Регистрация первичных документов. Систематизация принятых к учету документов

1. Регистрация первичных документов

1.1 Общие правила регистрации документов

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа – это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы:

• перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;
• перечень структурных подразделений с их условными обозначениями;
• номенклатура дел.

1.2 Индексация документов

Индексация документов в делопроизводстве – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Регистрационный индекс документа регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06–10/96 входящего документа включает:

• 06 – индекс структурного подразделения;
• 10 – номер соответствующего дела по номенклатуре;
• 96 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

Исключением являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других документов), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые  присваиваются самостоятельно в  пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб  граждан могут быть дополнены 
первой буквой фамилии автора документа. На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию (учреждение). Место проставления штампа определено Примерной инструкцией.

1.3 Формы регистрации документов и порядок их заполнения

В практической деятельности в зависимости  от объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы  регистрации документов: журналы  и карточки. Возможна и третья форма  регистрации: с использованием персонального  компьютера – автоматизированная электронная (Рисунок 1).

журналов

Рисунок 1.1. Организация контроля исполнения

 

В небольших организациях (учреждениях) применяют разные журналы для  регистрации входящих и исходящих  документов.

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ  ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

 

 

Индекс документа	Дата отправки документа	Адресат документа	Краткое содержание документа (заголовок)	Исполнитель	Номера структурного подразделения  и раздела номенклатуры дел
06-10/96	15.04.2001	Администрация Минской области	О совместно проведении региональной конференции	Сидорова	06-10

 

 

 

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ  ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Индекс (номер) документа	Дата поступления	Исходящий номер	Краткое содержание документа (заголовок)	Резолюция и кому направлен документ	Отметка об исполнении
77/ 01-03	25.03.2001	05-16/100	Приглашение к сотрудничеству с редколлегией журнала «Правоведение»	Петрову С.И. Подготовить ответ до 29.03.2001	Подготовлено и отправлено письмо от 28.03.2001

 

Рисунок 1.2. Примерный вид форм журналов регистрации  
исходящих и входящих документов

Для регистрации всех категорий  входящих, исходящих и внутренних документов более удобная форма  карточная регистрации. Форма карточки – регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых  реквизитов для регистрации документа  может быть определено в организации (учреждении) и утверждено в инструкции по делопроизводству. Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек. Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ  КАРТОЧКА

лицевая сторона

1	2	3	4	5	6	7	8		9	10	11	12	13	14	15	16		17	18	19	20	21	22	23	24		25	26	27	28	29	30	31
КОРРЕСПОНДЕНТ
ИНДЕКС ДОКУМЕНТА								ДАТА ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТА									ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА									ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА
КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА
РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН ДОКУМЕНТ
СРОК ИСПОЛНЕНИЯ

 

оборотная сторона

ИСПОЛНИТЕЛЬ			ДАТА		ИСХОД №
КОМУ					№ ДЕЛА
КЕМ ПОДПИСАН
ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ
РАССЫЛКА					КОЛ-ВО ЛИСТОВ
ФОНД №		ОПИСЬ №		ДЕЛО №

Рисунок 1.3. Примерный вид формы регистрационно-контрольной карточки

 

На верхнем поле регистрационно-контрольной  карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку. Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц – в каждой ячейке хранятся карточки, срок исполнения которых заканчивается в этот день; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы. Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использование персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.

 

2. Систематизация принятых к учету документов

2.1 Номенклатура дел

 После того, как документы  приняли к учету их нужно систематизировать для этого используют номенклатуру дел

Номенклатура  дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке  
(Рисунок 7.1).

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ:

С УКАЗАНИЕМ  СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

СИСТЕМАТИЗИРОВАННЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ НАИМЕНОВАНИЙ ДЕЛ

ЗАВОДИМЫХ В  ОРГАНИЗАЦИИ

 

ОФОРМЛЕННЫЙ В УСТАНОВЛЕННОМ ПОРЯДКЕ

Рисунок 2.1  Номенклатура дел

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые  заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа  заранее предопределено, и поиск  его не будет вызывать никаких  затруднений. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре. Основное требование, которое предъявляется к номенклатуре – это охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации (учреждения).

2.2 Виды номенклатур дел

Номенклатура дел бывает трех видов  – типовая, примерная и конкретная

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел организации  составляется службой ДОУ, подписывается  руководителем организации, согласовывается  экспертной комиссией (ЭК) организации  и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое  поступают документы на хранение, а затем утверждается руководителем  организации не позднее ноября-декабря  текущего года. Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями, они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения.

2.3 Требования к составлению номенклатуры

Независимо от наличия типовой  и примерной номенклатуры дел, каждая организация обязана иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации (учреждении), является основным учетным документов в делопроизводстве. Одним из первых этапов при составлении номенклатуры дел является изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации (учреждения). Так же необходимо изучить устав или положение об организации (учреждении), положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации (учреждения), типовые и примерные номенклатуры дел, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования, закрепленные в нормативных документах, таких как Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.

2.4 Заголовки и их составление в номенклатуре дел

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок дела – важнейший элемент  номенклатуры дел.

В номенклатуру дел включаются: 

• заголовки дел документов, составляемые в данной организации (учреждении);
• заголовки дел документов, поступающие в организацию (учреждение) из других организаций;
• заголовки дел документов общественных организаций, подразделений, действующих на общественных началах;
• заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП»;
• дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организаций (учреждения) или прекращения ее деятельности;
• заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированной организации, правопреемником которой является организация (учреждение).

Заголовки печатных изданий в номенклатуру дел не включаются.

Основные требования к содержанию заголовка:

• четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (например, «Приказы ректора университета по основной деятельности»);
• заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования;
• избегать неконкретных формулировок (например, «разные документы», «общая переписка»).

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
• название организации или структурного подразделения (автор документа);
• название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
• краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка  дела определяется характером документов дела.

Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Понятие «дело» употребляется в  заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других делах, содержащих документы, связанные  последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например «Дело №5–63 (А) по иску ООО «БЕЛИНТЕК» к ОАО «ОМИКС» о взыскании 893140 руб.». Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например, «Протоколы собраний акционеров предприятия»). Термин «документы» употребляется в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в конце заголовка в скобках обязательно указываются основные разновидности документов, которые сгруппированы в деле. Например, «Кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер)». Термин «документ» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Например, «Документы к протоколам заседания ученого совета». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например, «Годовой бухгалтерский отчет ООО «СОЮЗТЕХСЕРВИС» за 2000 год». При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже. В наименованиях дел, содержащих документы по вопросам переписки, уточняется, с кем и по какому вопросу она ведется.