80 с.
12. Синякова М. Юридическая сила документов, передаваемых по факсу и электронной почте // Делопроизводсто и документооборот на предприятии. – 2009. - №11. – с. 40-48.

¹ Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. Учебно-практическое пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2008. – 256 с.

² Шишин И.О. Корпоративный документооборот. Учебное пособие. – СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2008. – 80 с.

³ Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 3-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2009.

⁴ Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – 3-е изд., перераб. и доп. – СПб.: Питер, 2011. – 178 с.

⁵ ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

⁶ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – 2-е изд., испр. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. – 288 с.

Тема: «Роль и значение информационно-справочных документов в управленческой деятельности» 

Группа СМ-31    Корсунская Мария    Выпуск 2013